Υποχρέωση της Διοίκησης να χορηγεί αντίγραφα των διοικητικών εγγράφων

Η Διοίκηση υποχρεούται να χορηγεί αντίγραφα των διοικητικών εγγράφων

Κάθε ενδιαφερόμενος Πολίτης έχει το δικαίωμα, ύστερα από γραπτή αίτησή του, να λαμβάνει γνώση των διοικητικών εγγράφων. Ως διοικητικά έγγραφα νοούνται όσα συντάσσονται από τις δημόσιες υπηρεσίες, όπως εκθέσεις, μελέτες, πρακτικά, στατιστικά στοιχεία, εγκύκλιες οδηγίες, απαντήσεις της Διοίκησης, γνωμοδοτήσεις και αποφάσεις

Νόμος υπ’ αριθ. 2690 της 8/9 μαρτ. 1999 (ΦΕΚ Α 45)
Κύρωση του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις.

Άρθρο 5
Πρόσβαση σε έγγραφα

1. Κάθε ενδιαφερόμενος έχει το δικαίωμα, ύστερα από γραπτή αίτησή του, να λαμβάνει γνώση των διοικητικών εγγράφων. Ως διοικητικά έγγραφα νοούνται όσα συντάσσονται από τις δημόσιες υπηρεσίες, όπως εκθέσεις, μελέτες, πρακτικά, στατιστικά στοιχεία, εγκύκλιες οδηγίες, απαντήσεις της Διοίκησης, γνωμοδοτήσεις και αποφάσεις.

2. Όποιος έχει ειδικό έννομο συμφέρον δικαιούται, ύστερα από γραπτή αίτησή του, να λαμβάνει γνώση των ιδιωτικών εγγράφων που φυλάσσονται στις δημόσιες υπηρεσίες και είναι σχετικά με υπόθεσή του η οποία εκκρεμεί σε αυτές ή έχει διεκπεραιωθεί από αυτές.

Οι δικηγόροι δεν θεωρούνται τρίτα πρόσωπα όταν εκπροσωπούν τους εντολείς τους και δικαιούνται να παραλαμβάνουν έγγραφα διοικητικών υπηρεσιών, χωρίς έγγραφη εξουσιοδότηση ή πληρεξούσιο, γιατί ως εξουσιοδότηση προς το πρόσωπό τους ισχύει και αρκεί η νόμιμη προφορική εντολή που τους δίδεται, σύμφωνα με τον Κώδικα περί Δικηγόρων

3. Το κατά τις προηγούμενες παραγράφους δικαίωμα δεν υφίσταται στις περιπτώσεις που το έγγραφο αφορά την ιδιωτική ή οικογενειακή ζωή τρίτου, ή αν παραβλάπτεται απόρρητο το οποίο προβλέπεται από ειδικές διατάξεις. Η αρμόδια διοικητική αρχή μπορεί να αρνηθεί την ικανοποίηση του δικαιώματος τούτου αν το έγγραφο αναφέρεται στις συζητήσεις του Υπουργικού Συμβουλίου, ή αν η ικανοποίηση του δικαιώματος αυτού είναι δυνατόν να δυσχεράνει ουσιωδώς την έρευνα δικαστικών «διοικητικών,» αστυνομικών ή στρατιωτικών αρχών σχετικώς με την τέλεση εγκλήματος ή διοικητικής παράβασης.
Η μέσα σε «» λέξη προστέθηκε από την παρ. 2 άρθρ. 8 Νομ. 2880/29-30 Ιαν. 2001 (ΦΕΚ Α 9), Τομ. 2 Α, Κεφ. Ε, Θέμα β, αριθ. 197, σελ. 318,350.

4. Το δικαίωμα των παρ. 1 και 2 ασκείται: α) με μελέτη του εγγράφου στο κατάστημα της υπηρεσίας, ή β) με χορήγηση αντιγράφου, εκτός αν η αναπαραγωγή τούτου μπορεί να βλάψει το πρωτότυπο. Η σχετική δαπάνη αναπαραγωγής βαρύνει τον αιτούντα, εκτός αν ο νόμος ορίζει διαφορετικά. Αν πρόκειται για πληροφορίες ιατρικού χαρακτήρα, αυτές γνωστοποιούνται στον αιτούντα με την βοήθεια γιατρού, ο οποίος ορίζεται για τον σκοπό αυτόν.

5. Η άσκηση του κατά τις παρ. 1 και 2 δικαιώματος γίνεται με την επιφύλαξη της ύπαρξης τυχόν δικαιωμάτων πνευματικής ή βιομηχανικής ιδιοκτησίας.

«6. Η χρονική προθεσμία για τη χορήγηση εγγράφων κατά τις παραγράφους 1 και 2 ή την αιτιολογημένη απόρριψη της σχετικής αίτησης του πολίτη είναι είκοσι (20) ημέρες».
Η παρ. 6 αντικαταστάθηκε ως άνω από την παρ. 2 άρθρ. 11 Νομ. 3230/11-11 Φεβρ. 2004 (ΦΕΚ Α ́ 44), κατωτ. αριθ. 118στ.

Το άρθρο 5 κωδικοποιήθηκε ως άρθρο 1 από το Π.Δ. 28/17-23 μαρτ. 2015 (ΦΕΚ Α ́ 34), κατωτ. αριθ. 137.
Για την ανοικτή διάθεση και περαιτέρω χρήση εγγράφων, πληροφοριών και δεδομένων του δημόσιου τομέα, βλ. άρθρ. 1 έως14 Νομ. 3448/15-15 μαρτ. 2006 (ΦΕΚ Α ́ 57), κατωτ. αριθ. 120β, όπως τροποποιήθηκαν από τα άρθρ. 1 έως 14 Νομ. 4305/30-31 Οκτ. 2014 (ΦΕΚ Α ́ 237), Τομ. 1, Κεφ. Ε, Θέμα ζ, αριθ. 136, σελ. 116,31062.

Το δικαίωμα λήψης αντιγράφου δεδομένων μπορεί να ικανοποιείται επαρκώς με την επί τόπου μελέτη των εγγράφων (ΑΠΔΠΧ 47/2023)

Η παροχή αντιγράφου των δεδομένων, όπως αυτή προβλέπεται από το άρθρο 15 παρ.3 ΓΚΠΔ, δεν καθιστά υποχρεωτική τη χορήγηση αυτών, αλλά μπορεί να ικανοποιείται επαρκώς και με την πρόσκληση του υποκειμένου για επί τόπου μελέτη τους.

Αυτό έκρινε η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα σε απόφασή της (ΑΠΔΠΧ 47/2023) επί καταγγελίας υποκειμένου των δεδομένων για τη μη ικανοποίηση αιτήματος πρόσβασης σε προσωπικά δεδομένα. Κρίσιμα στοιχεία για την αναγνώριση του «εναλλακτικού» αυτού τρόπου για την ικανοποίηση του δικαιώματος, όπως αυτά ελήφθησαν υπόψιν από την Αρχή, υπήρξαν αφενός η στάθμιση του δικαιώματος πρόσβασης έναντι των δικαιωμάτων των προσώπων που αναφέρονται στα έγγραφα, αφετέρου ο σκοπός του δικαιώματος πρόσβασης, ο οποίος δεν είναι, σύμφωνα με την Αρχή, η «προστασία ετέρων δικαιωμάτων ή εννόμων συμφερόντων» του υποκειμένου.

Με βάση το σκεπτικό αυτό, η Αρχή δικαίωσε τον καταγγελλόμενο Πολιτιστικό Σύλλογο για την άρνησή του να χορηγήσει αντίγραφα των εγγράφων που είχαν ζητηθεί, απευθύνοντάς του επίπληξη μόνον για την απουσία αιτιολογίας στην απορριπτική του απάντηση

Η απόφαση της Αρχής Προστασίας Δεδομένων

Το άρθρο δημοσιεύτηκε πρώτη φορά στον Οδηγό του Πολίτη (odigostoupoliti.eu). Επιτρέπεται η αναδημοσίευση (όχι αυτολεξεί) του περιεχομένου του παρόντος άρθρου, μόνο με αναφορά, με ενεργό σύνδεσμο (link)(https://www.odigostoupoliti.eu), της πηγής προέλευσης