Το δικαίωμα των πολιτών για πρόσβαση στα διοικητικά έγγραφα

Το δικαίωμα των πολιτών για πρόσβαση στα διοικητικά έγγραφα

Υποχρέωση της Διοίκησης να χορηγεί αντίγραφα των διοικητικών εγγράφων

 

Κάθε ενδιαφερόμενος Πολίτης έχει το δικαίωμα, ύστερα από γραπτή αίτησή του, να λαμβάνει γνώση των διοικητικών εγγράφων. Ως διοικητικά έγγραφα νοούνται όσα συντάσσονται από τις δημόσιες υπηρεσίες, όπως εκθέσεις, μελέτες, πρακτικά, στατιστικά στοιχεία, εγκύκλιες οδηγίες, απαντήσεις της Διοίκησης, γνωμοδοτήσεις και αποφάσεις

 

Νόμος υπ’ αριθ. 2690 της 8/9 Μαρτ. 1999 (ΦΕΚ Α 45)
Κύρωση του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις.

Άρθρο 5
Πρόσβαση σε έγγραφα
1. Κάθε ενδιαφερόμενος έχει το δικαίωμα, ύστερα από γραπτή αίτησή του, να λαμβάνει γνώση των διοικητικών εγγράφων. Ως διοικητικά έγγραφα νοούνται όσα συντάσσονται από τις δημόσιες υπηρεσίες, όπως εκθέσεις, μελέτες, πρακτικά, στατιστικά στοιχεία, εγκύκλιες οδηγίες, απαντήσεις της Διοίκησης, γνωμοδοτήσεις και αποφάσεις.

2. Όποιος έχει ειδικό έννομο συμφέρον δικαιούται, ύστερα από γραπτή αίτησή του, να λαμβάνει γνώση των ιδιωτικών εγγράφων που φυλάσσονται στις δημόσιες υπηρεσίες και είναι σχετικά με υπόθεσή του η οποία εκκρεμεί σε αυτές ή έχει διεκπεραιωθεί από αυτές.

Οι δικηγόροι δεν θεωρούνται τρίτα πρόσωπα όταν εκπροσωπούν τους εντολείς τους και δικαιούνται να παραλαμβάνουν έγγραφα διοικητικών υπηρεσιών, χωρίς έγγραφη εξουσιοδότηση ή πληρεξούσιο, γιατί ως εξουσιοδότηση προς το πρόσωπό τους ισχύει και αρκεί η νόμιμη προφορική εντολή που τους δίδεται, σύμφωνα με τον Κώδικα περί Δικηγόρων

3. Το κατά τις προηγούμενες παραγράφους δικαίωμα δεν υφίσταται στις περιπτώσεις που το έγγραφο αφορά την ιδιωτική ή οικογενειακή ζωή τρίτου, ή αν παραβλάπτεται απόρρητο το οποίο προβλέπεται από ειδικές διατάξεις. Η αρμόδια διοικητική αρχή μπορεί να αρνηθεί την ικανοποίηση του δικαιώματος τούτου αν το έγγραφο αναφέρεται στις συζητήσεις του Υπουργικού Συμβουλίου, ή αν η ικανοποίηση του δικαιώματος αυτού είναι δυνατόν να δυσχεράνει ουσιωδώς την έρευνα δικαστικών «διοικητικών,» αστυνομικών ή στρατιωτικών αρχών σχετικώς με την τέλεση εγκλήματος ή διοικητικής παράβασης.
Η μέσα σε «» λέξη προστέθηκε από την παρ. 2 άρθρ. 8 Νομ. 2880/29-30 Ιαν. 2001 (ΦΕΚ Α 9), Τομ. 2 Α, Κεφ. Ε, Θέμα β, αριθ. 197, σελ. 318,350.

4. Το δικαίωμα των παρ. 1 και 2 ασκείται: α) με μελέτη του εγγράφου στο κατάστημα της υπηρεσίας, ή β) με χορήγηση αντιγράφου, εκτός αν η αναπαραγωγή τούτου μπορεί να βλάψει το πρωτότυπο. Η σχετική δαπάνη αναπαραγωγής βαρύνει τον αιτούντα, εκτός αν ο νόμος ορίζει διαφορετικά. Αν πρόκειται για πληροφορίες ιατρικού χαρακτήρα, αυτές γνωστοποιούνται στον αιτούντα με την βοήθεια γιατρού, ο οποίος ορίζεται για τον σκοπό αυτόν.

5. Η άσκηση του κατά τις παρ. 1 και 2 δικαιώματος γίνεται με την επιφύλαξη της ύπαρξης τυχόν δικαιωμάτων πνευματικής ή βιομηχανικής ιδιοκτησίας.

«6. Η χρονική προθεσμία για τη χορήγηση εγγράφων κατά τις παραγράφους 1 και 2 ή την αιτιολογημένη απόρριψη της σχετικής αίτησης του πολίτη είναι είκοσι (20) ημέρες».
Η παρ. 6 αντικαταστάθηκε ως άνω από την παρ. 2 άρθρ. 11 Νομ. 3230/11-11 Φεβρ. 2004 (ΦΕΚ Α ́ 44), κατωτ. αριθ. 118στ.

Το άρθρο 5 κωδικοποιήθηκε ως άρθρο 1 από το Π.Δ. 28/17-23 Μαρτ. 2015 (ΦΕΚ Α ́ 34), κατωτ. αριθ. 137.
Για την ανοικτή διάθεση και περαιτέρω χρήση εγγράφων, πληροφοριών και δεδομένων του δημόσιου τομέα, βλ. άρθρ. 1 έως14 Νομ. 3448/15-15 Μαρτ. 2006 (ΦΕΚ Α ́ 57), κατωτ. αριθ. 120β, όπως τροποποιήθηκαν από τα άρθρ. 1 έως 14 Νομ. 4305/30-31 Οκτ. 2014 (ΦΕΚ Α ́ 237), Τομ. 1, Κεφ. Ε, Θέμα ζ, αριθ. 136, σελ. 116,31062

Σχετικά: Κατάργηση της υποχρέωσης επικυρώσεων αντιγράφων εγγράφων

 

 

Ανάλυση των θεμάτων της πρόσβασης των πολιτών στα διοικητικά έγγραφα (Εγχειρίδιο της ΑΑΔΕ για τον Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας)

1.- Ποιος είναι ο ορισμός της Διοικητικής Αρχής;
Η έννοια της διοικητικής αρχής προκύπτει συμπερασματικά από τις διατάξεις του άρθρου 1 του ν. 2690/1999 (Α’ 45), σύμφωνα με τις οποίες «Οι διατάξεις του Κώδικα αυτού εφαρμόζονται στο Δημόσιο, στους οργανισμούς τοπικής αυτοδιοίκησης και στα άλλα νομικά πρόσωπα δημόσιου δικαίου, εκτός αν άλλως ορίζεται σε επιμέρους διατάξεις». «Ειδικά οι διατάξεις των άρθρων 4 έως 7 και του άρθρου 12 του παρόντος εφαρμόζονται αναλόγως στα νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου (Ν.Π.Ι.Δ.) που ανήκουν στο κράτος ή επιχορηγούνται τακτικώς, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις από κρατικούς πόρους κατά 50% τουλάχιστον του ετήσιου προϋπολογισμού τους, στα Ν.Π.Ι.Δ. και τις Δημόσιες Επιχειρήσεις και Οργανισμούς (ΔΕΚΟ) του Κεφαλαίου Α΄ του Ν.3429/2005, καθώς και στα νομικά πρόσωπα και τις επιχειρήσεις των Ο.Τ.Α, εντός ή εκτός της Γενικής Κυβέρνησης».

2.- Ποιος είναι ο ορισμός των δημοσίων εγγράφων;
Σύμφωνα με τις διατάξεις της παρ. 10 του Άρθρου 2 του Κεφαλαίου Α’ του Μέρους Α’ του ν. 4727/2020 (Α’ 184) «Δημόσια έγγραφα είναι όλα τα διοικητικά έγγραφα, όπως ορίζονται στο δεύτερο εδάφιο της παρ. 1 του άρθρου 5 του ν. 2690/1999, ήτοι τα έγγραφα που έχουν συνταχθεί κατά τους νόμιμους τύπους, από τον καθ’ ύλη και κατά τόπο αρμόδιο δημόσιο υπάλληλο ή λειτουργό ή πρόσωπο που ασκεί δημόσια υπηρεσία ή λειτουργία. Περιλαμβάνονται όλα τα διοικητικά έγγραφα».

3.- Ποια έγγραφα νοούνται ως διοικητικά;
Σύμφωνα με τις διατάξεις του δεύτερου εδαφίου της παρ. 1 του άρθρου 5 του ν. 2690/1999 «Ως διοικητικά έγγραφα νοούνται όσα συντάσσονται από τις δημόσιες υπηρεσίες, όπως εκθέσεις, μελέτες, πρακτικά, στατιστικά στοιχεία, εγκύκλιες οδηγίες, απαντήσεις της Διοίκησης, γνωμοδοτήσεις και αποφάσεις». Η αναφορά των ως άνω ειδών διοικητικών εγγράφων είναι ενδεικτική, σύμφωνα και με τις αριθ.: αα) Γνωμ. 189/2015 του Β’ Τμήματος Διακοπών του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους (Ν.Σ.Κ.), στην οποία αναφέρεται «η δε αναφορά αυτή είναι σαφώς ενδεικτική», καθώς και ββ) Γνωμ. 620/1999 του Ε’ Τμήματος του Ν.Σ.Κ., στην οποία αναφέρεται «…η παράθεση δε στην παρ. 1 ωρισμένων, είναι ενδεικτική…».

4.- Ποια άλλα έγγραφα νοούνται ως διοικητικά, κατά την έννοια του ν. 2690/1999;
Σύμφωνα με την αριθ. 111/2020 γνωμοδότηση του Γ’ Τμήματος του Ν.Σ.Κ., «ως διοικητικά έγγραφα, κατά την έννοια του νόμου, νοούνται αυτά που συντάσσονται από δημόσιες υπηρεσίες, Ο.Τ.Α. και Ν.Π.Δ.Δ., αλλά και κάθε γραπτό στοιχείο (συνεπώς και ιδιωτικό έγγραφο) που δεν έχει μεν συνταχθεί από όργανα της διοίκησης, φυλάσσεται όμως σε δημόσια υπηρεσία και ελήφθη υπόψη από τη διοίκηση για τον καθορισμό της δράσης της ή αποτέλεσε τη βάση και την αιτιολογία για την έκδοση διοικητικής πράξης, οπότε στην περίπτωση αυτή, ως διαμορφωτικό και επιβοηθητικό της κρίσης του διοικητικού οργάνου θεωρείται ότι απέβαλε τον ιδιωτικό του χαρακτήρα και κατέστη δημόσιο διοικητικό έγγραφο (ΝΣΚ 71/2020, 58/2019 Ατομ., 34/2017, 70/2017, 180/2017 Ατομ., 261/2014, 33/2014, 312/2013, 343/2012, 96/2012 Ατομ., 12/2011, ΟλΝΣΚ 535/2008, ΝΣΚ 326/2005, 589/2005, 727/2001, 243/2000 κ.α.). Επίσης, με τον όρο διοικητικά έγγραφα νοούνται όχι μόνο τα έγγραφα με τη στενή έννοια του όρου, αλλά και “ό,τι υπάρχει μέσα στα αρχεία της διοίκησης” (ΣτΕ 3855/2010). Θεωρούνται επομένως ως έγγραφα, λαμβανομένων υπόψη και των άρθρων 438 επ. ΚΠολΔ και 13 ΠΚ, και τα διάφορα στοιχεία και αρχεία των ηλεκτρονικών υπολογιστών, καθώς και οι παντός είδους μηχανικές και ηλεκτρονικές απεικονίσεις (Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας, 2015, Β. Γκέρτσος- Δ. Πυργάκης, σελ. 64)».

5.- Ποιος είναι ο ορισμός των ιδιωτικών εγγράφων;
Σύμφωνα με τις διατάξεις της παρ. 2 του άρθρου 169 του ν. 2717/1999 (Α’ 97) «Ιδιωτικά είναι όλα τα έγγραφα τα οποία δεν είναι δημόσια. Τα ιδιωτικά έγγραφα πρέπει πάντως να φέρουν την υπογραφή του συντάκτη ή, αν δηλώνεται αδυναμία υπογραφής, άλλο σημείο το οποίο τίθεται από το συντάκτη. Στην τελευταία αυτήν περίπτωση, το έγγραφο πρέπει να επικυρώνεται από συμβολαιογράφο ή άλλη δημόσια αρχή, οι οποίοι και βεβαιώνουν συγχρόνως ότι ο εκδότης δήλωσε αδυναμία υπογραφής». Ενδεικτικά, ιδιωτικά έγγραφα είναι τα τιμολόγια, τα ιδιωτικά συμφωνητικά, τα τοπογραφικά σχεδιαγράμματα ιδιωτών μηχανικών κ.λ.π.
Εξάλλου, στις διατάξεις των παρ. 1 και 2 του άρθρου 444 του Κώδικα Πολιτικής Δικονομίας (Κ.Πολ.Δ.), όπως ισχύει, ορίζεται ότι: «1. Ιδιωτικά έγγραφα θεωρούνται και α) τα βιβλία που έμποροι και επαγγελματίες τηρούν κατά τον εμπορικό νόμο ή άλλες διατάξεις, β) τα βιβλία που δικηγόροι, συμβολαιογράφοι, δικαστικοί επιμελητές, γιατροί, φαρμακοποιοί και μαίες τηρούν κατά τις ισχύουσες διατάξεις, γ) φωτογραφικές ή κινηματογραφικές αναπαραστάσεις, φωνοληψίες και κάθε άλλη μηχανική απεικόνιση». 2. Μηχανική απεικόνιση, κατά την έννοια της παραγράφου 1, είναι και κάθε μέσο το οποίο χρησιμοποιείται από υπολογιστή ή περιφερειακή μνήμη υπολογιστή, με ηλεκτρονικό, μαγνητικό ή άλλο τρόπο, για εγγραφή, αποθήκευση, παραγωγή ή αναπαραγωγή στοιχείων, που δεν μπορούν να διαβαστούν άμεσα, όπως επίσης και κάθε μαγνητικό, ηλεκτρονικό ή άλλο υλικό στο οποίο εγγράφεται οποιαδήποτε πληροφορία, εικόνα, σύμβολο ή ήχος, αυτοτελώς ή σε συνδυασμό, εφόσον τα μέσα και τα υλικά αυτά προορίζονται ή είναι πρόσφορα να αποδείξουν γεγονότα που έχουν έννομη σημασία».

6.- Σε ποια κατηγορία εγγράφων ανήκουν τα έγγραφα, που εκδίδουν οι Υπηρεσίες της Α.Α.Δ.Ε. (Κεντρικές, Ειδικές Αποκεντρωμένες και Περιφερειακές Υπηρεσίες);
Ανήκουν στην κατηγορία των διοικητικών εγγράφων.

7.- Ποιοι δικαιούνται να λαμβάνουν γνώση των διοικητικών εγγράφων;
Κάθε ενδιαφερόμενος έχει το δικαίωμα, ύστερα από γραπτή αίτησή του, να λαμβάνει γνώση των διοικητικών εγγράφων (παρ. 1 του άρθρου 5 του Ν. 2690/1999), με την επίκληση και ύπαρξη «ευλόγου ενδιαφέροντος».

8.- Ποια είναι η έννοια του εύλογου ενδιαφέροντος;
Σύμφωνα με την αριθ. 1214/2000 απόφαση του Δ΄ Τμήματος του Συμβουλίου της Επικρατείας «ως εύλογο ενδιαφέρον κατ’ άρθρ. 16 Ν. 1599/86 δεν νοείται το ενδιαφέρον κάθε πολίτου για την εύρυθμη άσκηση των γενικών καθηκόντων της Υπηρεσίας και την τήρηση των νόμων, αλλά εκείνο το οποίο προκύπτει, κατά τρόπο αντικειμενικό, από την ύπαρξη μιας συγκεκριμένης, προσωπικής εννόμου σχέσεως, συνδεομένης με το περιεχόμενο των διοικητικών στοιχείων, στα οποία ζητείται η πρόσβαση».

9.- Ποιοι δικαιούνται να λάβουν γνώση των ιδιωτικών εγγράφων που φυλάσσονται στις δημόσιες Υπηρεσίες;
Όποιος έχει ειδικό έννομο συμφέρον, δικαιούται ύστερα από γραπτή αίτησή του, να λαμβάνει γνώση των ιδιωτικών εγγράφων, που φυλάσσονται στις δημόσιες υπηρεσίες και είναι σχετικά με υπόθεσή του, η οποία εκκρεμεί σε αυτές ή έχει διεκπεραιωθεί από αυτές (παρ. 2 του άρθρου 5 του ν. 2690/1999).

10.- Ποια είναι η έννοια του ειδικού έννομου συμφέροντος;
Σύμφωνα με την αριθ. 620/1999 γνωμοδότηση του Ε΄ Τμήματος του Ν.Σ.Κ., η έννοια του ειδικού έννομου συμφέροντος είναι αυτή του άρθρου 902 του Αστικού Κώδικα, στο οποίο ορίζεται ότι: «Όποιος έχει έννομο συμφέρον να πληροφορηθεί το περιεχόμενο ενός εγγράφου που βρίσκεται στην κατοχή άλλου έχει δικαίωμα να απαιτήσει την επίδειξη ή και αντίγραφό του, αν το έγγραφο συντάχθηκε για το συμφέρον αυτού που το ζητεί ή πιστοποιεί έννομη σχέση που αφορά και αυτόν ή σχετίζεται με διαπραγματεύσεις που έγιναν σχετικά με τέτοια έννομη σχέση είτε απευθείας από τον ίδιο είτε για το συμφέρον του, με τη μεσολάβηση τρίτου». Παραδείγματα τέτοιων εγγράφων συνιστούν οι διαθήκες, τα έγγραφα πωλήσεως, μισθώσεως, τα εταιρικά συμβόλαια, τα σχέδια συμβάσεως κ.λ.π.
Εξάλλου, όπως αναφέρεται στην αριθ. 51/2017 γνωμοδότηση του ΣΤ΄ Τμήματος του Ν.Σ.Κ., «Ο τρίτος δηλαδή ενδιαφέρεται αποκλειστικά για το περιεχόμενο του εγγράφου, το οποίο έχει σχέση με τα συμφέροντά του που θέλει να προασπίσει (Ν.Σ.Κ. 92/2004). Σε κάθε περίπτωση δεν αρκεί η αόριστη επίκληση ότι θα γίνει νόμιμη χρήση των αιτουμένων στοιχείων χωρίς αναφορά ειδικότερου λόγου που θα θεμελίωνε αντίστοιχα έννομο συμφέρον (Ολ. Ν.Σ.Κ. 63/2008, 589/2005 με παραπομπές και σε άλλες γνωμοδοτήσεις)».

11. – Γενικότερα, πως γίνεται αντιληπτή η διάκριση μεταξύ «εύλογου ενδιαφέροντος» και «έννομου συμφέροντος»;
Σύμφωνα με την αριθ. 189/2015 γνωμοδότηση του Β’ Τμήματος Διακοπών του Ν.Σ.Κ., «Κατά το στάδιο εφαρμογής του άρθρου 5 του ΚΔΔιαδ., είναι προφανές ότι ο αιτών πρόσβαση σε έγγραφα που τον αφορούν είναι «ενδιαφερόμενος» κατά την έννοια της διάταξης αυτής, δηλαδή τεκμαίρεται ότι έχει εύλογο προς τούτο ενδιαφέρον. Για τα λοιπά έγγραφα, τα οποία δεν τον αφορούν, η θεμελίωση του δικαιώματος πρόσβασης σε αυτά προϋποθέτει την ύπαρξη συγκεκριμένης προσωπικής, έστω χαλαρής, σχέσης του αιτούντος ή ορισμένη ιδιότητα αυτού που τον συνδέει με τα αιτούμενα δημόσια έγγραφα ή τα ιδιωτικά έγγραφα που απετέλεσαν τη βάση έκδοσης της διοικητικής πράξης ή διαμόρφωσαν τη διοικητική διαδικασία ή, προκειμένου για ιδιωτικά έγγραφα, το ειδικό έννομο συμφέρον του και τη συνάφεια αυτών με υπόθεσή του που έχει διεκπεραιωθεί ή εκκρεμεί στις δημόσιες υπηρεσίες (Γνωμ.ΝΣΚ 197/2010). Σε αντίθετη περίπτωση, δεν γεννάται υποχρέωση της διοίκησης για τη χορήγηση των αιτούμενων στοιχείων (Γνωμ.ΝΣΚ 312/2013, 256/2011 ατομ.)».

12.- Ποιος κρίνει την ύπαρξη του «εύλογου ενδιαφέροντος» ή του «ειδικού έννομου συμφέροντος», καθώς και το ορισμένο ή ασαφές ή καταχρηστικό της σχετικής αίτησης;
Ο αρμόδιος υπεύθυνος κάθε δημόσιας υπηρεσίας (σχετική η αριθ. 1/2005 Γνωμοδότηση του Εισαγγελέα του Αρείου Πάγου, https://eisap.gr/gnomodotiseis/γνωμοδοτήσεις-2005/).

13.- Ποια χαρακτηριστικά πρέπει να φέρει η αίτηση του ενδιαφερομένου για την άσκηση του δικαιώματος πρόσβασης σε έγγραφα, ώστε να μην καθίσταται καταχρηστική;
Σύμφωνα με την αριθ. 1/2005 γνωμοδότηση του Εισαγγελέα του Αρείου Πάγου «…η σχετική αίτηση θα πρέπει να φέρει κάποια χαρακτηριστικά, που δεν θα την καθιστούν καταχρηστική. Θα πρέπει δηλαδή στη σχετική αίτηση να προσδιορίζονται με σαφήνεια τα έγγραφα, γιατί το αίτημα χορηγήσεως αντιγράφων εκ των αρχείων της δημόσιας υπηρεσίας δεν μπορεί να ικανοποιηθεί αν είναι αόριστο, αν δηλαδή τα έγγραφα, των οποίων ζητούνται αντίγραφα, δεν προσδιορίζονται ατομικά ή βάσει συγκεκριμένου κριτηρίου ικανού να τα κατατάξει σε ορισμένη κατηγορία ή ομάδα και εκ παραλλήλου οι φάκελοι εντός των οποίων ευρίσκονται ή φυλάσσονται, είναι ογκώδεις με πλήθος εγγράφων, πιθανότατα αδιαφόρων για τον αιτούντα, με αποτέλεσμα να μη μπορούν να βρεθούν από τη Διοίκηση χωρίς πολύωρη αναζήτηση. Στις περιπτώσεις όμως αυτές θα πρέπει να ενημερώνεται ο αιτών περί της αοριστίας της αίτησης και να τίθενται υπόψη του οι σχετικοί φάκελοι από τους οποίους αυτός θα επιλέξει να μελετήσει ή να λάβει αντίγραφα των εγγράφων που τον ενδιαφέρουν (βλ. Γνωμοδοτήσεις ΝΣΚ: 621/2002,324/2002, 140/2001 και 49/2001), εφ’ όσον βεβαίως σ’ αυτούς δεν περιλαμβάνονται και έγγραφα, των οποίων δεν επιτρέπεται να λάβει γνώση οποιοσδήποτε τρίτος».
Συνεπώς και κατά τα αναφερόμενα στην αριθμ. 97/2015 ατομική γνωμοδότηση της Νομικού Συμβούλου ΙΚΑ-ΕΤΑΜ «η σχετική αίτηση πρέπει να είναι σαφής και ορισμένη, να προσδιορίζει δηλαδή όχι μόνο το “εύλογο ενδιαφέρον”, ή το “ειδικό έννομο συμφέρον”, αλλά και τα συγκεκριμένα έγγραφα, αντίγραφα των οποίων ζητούνται (βλ. σχ. και 1/2005 Γνωμ. Εισ. ΑΠ. Ποιν. Χρ. 2006/84, ΑΠ148/2013 (Ποιν.), 6/2006 Εγκ. Εισ. ΑΠ, Ποιν. Δ/νη 2007/292, 2/2003 Γνωμ. Εισ. ΑΠ. Ποιν. Λογ. 2003/801, ΣτΕ 3938/2013)».

14.- Σε ποιες περιπτώσεις δεν υφίσταται το δικαίωμα πρόσβασης των πολιτών στα έγγραφα (διοικητικά και ιδιωτικά);
Το δικαίωμα πρόσβασης σε έγγραφα δεν υφίσταται στις περιπτώσεις που το έγγραφο αφορά στην ιδιωτική ή οικογενειακή ζωή τρίτου ή αν παραβλάπτεται απόρρητο, το οποίο προβλέπεται από ειδικές διατάξεις (πρώτο εδάφιο της παρ. 3 του άρθρου 5 του Ν. 2690/1999).

15.- Πότε η αρμόδια διοικητική αρχή μπορεί να αρνηθεί την ικανοποίηση του δικαιώματος γνώσης διοικητικού ή ιδιωτικού εγγράφου;
Η αρμόδια διοικητική αρχή μπορεί να αρνηθεί την ικανοποίηση του δικαιώματος γνώσης διοικητικού ή ιδιωτικού εγγράφου, αν:
α) αυτό αναφέρεται στις συζητήσεις του Υπουργικού Συμβουλίου ή
β) η ικανοποίηση του δικαιώματος αυτού είναι δυνατόν να δυσχεράνει ουσιωδώς την έρευνα δικαστικών, διοικητικών, αστυνομικών ή στρατιωτικών αρχών, σχετικά με την τέλεση εγκλήματος ή διοικητικής παράβασης.

16.- Χορηγείται στον αιτούντα έγγραφο με το χαρακτηρισμό «εμπιστευτικό»;
“Ο χαρακτηρισμός από την Διοίκηση ενός εγγράφου ως «εμπιστευτικού» δεν συνιστά, αφ’ εαυτού, απόρρητο προβλεπόμενο από ειδικές διατάξεις και κατά συνέπεια δεν είναι λόγος απόρριψης του αιτήματος, σύμφωνα με τις διατάξεις της παρ. 3 του άρθρου 5 του Κ.Δ.Δ., εκτός αν το έγγραφο αφορά σε θέμα, η γνωστοποίηση του οποίου μπορεί, ενδεχομένως, να προκαλέσει βλάβη του δημοσίου συμφέροντος” (Σημείωση: το ερώτημα αυτό και η αντίστοιχη απάντηση ήταν καταχωρημένα στην ιστοσελίδα του τέως Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης: www.ydmed.gov.gr, στην διαδρομή: Αρχείο ανακοινώσεων της Γενικής Γραμματείας Δημόσιας Διοίκησης & Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης του τέως Υπουργείου Εσωτερικών, Αποκέντρωσης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, που παρέπεμπε στην ιστοσελίδα: www.gspa.gr, στη διαδρομή Δημόσια Διοίκηση/ Σχέσεις Κράτους- Πολίτη/ Πρόσβαση σε διοικητικά έγγραφα- Χορήγηση αντιγράφων εγγράφων).

17.- Αποτελεί αντικείμενο πρόσβασης σχέδιο εγγράφου που δεν έχει υπογραφεί από τον τελικώς υπογράφοντα;
Ως έγγραφο, για την άσκηση του δικαιώματος πρόσβασης σε αυτό, νοείται μόνον εκείνο του οποίου έχει τελειωθεί η διαδικασία της έκδοσης ή τουλάχιστον της κατάρτισης (σχέδιο) και όχι εκείνο το σχέδιο ή τμήμα τούτου που βρίσκεται στο στάδιο της επεξεργασίας και συνεπώς δεν έχει οριστικοποιηθεί το περιεχόμενό του. Για την ολοκλήρωση διοικητικού εγγράφου απαιτείται αυτό να έχει υπογραφεί και πρωτοκολληθεί, οπότε και απαγορεύεται κάθε επέμβαση προς αλλοίωση του περιεχομένου του (σχετικές Γνωμοδοτήσεις Ν.Σ.Κ.: 80/1999, 383/2000).
Επομένως, έγγραφο μη υπογεγραμμένο από τον τελικώς, κατά νόμο, υπογράφοντα δεν συνιστά, κατά τα ανωτέρω, ολοκληρωμένο διοικητικό έγγραφο και ως εκ τούτου, δεν δύναται να αποτελέσει αντικείμενο του δικαιώματος πρόσβασης, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 5 του ν. 2690/1999, όπως ισχύει.

18.- Χορηγείται αντίγραφο ενημερωτικού ή υπηρεσιακού σημειώματος σε ενδιαφερόμενο;
Το ενημερωτικό και το υπηρεσιακό σημείωμα εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής που προκύπτει από τον ορισμό της διάταξης της παρ. 1 του άρθρου 5 του ν. 2690/1999, όπως ισχύει, δεδομένου ότι έχουν συνταχθεί από διοικητική αρχή και πληρούν τον ορισμό του διοικητικού εγγράφου. Επισημαίνεται, ότι η απαρίθμηση της παρ. 1 του προαναφερθέντος άρθρου είναι ενδεικτική. Συνεπώς, οι ενδιαφερόμενοι δικαιούνται πρόσβασης στο ενημερωτικό ή υπηρεσιακό σημείωμα, με την επίκληση απλού εύλογου ενδιαφέροντος, με την επιφύλαξη, σε κάθε περίπτωση, της μη συνδρομής των προβλεπομένων στις διατάξεις της παρ. 3 του άρθρου 5 του ν. 2690/1999.

19.- Πώς ασκείται το δικαίωμα πρόσβασης σε έγγραφα;
Η άσκηση του δικαιώματος πρόσβασης σε έγγραφα γίνεται με δυο τρόπους:
α) με μελέτη του εγγράφου στο κατάστημα της Υπηρεσίας, ή β) με χορήγηση αντιγράφου, εκτός αν η αναπαραγωγή τούτου, μπορεί να βλάψει το πρωτότυπο. Η σχετική δαπάνη αναπαραγωγής βαρύνει τον αιτούντα, εκτός αν ο νόμος ορίζει διαφορετικά. Αν πρόκειται για πληροφορίες ιατρικού χαρακτήρα, αυτές γνωστοποιούνται στον αιτούντα με τη βοήθεια γιατρού, ο οποίος ορίζεται για το σκοπό αυτόν (παρ. 4 του άρθρου 5 του ν. 2690/1999).
Με τις διατάξεις του άρθρου 4 του ν. 4727/2020 (Α’ 184) καθορίζεται ρητά ότι η πρόσβαση στα έγγραφα, όπως προβλέπεται στις διατάξεις του άρθρου 5 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας, αφορά και στα ηλεκτρονικά έγγραφα και μπορεί να ασκηθεί και με χρήση Τεχνολογίας Πληροφορικής και Επικοινωνιών- ΤΠΕ (μελέτη του ηλεκτρονικού εγγράφου ή χορήγηση αντιγράφου ηλεκτρονικού εγγράφου).

20. Υφίσταται γενική οδηγία ή κανονιστική πράξη που να προσδιορίζει τον τρόπο τιμολόγησης της δαπάνης αναπαραγωγής εγγράφου;
Επειδή, στο πλαίσιο εφαρμογής του άρθρου 5 του ν. 2690/1999, δεν υφίσταται γενική οδηγία ή κανονιστική πράξη που να προσδιορίζει τον τρόπο τιμολόγησης της δαπάνης αναπαραγωγής εγγράφου, για το οποίο έχει υποβληθεί αίτημα χορήγησης αντιγράφου του στους υπόχρεους φορείς του άρθρου 1 του εν λόγω νόμου και να εξειδικεύει τον τρόπο είσπραξης του κατά περίπτωση ποσού, οι φορείς, επομένως και οι υπηρεσίες της ΑΑΔΕ δύνανται να ακολουθούν τις οδηγίες που έχουν δοθεί με το αρ. πρωτ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ.16/18287/11.8.2000 έγγραφο του τέως Υπουργείου Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης (ΥΠΕΣΔΔΑ), σύμφωνα με τις οποίες, όταν ο όγκος των αιτούμενων αντιγράφων συνεπάγεται εύλογο κόστος για την υπηρεσία:
αα) Η πρακτική που μπορεί να εφαρμοστεί είναι η προσκόμιση του χαρτιού που θα χρησιμοποιηθεί για την αναπαραγωγή από τον ενδιαφερόμενο.
ββ) Όσον αφορά την παραπομπή των συναλλασσόμενων πολιτών για παραγωγή φωτοαντιγράφων σε ιδιώτες με την παρακράτηση του δελτίου αστυνομικής ταυτότητας, αποτελεί μια πρακτική που μπορεί να ακολουθείται, εφόσον εξασφαλίζεται η ακεραιότητα του εγγράφου.

21.- Ο ενδιαφερόμενος πρέπει να ζητήσει αντίγραφα των αιτούμενων εγγράφων από την υπηρεσία, η οποία τα έχει εκδώσει ή από οποιαδήποτε Υπηρεσία, η οποία έχει νομίμως στην κατοχή της τα έγγραφα;
Όπως είχε διευκρινιστεί, από την αρμόδια, τότε Διεύθυνση Σχέσεων Κράτους- Πολίτη του Υπουργείου Εσωτερικών, στις περιπτώσεις αυτές, σύμφωνα και με την αριθ. 3943/1995 Απόφαση του Ε΄ Τμήματος του Συμβουλίου της Επικρατείας (ΣτΕ), γίνεται δεκτό ότι η Διοίκηση «έχει την υποχρέωση να χορηγεί η ίδια στους αιτούντες τα ζητούμενα στοιχεία, έστω μάλιστα και αν δεν περιλαμβάνονται σε εκείνα που τηρούνται στην οικεία Υπηρεσία αφού, σε τέτοια περίπτωση, οφείλει να μεριμνήσει ώστε να περιέλθουν σε αυτή τα σχετικά στοιχεία, προκειμένου να εκπληρώσει την παραπάνω υποχρέωσή της» (Σημείωση: το ερώτημα αυτό και η αντίστοιχη απάντηση ήταν καταχωρημένα στην ιστοσελίδα του τ. Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης: www.ydmed.gov.gr, στην διαδρομή: Αρχείο ανακοινώσεων της Γενικής Γραμματείας Δημόσιας Διοίκησης & Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης του τ. Υπουργείου Εσωτερικών, Αποκέντρωσης και Ηλεκτρονικής
Διακυβέρνησης, που παρέπεμπε στην ιστοσελίδα: www.gspa.gr, στη διαδρομή Δημόσια Διοίκηση/ Σχέσεις Κράτους- Πολίτη/ Πρόσβαση σε διοικητικά έγγραφα- Χορήγηση αντιγράφων εγγράφων). Εννοείται ότι και στην περίπτωση αυτή η χορήγηση των αιτούμενων εγγράφων τελεί υπό την επιφύλαξη της μη συνδρομής των προβλεπομένων στις διατάξεις της παρ. 3 του άρθρου 5 του ν. 2690/1999.

22.- Υπό ποια επιφύλαξη γίνεται η άσκηση του δικαιώματος πρόσβασης των πολιτών στα έγγραφα;
Γίνεται με την επιφύλαξη της ύπαρξης τυχόν δικαιωμάτων πνευματικής ή βιομηχανικής ιδιοκτησίας (παρ. 5 του άρθρου 5 του ν. 2690/1999)

23.- Ποια είναι η χρονική προθεσμία για τη χορήγηση διοικητικών και ιδιωτικών εγγράφων, κατά τις διατάξεις των παρ. 1 και 2 του άρθρου 5 του ν. 2690/1999 ή για την αιτιολογημένη απόρριψη της σχετικής αίτησης του πολίτη;
Η χρονική προθεσμία για τη χορήγηση διοικητικών και ιδιωτικών εγγράφων ή την αιτιολογημένη απόρριψη της σχετικής αίτησης του πολίτη είναι είκοσι (20) ημέρες από την υποβολή της αίτησης (παρ. 6 του άρθρου 5 του ν. 2690/1999).

(Εγχειρίδιο της ΑΑΔΕ για τον Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας)