Στον ΟΑΕΔ σχεδιάστηκε και υλοποιήθηκε πλατφόρμα εσωτερικής ενημέρωσης με την μορφή διαδικτυακής εφαρμογής στην οποία αναπτύσσονται αυτόνομες εφαρμογές που αφορούν σε συγκεκριμένες λειτουργίες που επιτελεί κυρίως η Δ/νση Διοικητικού. Συγκεκριμένα:
α. Τι έχει υλοποιηθεί
1. Πλήρες δυναμολόγιο προσωπικού με δυνατότητα αναζητήσης με φίλτρα αλλά και λογικούς τελεστές
2. Σύστημα online καταχώρησης των yπερωριών
3. Σύστημα καταχώρησης, παρακολούθησης και εκτύπωσης προτυποποιημένων αποφάσεων των μεταβολών (αδειών).
4. Σύστημα καταχώρησης, παρακολούθησης και εκτύπωσης προτυποποιημένων αποφάσεων των μετακινήσεων (εκτός έδρας).
5. Σύστημα παρακολούθησης των αναρρωτικών αδειών.
6. Σύστημα καταγραφής και αναζήτησης των υποβληθεισών ενστάσεων των δικαιούχων για θέματα ασφάλισης με την μορφή ευρετηριακού πρωτοκόλλου.
7. Σύστημα εσωτερικής ενημέρωσης των υπαλλήλων των υπηρεσιών για θέματα που τις αφορούν με την μορφή ανακοινώσεων
8. Τηλεφωνικό κατάλογο των υπηρεσιών
9. Πληροφοριακό υλικό
I. Κωδικοποιημένο οδηγό αδειών και δικαιολογητικά για τη χορήγηση αυτών
II. Προτυποποιημένα έγγραφα αιτήσεων αδειών
III. Όρια αρμοδιότητας ΚΠΑ2
IV. Ταχ. Δ/νσεις Υπηρεσιών
V. Ανταποκριτές ανά Περιφερεαική Ενότητα
VI. Νόμους & Εγκυκλίους που αφορούν σε θέματα δημοσιουπαλληλικού ενδιαφέροντος
Η εν λόγω διαδικτυακή εφαρμογή δημιουργήθηκε εξ ολοκλήρου με ανοικτό λογισμικό / λογισμικό ανοικτού κώδικα JOOMLA. Είναι κατασκευασμένη με δυνατότητα πολυεπίπεδης πρόσβασης στα διάφορα υπο-συστήματα που περιέχει.
β. Ποια τα ωφέλη
Από την χρήση της διαδικτυακής αυτής εφαρμογής έχουν προκύψει μέσα σε πολύ σύντομο χρονικό διάστημα τα παρακάτω οφέλη:
– Ελαχιστοποιήθηκε ο χρόνος διαχείρισης και διεκπεραίωσης των μεταβολών των υπαλλήλων σε επίπεδο διοικητικής υποστήριξης. Συγκεκριμένα ο συνολικός χρόνος καταγραφής και διεκπεραίωσης μειώθηκε περίπου κατά 60-70% σε σύγκριση με πριν ενώ παράλληλα απλουστεύθηκε και έγινε ασφαλέστερος ο τρόπος ενημέρωσης των μεταβολών μέσω των πολλαπλών δικλείδων ασφαλείας που έχουν τοποθετηθεί για διευκόλυνση των υπαλλήλων που χρησιμοποιούν την εφαρμογή.
– Υπάρχει η δυνατότητα εικόνας όλων των Υπηρεσιών αλλά και των υπαλλήλων που υπηρετούν σε αυτές «με το πάτημα ενός κουμπιού».
– Κατασκευάστηκε η ηλεκτρονική καρτέλα κάθε υπαλλήλου έτσι ώστε να είναι διαθέσιμη ανά πάσα στιγμή η εικόνα του.
– Υπάρχει άμεση ενημέρωση όλων των υπαλλήλων που έχουν πρόσβαση σε Η/Υ σε όλο τον Οργανισμό.
– Αποσυμφορείται ο mail server αφού δίνεται πλέον η δυνατότητα ανάρτησης γενικών ανακοινώσεων σε σημείο που είναι προσβάσιμο από όλους.
Πηγή: ellak.gr
