myDimos.Live Διεκπεραίωση διοικητικών υποθέσεων πολιτών και επιχειρήσεων από τους δήμους με φυσική παρουσία, τηλεφωνική επικοινωνία ή τηλεδιάσκεψη
Αριθμ. 3130 ΕΞ 2022 – ΦΕΚ τεύχος Β’ 386/03.02.2022
Διαδικασία παροχής υπηρεσιών και διεκπεραίωσης διοικητικών υποθέσεων πολιτών και επιχειρήσεων από τους ΟΤΑ α’ βαθμού, με φυσική παρουσία, τηλεφωνική επικοινωνία ή τηλεδιάσκεψη
ΟΙ ΥΠΟΥΡΓΟΙ
ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ-ΕΠΙΚΡΑΤΕΙΑΣ
αποφασίζουμε:
Άρθρο 1
Δημιουργία πλατφόρμας εξυπηρέτησης «myDimos.Live.gov.gr»
1. Δημιουργείται ειδική σύγχρονη πλατφόρμα δημιουργίας ραντεβού μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr-ΕΨΠ), με τον τίτλο «myDimos.Live.gov.gr», για την παροχή υπηρεσιών και τη διεκπεραίωση διοικητικών υποθέσεων πολιτών και επιχειρήσεων από τους Δήμους, με φυσική παρουσία, τηλεφωνική επικοινωνία από τον Δήμο ή τηλεδιάσκεψη.
2. Μέσω της ως άνω πλατφόρμας, οι Δήμοι παρέχουν τις υπηρεσίες που υπάγονται στις αρμοδιότητές τους, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία.
3. Μέσω της πλατφόρμας «myDimos.Live.gov.gr», ο ενδιαφερόμενος πολίτης ή νόμιμος εκπρόσωπος της επιχείρησης μπορεί να αιτείται ραντεβού με υπηρεσία συγκεκριμένου Δήμου για τη διεκπεραίωση των υποθέσεών του. Η πλατφόρμα παρέχει τη δυνατότητα δημιουργίας ραντεβού για εξυπηρέτηση:
α) με φυσική παρουσία σε δημοτικό κατάστημα,
β) με τηλεφωνική επικοινωνία από τον Δήμο μόνο για διοικητική πληροφόρηση/ενημέρωση,
γ) εξ αποστάσεως, με τηλεδιάσκεψη (videoconference), σύμφωνα με τη διαδικασία που περιγράφεται στα άρθρα που ακολουθούν.
4. Ο αιτών (φυσικό πρόσωπο ή επιχείρηση μέσω του εκπροσώπου της) εισέρχεται στην πλατφόρμα, είτε απευθείας μέσω του «myDimos.Live.gov.gr» είτε μέσω σχετικού ηλεκτρονικού συνδέσμου που διατίθεται στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr). Ο αιτών φυσικό πρόσωπο, για τη είσοδό του στην πλατφόρμα, χρησιμοποιεί τους κωδικούς διαπιστευτήριά του της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (ΓΓΠΣΔΔ) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης. Ο αιτών εκπρόσωπος επιχείρησης χρησιμοποιεί είτε τους κωδικούς διαπιστευτήριά του, της ΓΓΠΣΔΔ είτε τους κωδικούς διαπιστευτήρια της ΓΓΠΣΔΔ, της επιχείρησης που εκπροσωπεί.
5. Στην περίπτωση εξ αποστάσεως εξυπηρέτησης, για τη συμμετοχή στην τηλεδιάσκεψη, απαιτείται συσκευή με ενεργοποιημένη κάμερα και μικρόφωνο, προκειμένου να υπάρχει οπτική και ακουστική επαφή με τον αρμόδιο υπάλληλο του Δήμου.
Άρθρο 2
Δημιουργία ραντεβού στην πλατφόρμα «myDimos.Live.gov.gr»
1. Για τη δημιουργία ραντεβού, ο πολίτης ή νόμιμος εκπρόσωπος της επιχείρησης επιλέγει τον Δήμο, από τον οποίο επιθυμεί να εξυπηρετηθεί, καθώς και τον τρόπο εξυπηρέτησης, βάσει των επιλογών που ορίζονται στην παρ. 3 του άρθρου 1. Στη συνέχεια, επιλέγει από το θεματικό πεδίο υπηρεσιών που παρέχει ο επιλεγμένος Δήμος, σύμφωνα με τις παρ. 1 και 2 του άρθρου 6 της παρούσας, καθώς και την επιθυμητή ημερομηνία και ώρα για την εξυπηρέτησή του.
2. Κάθε φυσικό πρόσωπο δύναται με τη διαδικασία που περιγράφεται στο παρόν άρθρο, να δημιουργήσει ραντεβού και για λογαριασμού άλλου προσώπου. Στην περίπτωση αυτή, το φυσικό πρόσωπο που δημιουργεί το ραντεβού οφείλει να καταχωρίσει τα στοιχεία του προσώπου, για λογαριασμό του οποίου αιτείται την εξυπηρέτηση, ενώ για τη διενέργεια της τηλεδιάσκεψης, του τηλεφωνικού ή του φυσικού ραντεβού, προϋπόθεση είναι να εμφανισθεί το πρόσωπο, για λογαριασμό του οποίου έχει δημιουργηθεί το ραντεβού.
3. Για τη δημιουργία ραντεβού, ο ενδιαφερόμενος καταχωρίζει κατ΄ ελάχιστον τα ακόλουθα στοιχεία του προσώπου που αιτείται την εξυπηρέτηση από τον Δήμο:
α) Ονοματεπώνυμο
β) Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email)
γ) Τηλέφωνο επικοινωνίας
δ) Ειδικές απαιτήσεις, όπως είναι η δυνατότητα εξ αποστάσεως διερμηνείας για κωφούς/βαρήκοους, με πολλαπλούς τρόπους επικοινωνίας (ελληνική νοηματική γλώσσα, χειλεανάγνωση) ή η απαίτηση πρόσκλησης τρίτου προσώπου, που ο αιτών επιθυμεί να συμμετέχει στην τηλεδιάσκεψη.
4. Για την υποβολή του αιτήματος προγραμματισμού ραντεβού, ο αιτών δηλώνει υπεύθυνα ότι τα υποβληθέντα προσωπικά δεδομένα είναι αληθή και ακριβή και ότι έλαβε γνώση των όρων και πολιτικών προστασίας των προσωπικών δεδομένων του.
5. Όπου αυτό καθίσταται δυνατό, η πλατφόρμα παρέχει τη δυνατότητα επιλογής στον ενδιαφερόμενο να κλείσει ραντεβού με συγκεκριμένο υπάλληλο του Δήμου, στον οποίο έχει ανατεθεί η διεκπεραίωση της υπόθεσής του.
6. Μετά την καταχώριση του αιτήματος, αποστέλλεται ηλεκτρονικό μήνυμα ενημέρωσης για το προγραμματισμένο ραντεβού, στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δηλώθηκε σύμφωνα με την παρ. 3. Στο μήνυμα ενημέρωσης, περιλαμβάνεται και ο σύνδεσμος για τη συμμετοχή του αιτούντος στην τηλεδιάσκεψη με υπάλληλο του Δήμου, εφόσον έχει επιλεγεί η εξυπηρέτηση με τηλεδιάσκεψη.
7. Η κράτηση μπορεί να επαναπρογραμματιστεί ή να ακυρωθεί ή να καταχωρισθεί νέα για την παροχή άλλης υπηρεσίας, ακολουθώντας τη διαδικασία της παρ. 1.
8. Λίγο πριν την πραγματοποίηση του προγραμματισμένου ραντεβού, αποστέλλεται από την πλατφόρμα εκ νέου μήνυμα υπενθύμισης στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της περ. β’ της παρ. 3, με περιεχόμενο ίδιο με το αρχικό μήνυμα που αποστάλθηκε κατά την καταχώριση του ραντεβού.
9. Στην περίπτωση επιλογής εξυπηρέτησης με τηλεδιάσκεψη, ο αιτών θα πρέπει, κατά την προγραμματισμένη ώρα του ραντεβού, να ενεργοποιήσει τον σύνδεσμο που αναγράφεται στο σχετικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, για να συνδεθεί στην πλατφόρμα της τηλεδιάσκεψης.
10. Για την καλύτερη εξυπηρέτηση μέσω της πλατφόρμας «myDimos.Live.gov.gr», διατίθεται εγχειρίδιο χρήσης της υπηρεσίας, στην αρχική σελίδα της εν λόγω πλατφόρμας.
11. Ο αιτών ενημερώνεται μέσω της πλατφόρμας ή απευθείας από τον Δήμο, με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τα δικαιολογητικά που απαιτείται να προσκομίσει για την εξυπηρέτησή του.
12. Στην περίπτωση επιλογής εξυπηρέτησης με τηλεδιάσκεψη, ο αιτών δύναται να επιλέξει τη συμμετοχή στην τηλεδιάσκεψη τρίτου προσώπου, στο οποίο θα αποσταλεί ο σύνδεσμος της τηλεδιάσκεψης από τον υπάλληλο του Δήμου.
Άρθρο 3
Διενέργεια τηλεδιάσκεψης
1. Ο αιτών, πριν την έναρξη της τηλεδιάσκεψης, οφείλει να έχει διαθέσιμα τα απαραίτητα στοιχεία ταυτοποίησής του και νομιμοποίησής του, αν πρόκειται για νόμιμο εκπρόσωπο επιχείρησης, την εγκυρότητα των οποίων έχει τη δυνατότητα να ελέγξει ο αρμόδιος υπάλληλος του Δήμου. Για τον λόγο αυτό, ο ενδιαφερόμενος καλείται να επιδείξει στην κάμερα τα ταυτοποιητικά και νομιμοποιητικά έγγραφά του.
2. Μετά το πέρας της διαδικασίας ταυτοποίησης, η τηλεδιάσκεψη δύναται να συνεχιστεί είτε με εικόνα και ήχο είτε μόνο με ήχο.
Άρθρο 4
Είσοδος υπαλλήλων Δήμου στην ειδική πλατφόρμα «myDimos.Live.gov.gr»
1. Κάθε αρμόδιος υπάλληλος Δήμου δύναται να προγραμματίσει ραντεβού μέσω της πλατφόρμας για λογαριασμό φυσικού προσώπου ή εκπροσώπου επιχείρησης. Στην περίπτωση αυτή, ο υπάλληλος οφείλει να καταχωρίσει τα στοιχεία του προσώπου, για λογαριασμό του οποίου προγραμματίζει το φυσικό ραντεβού.
2. Ο αρμόδιος υπάλληλος του Δήμου εισέρχεται στην πλατφόρμα «myDimos.Live.gov.gr», με χρήση των «Κωδικών Δημόσιας Διοίκησης» της ΓΓΠΣΔΔ του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, σύμφωνα με την υπό στοιχεία 29810 ΕΞ 2020/23.10.2020 (Β’ 4798) απόφαση του Υπουργού Επικρατείας .
3. Μετά την είσοδο στην πλατφόρμα ο υπάλληλος επιλέγει τον Δήμο στον οποίο ανήκει και ολοκληρώνει την κράτηση εκ μέρους του αιτούντος σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 2 της παρούσας.
Άρθρο 5
Παράμετροι λειτουργίας της πλατφόρμας
1. Η πλατφόρμα αναθέτει στον υπάλληλο τη διεκπεραίωση ραντεβού, είτε πρόκειται για ραντεβού με φυσική παρουσία είτε τηλεφωνικό ραντεβού είτε ραντεβού με τηλεδιάσκεψη, κατά τρόπο που να μη συμπίπτει με άλλα ραντεβού που του έχουν ήδη ανατεθεί.
2. Μεταξύ των ραντεβού που εξυπηρετούνται από τον ίδιο υπάλληλο, διατηρείται χρονική απόσταση ικανή για να ολοκληρωθεί ένα τηλεφωνικό ραντεβού, μια τηλεδιάσκεψη ή ένα ραντεβού με φυσική παρουσία, πριν αρχίσει το επόμενο.
3. Οι ώρες και οι μέρες των διαθέσιμων ραντεβού είναι μεταβλητές παράμετροι του συστήματος και δύναται να ληφθούν υπόψη περιορισμοί στο ωράριο και στη διαθεσιμότητα του υπαλλήλου, ανά χρονικά διαστήματα και ανά θέση εργασίας.
4. Στην πλατφόρμα ορίζονται ειδικοί ρόλοι διαχειριστών από τον εκάστοτε Δήμο και από τη Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης. Οι διαχειριστές έχουν ολοκληρωμένη εικόνα για τη χρήση της πλατφόρμας και μπορούν να πραγματοποιούν αλλαγές, σύμφωνα με τις υπηρεσιακές ανάγκες που ενδέχεται να προκύψουν μετά την ένταξη της πλατφόρμας σε παραγωγική λειτουργία. Οι διαχειριστές είναι αρμόδιοι για τα εξής:
α) έχουν εικόνα του συνολικού αριθμού των ραντεβού που καταχωρίζονται από πολίτες μέσω της πλατφόρμας,
β) μεταβάλλουν τους διαθέσιμους χρόνους των ραντεβού,
γ) προσθέτουν και αφαιρούν υπαλλήλους που εξυπηρετούν τα φυσικά πρόσωπα,
δ) προσαρμόζουν και διαφοροποιούν το ωράριο και τέλος,
ε) δύνανται να μεταφέρουν ένα ραντεβού σε άλλον υπάλληλο του Δήμου ή σε άλλον χρόνο, μετά τη σύμφωνη γνώμη του αιτούντος.
Άρθρο 6
Ένταξη Δήμων στην πλατφόρμα «myDimos.Live.gov.gr»
1. Ο εκάστοτε Δήμος υποβάλλει αίτημα στη Διεύθυνση Υποστήριξης Λειτουργίας Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης της ΓΓΠΣΔΔ, συμπληρώνοντας ειδική φόρμα με όλες τις απαραίτητες επιχειρησιακές απαιτήσεις, ιδίως τη λίστα των θεματικών πεδίων, το ωράριο λειτουργίας, τη διάρκεια των ραντεβού για κάθε τρόπο εξυπηρέτησης που δύναται να παρέχει και τη δυνατότητα συμμετοχής τρίτου προσώπου που δύναται να υποδείξει ο αιτών για τη συμμετοχή στην τηλεδιάσκεψη στην περίπτωση εξ αποστάσεως ταυτοποίησης.
2. Με γνώμονα τις οργανωτικές και λειτουργικές ανάγκες, κάθε Δήμος δύναται να καθορίζει τους παρεχόμενους τρόπους εξυπηρέτησης των ραντεβού που θα μπορούν να προγραμματίζονται μέσω της πλατφόρμας.
3. Η ένταξη Δήμου, ο οποίος διαθέτει τα κατάλληλα τεχνικά μέσα, στην πλατφόρμα «myDimos.Live.gov.gr», διαπιστώνεται με πράξη του Γενικού Γραμματέα Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης. Για τη λειτουργία της πλατφόρμας ισχύουν, σε κάθε περίπτωση, οι όροι της παρούσας απόφασης.
4. Οι δημότες και επιχειρήσεις ενημερώνονται για την ένταξη του Δήμου στην πλατφόρμα «myDimos.Live. gov.gr», με ανακοίνωση στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr ΕΨΠ) και στην ιστοσελίδα του οικείου Δήμου.
Άρθρο 7
Οργανωτικά και τεχνικά μέτρα ασφάλειας
1. Κάθε επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα διενεργείται σύμφωνα με τις απαιτήσεις του Κανονισμού (ΕΕ) 679/2016 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 27ης Απριλίου 2016, για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών και την κατάργηση της οδηγίας 95/46/ΕΚ (L 119) και του ν. 4624/2019.
2. Το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης, καθώς και κάθε Δήμος που εντάσσεται στην πλατφόρμα «myDimos.Live.gov.gr», έχουν την υποχρέωση λήψης και διαρκούς τήρησης των κατάλληλων και αναγκαίων τεχνικών μέτρων ασφάλειας των πληροφοριών και, κατ’ ελάχιστον, την καταγραφή και παρακολούθηση των προσβάσεων, τη διασφάλιση ιχνηλασιμότητας και την προστασία των διακινούμενων δεδομένων, προσωπικού ή μη χαρακτήρα, από κάθε παραβίαση, καθώς και από σκόπιμη ή τυχαία απειλή.
3. Κατά τη διενέργεια της τηλεδιάσκεψης και τη διεκπεραίωση κάθε διαδικασίας που αφορά στην εξυπηρέτηση φυσικών προσώπων και των εκπροσώπων των επιχειρήσεων και περιγράφεται στην παρούσα απόφαση, κάθε Δήμος που έχει ενταχθεί στην πλατφόρμα, σύμφωνα με το άρθρο 6, οφείλει να εφαρμόζει όλα τα οργανωτικά μέτρα που ορίζονται στα προηγούμενα άρθρα. Οι διαχειριστές και χρήστες του πληροφοριακού συστήματος «myDimos.Live.gov.gr» έχουν την υποχρέωση χρήσης των λαμβανομένων πληροφοριών αποκλειστικά και μόνον για τον σκοπό που περιγράφεται στην παρούσα απόφαση.
4. Επισημαίνεται ότι σε καμία περίπτωση δεν διενεργείται καταγραφή ή αποθήκευση της εικόνας, του ήχου ή άλλων δεδομένων που λαμβάνονται κατά την τηλεδιάσκεψη.
Άρθρο 8
Έναρξη ισχύος
Η ισχύς της παρούσας απόφασης αρχίζει από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.
