myKtimatologio-Live Εξυπηρέτηση των πολιτών με τηλεδιάσκεψη από το ΕΛΛΗΝΙΚΟ ΚΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ
Αριθμ. 5626 ΕΞ 2022 – ΦΕΚ Τεύχος B’ 723/17.02.2022
Εξυπηρέτηση και παροχή διοικητικής πληροφόρησης μέσω τηλεδιάσκεψης από το Ν.Π.Δ.Δ. ΕΛΛΗΝΙΚΟ ΚΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ (εφεξής ο Φορέας) μέσω πλατφόρμας ραντεβού σε τηλεδιάσκεψη (βιντεοκλήση).
Ο ΥΠΟΥΡΓΟΣ ΕΠΙΚΡΑΤΕΙΑΣ ΚΑΙ
Ο ΥΦΥΠΟΥΡΓΟΣ ΨΗΦΙΑΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ
αποφασίζουν:
Άρθρο 1
Δημιουργία πλατφόρμας τηλεδιάσκεψης φυσικών προσώπων με υπαλλήλους του Φορέα
1. Δημιουργείται ειδική σύγχρονη πλατφόρμα τηλεδιάσκεψης (videoconference) με την ονομασία «myKtimatologio.Live.gov.gr», η οποία, μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr-ΕΨΠ), παρέχει σε φυσικά πρόσωπα τη δυνατότητα απομακρυσμένης διοικητικής πληροφόρησης από τις αρμόδιες υπηρεσίες του Φορέα.
2. Στην πλατφόρμα «myKtimatologio.Live.gov.gr», το φυσικό πρόσωπο δύναται να αιτηθεί ραντεβού, επιλέγοντας συγκεκριμένη ημέρα και ώρα από τη λίστα διαθεσιμότητας που υπάρχει στην πλατφόρμα, προκειμένου να εξυπηρετηθεί για τις παρεχόμενες υπηρεσίες σύμφωνα με το άρθρο 5 της παρούσας.
3. Πριν από την υποβολή του αιτήματος ορισμού ραντεβού και για τον σκοπό της κρίσης του αιτήματος, το φυσικό πρόσωπο ενημερώνεται ότι είναι απαραίτητη η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τους διαχειριστές του πληροφοριακού συστήματος «myKtimatologio.Live.gov.gr» και τον υπάλληλο του φορέα που θα εξυπηρετήσει το αίτημα σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία και ιδίως σύμφωνα με τις διατάξεις του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016, ΕΕ L119 (ΓΚΠΔ), της περ. α της παρ. 1 του άρθρου 22, και των άρθρων 26 και 29 του ν. 4624/2019 (Α’ 137).
4. Κατά την έναρξη της τηλεδιάσκεψης, πραγματοποιείται από τον αρμόδιο υπάλληλο του Φορέα η ταυτοποίηση του αιτούντος φυσικού προσώπου με την επίδειξη στην κάμερα των απαραίτητων εγγράφων ταυτοποίησης της παρ. 1 του άρθρου 3.
5. Για την πρόσβαση στην πλατφόρμα «myKtimatologio.Live.gov.gr», απαιτείται η χρήση κωδικών διαπιστευτηρίων της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ.) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης (κωδικοί TAXISnet), ένας υπολογιστής/tablet ή ένα κινητό τηλέφωνο με ενεργοποιημένη την κάμερα και το μικρόφωνο, προκειμένου να υπάρχει οπτική και ακουστική επαφή μεταξύ του φυσικού προσώπου και του αρμόδιου υπαλλήλου του Φορέα για να επιδεικνύει στην κάμερα τα απαραίτητα νομιμοποιητικά έγγραφα για την εξακρίβωση των στοιχείων του από τον αρμόδιο υπάλληλο.
Άρθρο 2
Προγραμματισμός διαδικτυακής συνάντησης στην ειδική πλατφόρμα εξυπηρέτησης φυσικών προσώπων με τηλεδιάσκεψη
1. Το φυσικό πρόσωπο εισέρχεται είτε απευθείας στην ειδική πλατφόρμα «myKtimatologio.Live.gov.gr» είτε μέσω σχετικού ηλεκτρονικού συνδέσμου αναρτημένου στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr-ΕΨΠ). Ο αιτών – φυσικό πρόσωπο χρησιμοποιεί τους κωδικούς – διαπιστευτήρια του της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης (taxisnet).
2. Κάθε φυσικό πρόσωπο μπορεί να δημιουργήσει ραντεβού με τη διαδικασία που περιγράφεται στο παρόν, για λογαριασμό άλλου προσώπου. Στην περίπτωση αυτή, το φυσικό πρόσωπο οφείλει να καταχωρίσει τα στοιχεία του προσώπου που θα λάβει μέρος στην τηλεδιάσκεψη, ενώ για τη διενέργεια της τηλεδιάσκεψης προϋπόθεση είναι να εμφανισθεί το πρόσωπο για λογαριασμό του οποίου έχει δημιουργηθεί η διαδικτυακή συνάντηση.
3. Το φυσικό πρόσωπο, επιλέγει ημέρα και ώρα που επιθυμεί να εξυπηρετηθεί και καταχωρίζει τα ακόλουθα στοιχεία του προσώπου που θα λάβει μέρος στην τηλεδιάσκεψη:
α) Ονοματεπώνυμο,
β) τη διεύθυνση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email),
γ) Τηλέφωνο επικοινωνίας,
Προαιρετικά, καταχωρίζει τον νομό και τον Ο.Τ.Α. ενδιαφέροντός του.
4. Για την υποβολή του αιτήματος προγραμματισμού ραντεβού ο αιτών δηλώνει υπεύθυνα ότι τα υποβληθέντα προσωπικά δεδομένα είναι αληθή και ακριβή και ότι έλαβε γνώση των όρων και πολιτικών προστασίας των προσωπικών δεδομένων του.
5. Με την καταχώριση του αιτήματος αποστέλλεται από την πλατφόρμα ηλεκτρονικό μήνυμα «ενημέρωσης για επερχόμενο ραντεβού» στην ηλεκτρονική ταχυδρομική διεύθυνση που δήλωσε το φυσικό πρόσωπο κατά το στοιχείο β’ της παρ. 3 του παρόντος. Στο μήνυμα ενημέρωσης περιλαμβάνονται μεταξύ άλλων ο σύνδεσμος για τη συμμετοχή του αιτούντα στην τηλεδιάσκεψη με αρμόδιο υπάλληλο του Φορέα.
6. Η διαδικτυακή συνάντηση μπορεί να προγραμματισθεί εκ νέου, να ακυρωθεί ή να καταχωρισθεί νέο αίτημα για την παροχή νέας υπηρεσίας σύμφωνα με τη διαδικασία του παρόντος άρθρου.
7. Λίγο πριν την έναρξη του προγραμματισμένου ραντεβού, αποστέλλεται εκ νέου μήνυμα υπενθύμισης, αντίστοιχο με το αρχικό, στην ηλεκτρονική διεύθυνση του στοιχείου β’ της παρ. 3 του παρόντος, για το ραντεβού. Τα περιεχόμενα των μηνυμάτων είναι ενημερωτικά για το φυσικό πρόσωπο και δύναται να περιέχουν διαφορετική πληροφορία.
8. Για την εξυπηρέτηση του φυσικού προσώπου μέσω τηλεδιάσκεψης διατίθεται στην αρχική σελίδα της ειδικής πλατφόρμας εγχειρίδιο χρήσης.
Άρθρο 3
Διενέργεια τηλεδιάσκεψης
1. Την προγραμματισμένη ημέρα και ώρα, το φυσικό πρόσωπο ενεργοποιεί τον σύνδεσμο που έχει λάβει στο ηλεκτρονικό του ταχυδρομείο, σύμφωνα με την παρ. 4 του άρθρου 2 της παρούσας. Το φυσικό πρόσωπο, πριν την έναρξη της τηλεδιάσκεψης, οφείλει να έχει διαθέσιμα τα απαραίτητα στοιχεία ταυτοποίησής του, τα οποία ελέγχει ο αρμόδιος υπάλληλος του φορέα.
2. Μετά το πέρας της διαδικασίας ταυτοποίησης, η τηλεδιάσκεψη δύναται να συνεχιστεί είτε με εικόνα και ήχο είτε μόνο με ήχο.
Άρθρο 4
Εξειδίκευση στοιχείων λειτουργίας της πλατφόρμας
1. Μεταξύ των ραντεβού των φυσικών προσώπων που εξυπηρετούνται από τον ίδιο υπάλληλο, διατηρείται χρονική απόσταση ικανή για να ολοκληρωθεί μια τηλεδιάσκεψη πριν αρχίσει η επόμενη.
2. Οι ώρες και οι μέρες των διαθέσιμων ραντεβού είναι παράμετροι του συστήματος και λαμβάνεται υπόψη το ωράριο λειτουργίας των υπηρεσιών του Φορέα και η διαθεσιμότητα των υπαλλήλων ανά χρονικά διαστήματα και ανά θέση εργασίας.
3. Στην πλατφόρμα δύναται να ορίζονται ειδικοί ρόλοι διαχειριστών από το Τμήμα Υποστήριξης Χρηστών και Εξυπηρέτησης Πολιτών της Διεύθυνσης Προϊόντων και Υπηρεσιών του Ν.Π.Δ.Δ. «ΕΛΛΗΝΙΚΟ ΚΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ» καθώς και από τη Διεύθυνση Υποστήριξης Λειτουργίας Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης. Οι διαχειριστές έχουν την ευθύνη παραμετροποίησης και προσαρμογής της πλατφόρμας σύμφωνα με τις υπηρεσιακές και επιχειρησιακές ανάγκες που ενδέχεται να προκύψουν κατά την παραγωγική λειτουργία.
Άρθρο 5
Θεματικές κατηγορίες παρεχόμενων υπηρεσιών
Μέσω της υπηρεσίας myktimatologio.Live.gov.gr παρέχονται γενικές πληροφορίες σχετικά με τις ενέργειες που συνίστανται ή απαιτούνται να κάνουν τα φυσικά πρόσωπα ανάλογα με το στάδιο της κτηματογράφησης ή της λειτουργίας του Κτηματολογίου στο οποίο βρίσκεται η περιοχή ενδιαφέροντος.
Επιπροσθέτως, παρέχεται η δυνατότητα λήψης επιπλέον πληροφόρησης σχετικά με εξειδικευμένα νομικά ή τεχνικά ζητήματα σε σχέση με το Κτηματολόγιο. Στην περίπτωση αυτή υπάλληλος του Φορέα δύναται να προγραμματίσει ραντεβού για φυσικό πρόσωπο με εξειδικευμένο υπάλληλο του Φορέα για επιπλέον πληροφόρηση σύμφωνα με το άρθρο 6 της παρούσας.
Άρθρο 6
Είσοδος υπαλλήλων Φορέα στην ειδική πλατφόρμα ραντεβού για εξειδικευμένη πληροφόρηση
1. Κάθε αρμόδιος υπάλληλος του Τμήματος Υποστήριξης Χρηστών και Εξυπηρέτησης Πολιτών της Διεύθυνσης Προϊόντων και Υπηρεσιών του Ν.Π.Δ.Δ. «ΕΛΛΗΝΙΚΟ ΚΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ» δύναται να προγραμματίσει ραντεβού μέσω της ειδικής πλατφόρμας για εξειδικευμένη πληροφόρηση σε τεχνικά ή νομικά θέματα με κατάλληλο προσωπικό του Φορέα.
2. Ο αρμόδιος υπάλληλος του Φορέα εισέρχεται στην πλατφόρμα με χρήση των Κωδικών του Δημόσιας Διοίκησης που δημιουργούνται στην εφαρμογή «Κωδικοί Δημόσιας Διοίκησης» της ΓΓΠΣΔΔ του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, όπως ορίζονται στο άρθρο 2 της υπό στοιχεία 29810 ΕΞ 2020 (Β’ 4798) απόφασης του Υπουργού Επικρατείας.
3. Μετά την είσοδο στην ειδική πλατφόρμα ο αρμόδιος υπάλληλος του Φορέα επιλέγει το αρμόδιο τμήμα υπηρεσιών που επιθυμεί ο αιτών, όπως αυτό ρυθμίζεται στο άρθρο 5 της παρούσης. Μετά την επιλογή της υπηρεσίας, ο υπάλληλος συμπληρώνει το ονοματεπώνυμο, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) και τον αριθμό κινητού τηλεφώνου του αιτούντος και το είδος (τεχνικής – νομικής) της εξειδικευμένης πληροφόρησης που αιτείται το φυσικό πρόσωπο.
4. Ο υπάλληλος επιλέγει την ημερομηνία και ώρα που επιθυμεί να εξυπηρετηθεί ο αιτών. Με την καταχώριση του αιτήματος αποστέλλεται στον αιτούντα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) στην ηλεκτρονική διεύθυνση που δηλώθηκε, το οποίο ενημερώνει για την ολοκλήρωση της κράτησης.
5. Το προγραμματισμένο ραντεβού μπορεί να προγραμματιστεί εκ νέου ή να ακυρωθεί ή να καταχωρισθεί νέο αίτημα για την παροχή νέας υπηρεσίας σύμφωνα με τη διαδικασία των παρ. 3, 4 και 5 του άρθρου 2.
6. Λίγο πριν την ώρα του προγραμματισμένου ραντεβού αποστέλλεται στον αιτούντα μήνυμα υπενθύμισης στο ηλεκτρονικό του ταχυδρομείο με περιεχόμενο ίδιο με το αρχικό μήνυμα που έλαβε κατά τον προγραμματισμό του ραντεβού του.
Άρθρο 7
Αναπροσαρμογή θεματικών κατηγοριών
Με απόφαση του Δ.Σ. του φορέα δύναται να αναπροσαρμόζονται ή να τροποποιούνται οι θεματικές κατηγορίες των παρεχόμενων υπηρεσιών λαμβάνοντας υπόψη τόσο τις ανάγκες εξυπηρέτησης των φυσικών προσώπων όσο και την εσωτερική οργάνωση και κατανομή των υπαλλήλων του Φορέα, χρηστών της πλατφόρμας.
Άρθρο 8
Ζητήματα προστασίας προσωπικών δεδομένων
1. Για τους σκοπούς εφαρμογής της παρούσας, ο Φορέας και η Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (ΓΓΠΣΔΔ) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης λειτουργούν ως Υπεύθυνοι Επεξεργασίας, σύμφωνα με τις διατάξεις του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΔΠ), έκαστος για τους δικούς του σκοπούς. Αμφότεροι οφείλουν να τηρούν όλες τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 (ΓΚΠΔ), καθώς και τις διατάξεις του ν. 4512/2018 (Α’ 5).
2. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία θα υποβληθούν σε επεξεργασία από τον Φορέα είναι τα απολύτως απαραίτητα προκειμένου να οριστεί η τηλεδιάσκεψη (ραντεβού) και συγκεκριμένα τα στοιχεία του προσώπου που θα λάβει μέρος στην τηλεδιάσκεψη, όπως ορίζονται στην παρ. 3 του άρθρου 2 της παρούσης. Περαιτέρω, κατά τη διάρκεια της διαδικτυακής συνάντησης συλλέγονται μεταδεδομένα, τα οποία παράγονται κατά τη χρήση της πλατφόρμας τηλεδιάσκεψης και είναι απαραίτητα για τη διάγνωση των ανακυπτόντων τεχνικών ζητημάτων και συνακόλουθα την τεχνική υποστήριξη της πλατφόρμας τηλεδιάσκεψης. Τα μεταδεδομένα χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για σκοπούς στατιστικούς και για την υποστήριξη της λειτουργίας της πλατφόρμας, αφού προηγουμένως ανωνυμοποιηθούν και διατηρούνται για 3 μήνες στην πλατφόρμα.
3. Σκοπός της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων από τον Φορέα είναι η λειτουργία της ειδικής σύγχρονης πλατφόρμας τηλεδιάσκεψης (videoconference) με την ονομασία «myKtimatologio.Live.gov.gr». Νομική βάση της επεξεργασίας είναι η περ. γ, της παρ. 1 του άρθρου 6 του ΓΚΠΔ σε συνδυασμό με τις διατάξεις του ν. 4512/2018, του π.δ. 3/2019 και της παρ. 19 του άρθρου 107 του ν. 4727/2020.
4. H ΓΓΠΣΔΔ επεξεργάζεται τα απαραίτητα δεδομένα για την αυθεντικοποίηση του συμμετέχοντος στη διαδικτυακή συνάντηση. Σκοπός της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων από τη ΓΓΠΣΔΔ είναι η αυθεντικοποίηση του φυσικού προσώπου που θα συμμετέχει στη διαδικτυακή συνάντηση. Νομική βάση της επεξεργασίας είναι η περ. γ, της παρ. 1 του άρθρου του 6 ΓΚΠΔ σε συνδυασμό με τις διατάξεις του ν. 4727/2020 και ιδίως τις διατάξεις των άρθρων 22, 24, 84, 107 παρ. 19 του νόμου αυτού.
5. Τα προσωπικά δεδομένα που υποβάλλονται προς τον σκοπό της τηλεδιάσκεψης και αναφέρονται στην παρ. 3 του άρθρου 2, διαγράφονται τρεις μήνες μετά την ημερομηνία δημιουργίας της διαδικτυακής συνάντησης.
6. Τα Υποκείμενα των Δεδομένων έχουν δικαίωμα να λάβουν επιβεβαίωση από τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας για το αν και κατά πόσον προσωπικά δεδομένα που τους αφορούν υφίστανται επεξεργασία (δικαίωμα πρόσβασης). Επιπλέον, μπορούν να ασκούν τα δικαιώματα διόρθωσης ανακριβών δεδομένων που τα αφορούν, διαγραφής και περιορισμού της επεξεργασίας. Προβλέπεται, επίσης, δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.
7. O Φορέας και η ΓΓΠΣΔΔ έχουν την υποχρέωση λήψης και διαρκούς τήρησης των κατάλληλων και αναγκαίων τεχνικών μέτρων ασφάλειας των πληροφοριών και, κατ’ ελάχιστον, την καταγραφή και παρακολούθηση των προσβάσεων, τη διασφάλιση ιχνηλασιμότητας και την προστασία των διακινούμενων δεδομένων, προσωπικού ή μη χαρακτήρα, από κάθε παραβίαση, καθώς και από σκόπιμη ή τυχαία απειλή.
8. Κατά τη διενέργεια της τηλεδιάσκεψης και τη διεκπεραίωση κάθε διαδικασίας που αφορά στην εξυπηρέτηση των φυσικών προσώπων και περιγράφεται στην παρούσα απόφαση, ο Φορέας εφαρμόζει όλα τα οργανωτικά μέτρα που ορίζονται στα προηγούμενα άρθρα. Οι διαχειριστές και οι υπάλληλοι του Φορέα που κάνουν χρήση του πληροφοριακού συστήματος «myKtimatologio.Live. gov.gr» έχουν την υποχρέωση επεξεργασίας των λαμβανομένων πληροφοριών αποκλειστικά και μόνον για τον σκοπό που περιγράφεται στην παρούσα απόφαση.
9. Σε καμία περίπτωση δεν διενεργείται καταγραφή ή αποθήκευση της εικόνας, του ήχου ή άλλων δεδομένων που λαμβάνονται κατά την τηλεδιάσκεψη.
Άρθρο 9
Έναρξη ισχύος
Η ισχύς της παρούσας απόφασης αρχίζει από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως
