Κτηματολόγιο. Αιτήσεις για εγγραφή πράξεων και χορήγηση αντιγράφων και πιστοποιητικών
Περιεχόμενο και τρόπος υποβολής αίτησης για την εγγραφή πράξεων και την έκδοση πιστοποιητικών και αντιγράφων
Αριθμ. 61/16/10.04.2019 – ΦΕΚ Τεύχος B 1390/22.04.2019
Καθορισμός του τρόπου υποβολής και του περιεχομένου των αιτήσεων για την εγγραφή πράξεων και τη χορήγηση αντιγράφων και πιστοποιητικών από τα τηρούμενα βιβλία στα Κτηματολογικά Γραφεία και στα Υποκαταστήματα του Φορέα “Ελληνικό Κτηματολόγιο”- Ηλεκτρονική τήρηση βιβλίων του συστήματος Μεταγραφών και Υποθηκών- Ψηφιακή εγγραφή αιτήσεων-Ρύθμιση ζητημάτων για την τήρηση έντυπων βιβλίων του συστήματος Μεταγραφών και Υποθηκών. (Κωδικοποιημένη όπως τροποποιήθηκε με την 79/3/24-07-2019, την 101/16/28.05.2020, την 106/18/06-08-2020 και την ΔΣ 110/5/1.10.2020)
ΤΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΟΥ ΦΟΡΕΑ «ΕΛΛΗΝΙΚΟ ΚΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ» (ΝΠΔΔ)
αποφασίζει:
Άρθρο 1
Περιεχόμενο και τρόπος υποβολής αίτησης για την εγγραφή πράξεων και την έκδοση πιστοποιητικών και αντιγράφων
1. Στην αίτηση για την εγγραφή πράξης στα προβλεπόμενα βιβλία του άρθρου 9 παρ. 1 περ. α) ν. 4512/2018 (Α’ 5) για την τήρηση, ενημέρωση και λειτουργία του Εθνικού Κτηματολογίου, αναγράφονται τα στοιχεία του προσώπου (φυσικού ή νομικού) για το οποίο ζητείται η καταχώριση. Επίσης, μνημονεύονται η πράξη της οποίας ζητείται η καταχώριση, τα συνυποβαλλόμενα έγγραφα, το ακίνητο στο οποίο αφορά η αιτούμενη καταχώριση με τον κωδικό του αριθμ. (ΚΑΕΚ). Στην ίδια αίτηση περιέχονται αιτήματα για έκδοση πιστοποιητικών καταχώρισης, κτηματολογικών εγγραφών και διαγραμμάτων που συμπληρώνονται κατά περίπτωση. Η αίτηση υποβάλλεται στο κατά τόπον αρμόδιο Κτηματολογικό Γραφείο και Υποκατάστημα κατά τα οριζόμενα στο άρθρο 14 του ν. 2664/1998, όπως έχει τροποποιηθεί και ισχύει, σε έντυπο που έχει τη μορφή που εμφαίνεται στο συνοδεύον την παρούσα απόφαση υπόδειγμα, που δημοσιεύεται και αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της.
2. Για την έκδοση πιστοποιητικού, αντιγράφου ή διαγράμματος από τα βιβλία της παραγράφου 1 και τα σχετικά αρχεία, υποβάλλονται κατά περίπτωση αιτήσεις στα κατά τόπους αρμόδια Κτηματολογικά Γραφεία και Υποκαταστήματα κατά τα οριζόμενα στο άρθρο 22 του ν. 2664/1998, όπως έχει τροποποιηθεί και ισχύει, σε έντυπα που έχουν τη μορφή που εμφαίνεται στα συνοδεύοντα την παρούσα απόφαση υποδείγματα, που δημοσιεύονται και αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της.
3. Στην αίτηση για την εγγραφή πράξης στα προβλεπόμενα βιβλία του άρθρου 9 παρ. 1 περ. β) του ν. 4512/2018 (Α’5) για την τήρηση, ενημέρωση και λειτουργία του συστήματος Μεταγραφών και Υποθηκών αναγράφονται τα στοιχεία του προσώπου (φυσικού ή νομικού) για το οποίο ζητείται η καταχώριση. Επίσης, μνημονεύονται η πράξη της οποίας ζητείται η καταχώριση, τα συνυποβαλλόμενα έγγραφα. Η αίτηση υποβάλλεται στο κατά τόπον αρμόδιο Κτηματολογικό Γραφείο και Υποκατάστημα σε έντυπο που έχει τη μορφή που εμφαίνεται στο συνοδεύον την παρούσα απόφαση υπόδειγμα, που δημοσιεύεται και αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της.
4. Για την έκδοση πιστοποιητικού και αντιγράφου από τα βιβλία της παραγράφου 3 και τα σχετικά αρχεία, υποβάλλονται κατά περίπτωση αιτήσεις στα κατά τόπους αρμόδια Κτηματολογικά Γραφεία και Υποκαταστήματα σε έντυπα που έχουν τη μορφή που εμφαίνεται στα συνοδεύοντα την παρούσα απόφαση υποδείγματα, που δημοσιεύονται και αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της.
5. Για την εγγραφή πράξης στα βιβλία της παραγράφου 2 του άρθρου 9 του συστήματος ενεχύρων σε κινητά χωρίς παράδοση, άλλων συμβάσεων παροχής ασφάλειας επί κινητών, καθώς και της ενεχύρασης ή εκχώρησης επιχειρηματικών απαιτήσεων ή άλλων δικαιωμάτων κατά το ν. 2844/2000, καθώς και για την έκδοση αντιγράφου από αυτά και τα σχετικά αρχεία, υποβάλλονται κατά περίπτωση αιτήσεις στα κατά τόπους αρμόδια Κτηματολογικά Γραφεία και Υποκαταστήματα σε έντυπα που έχουν τη μορφή που εμφαίνεται στα συνοδεύοντα την παρούσα απόφαση υποδείγματα, που δημοσιεύονται και αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της.
Άρθρο 1Α
Ηλεκτρονική Υποβολή Αιτήσεων για την εγγραφή πράξεων στα Κτηματολογικά Βιβλία-Αρχές-Προϋποθέσεις-Τρόπος-Διαδικασία
1. Η ηλεκτρονική υποβολή των αιτήσεων για την εγγραφή πράξεων σύμφωνα με τα άρθρα 12 και 14 παρ. 1 του ν. 2664/1998 στα κτηματολογικά βιβλία και των συνυποβαλλόμενων με αυτές εγγράφων, όπως αυτά ορίζονται στον ίδιο νόμο και στην κείμενη νομοθεσία, διενεργείται από το Συντάκτη Συμβολαιογράφο, Δικηγόρο και Δικαστικό Επιμελητή (στο εξής: «Χρήστης Συντάκτης») και επιτυγχάνεται τεχνικά με τη χρήση διαδικτυακών υπηρεσιών.
2. Για την εισαγωγή του «Χρήστη Συντάκτη» στη δικτυακή εφαρμογή ηλεκτρονικής υποβολής των εγγραπτέων πράξεων στα Κτηματολογικά Γραφεία και στα Υποκαταστήματα του Φορέα, που διαχειρίζεται ο Φορέας, απαιτείται η προηγούμενη έκδοση λογαριασμού από τον οικείο Συμβολαιογραφικό Σύλλογο, όταν πρόκειται για Συμβολαιογράφο «Χρήστη Συντάκτη», την Ολομέλεια, ή την Ομοσπονδία των οικείων Συλλόγων, όταν πρόκειται για Δικηγόρο ή Δικαστικό Επιμελητή «Χρήστη Συντάκτη», στο εξής: («Διαχειριστές»), για την πιστοποίησή του ως χρήστη που διαθέτει αναγνωρισμένο ψηφιακό πιστοποιητικό για την παραγωγή έγκυρης ψηφιακής υπογραφής με χρονοσήμανση κατά την κείμενη νομοθεσία, εκδιδόμενο από Πάροχο Υπηρεσιών Πιστοποίησης (Π.Υ.Π), εγγεγραμμένο στον κατάλογο Εμπίστευσης Εγκεκριμένων Παρόχων Υπηρεσιών Εμπιστοσύνης-TLS-που τηρεί η Εθνική Επιτροπή Τηλεπικοινωνιών και Ταχυδρομείων (Ε.Ε.Τ.Τ). Η πιστοποίηση που διενεργείται με ευθύνη του «Διαχειριστή», αφορά στην ταυτοποίηση του «Χρήστη Συντάκτη» για τον οποίο ζητείται η έκδοση λογαριασμού, σύμφωνα με τα στοιχεία των μητρώων και τις μεταβολές τους που κατά νόμο τηρεί και ενημερώνει ο «Διαχειριστής» και ειδικότερα ελέγχει, εάν ο «Χρήστης Συντάκτης» έχει, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις, το δικαίωμα να υποβάλει το συγκεκριμένο έγγραφο, διαπιστώνει την έλλειψη ασυμβίβαστου ή άλλου κωλύματος ή πειθαρχικής κύρωσης και επιτρέπει σε αυτόν να συνεχίσει τη διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής. Η Συντονιστική Επιτροπή των Συμβολαιογραφικών Συλλόγων δύναται να οριστεί «Διαχειριστής» σύμφωνα με το πρώτο εδάφιο, με σχετική απόφαση των Συμβολαιογραφικών Συλλόγων που είναι μέλη της.
3. Η ηλεκτρονική υποβολή της παραγράφου 1 διέπεται από τις ακόλουθες αρχές και προϋποθέσεις:
α) Ενιαίο Σύστημα Ηλεκτρονικής Υποβολής σε όλα τα Κτηματολογικά Γραφεία και τα Υποκαταστήματα για τους «Διαχειριστές» και τους «Χρήστες Συντάκτες».
β) Χρήση προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής κατά τα ειδικότερα οριζόμενα στην παράγραφο 2.
γ) Κατά την ηλεκτρονική υποβολή της παραγράφου 1, θα διασφαλίζεται η αρχή της χρονικής προτεραιότητας των άρθρων 2 παρ. 3 και 15 του ν. 2664/1998, η διαφάνεια, ο έλεγχος της ορθότητας της διαδικασίας και η αξιοπιστία κάθε επιμέρους ενέργειας. Τα τηρούμενα ηλεκτρονικά αρχεία πρέπει να πληρούν τους όρους και προϋποθέσεις ασφαλείας, σύμφωνα με τους κανόνες της επιστήμης και τα διεθνώς ισχύοντα τεχνικά πρότυπα και να εγγυώνται, ιδίως, την ακεραιότητα, αυθεντικότητα, εμπιστευτικότητα, την ελεγχόμενη και προσωποποιημένη πρόσβαση σε εγγεγραμμένους χρήστες και την ποιότητα των εγγράφων, καθώς και των δεδομένων και πληροφοριών που περιέχονται σε αυτά. Ο σχεδιασμός και η λειτουργία της ηλεκτρονικής υπηρεσίας τελούν υπό τους όρους του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών, καθώς και των διατάξεων του ν. 4624/2019.
4. Οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες για την υποβολή των αιτήσεων της παραγράφου 1, υποστηρίζονται τεχνικά από το Φορέα και τους εμπλεκόμενους «Διαχειριστές». Ο Φορέας: α) μεριμνά για την αδιάλειπτη και ορθή λειτουργία της ηλεκτρονικής υπηρεσίας που εξασφαλίζεται από το σχεδιασμό της κατάλληλης πληροφοριακής αρχιτεκτονικής και δομής, ώστε να εξυπηρετείται απρόσκοπτα η ταχύτατη απόκριση των παρεχόμενων διαδικτυακών υπηρεσιών και η ασφαλής φύλαξη των δεδομένων που εισάγονται, β) λαμβάνει μέτρα και εκτελεί ενέργειες για την πρόληψη τεχνικών δυσχερειών, γ) παρακολουθεί την υπηρεσία και εφαρμόζει ενδεχόμενα αναγκαίες προληπτικές ή /και διορθωτικές ενέργειες, όταν αυτό απαιτείται, δ) λειτουργεί Γραφείο Υποστήριξης (help desk) για την τεχνική στήριξη των «Διαχειριστών» κατά τις εργάσιμες ημέρες και ώρες.
Τα δεδομένα που εισάγονται από τους Χρήστες κατά τη χρήση της ηλεκτρονικής υπηρεσίας, δεν μπορούν να αποτελέσουν αντικείμενο εμπορικής εκμετάλλευσης και η διαχείρισή τους γίνεται σύμφωνα με το σκοπό του Φορέα, όπως ορίζεται στην κείμενη νομοθεσία.
5. Ο Φορέας οφείλει εντός δεκαπέντε (15) ημερών από τη δημοσίευση της παρούσας να συντάξει και να αναρτήσει στην ιστοσελίδα του Εγχειρίδιο Λειτουργίας της Εφαρμογής για την Ηλεκτρονική Υποβολή των Εγγραπτέων Πράξεων.
6. Ο «Χρήστης Συντάκτης» κατά την έννοια της παραγράφου 2, για την εκκίνηση της διαδικασίας ηλεκτρονικής υποβολής συμπληρώνει ηλεκτρονική φόρμα και συγκεκριμένα πεδία που αφορούν στην εγγραπτέα πράξη και στο έγγραφο που περιέχεται, τα επηρεαζόμενα ακίνητα κατά τον Κωδικό Αριθμό Εθνικού Κτηματολογίου, αρμοδιότητας Κτηματολογικού Γραφείου ή Υποκαταστήματος, τα ενεχόμενα πρόσωπα, τον Κωδικό Ηλεκτρονικού Διαγράμματος (ΚΗΔ), όταν αναφέρεται στην εγγραπτέα πράξη επί προσαρτώμενου σε αυτήν τοπογραφικού διαγράμματος ή τυχόν διαγράμματος γεωμετρικών μεταβολών, όταν η εγγραπτέα πράξη επιφέρει γεωμετρική μεταβολή. Στη συνέχεια ο «Χρήστης Συντάκτης» δημιουργεί ψηφιακό φάκελο, όπου επισυνάπτονται: το σώμα του εγγράφου στο οποίο περιέχεται η προς καταχώριση εγγραπτέα πράξη που έχει συντάξει ο ίδιος και φέρει την προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή του, επί ποινή απαραδέκτου και απόρριψης της υποβαλλόμενης αίτησης καταχώρισης, αποσπάσματα κτηματολογικών διαγραμμάτων ή κτηματογραφικό διάγραμμα, όπου απαιτείται, και τα προβλεπόμενα κατά την κείμενη νομοθεσία λοιπά συνυποβαλλόμενα έγγραφα σε ψηφιακή μορφή. Ειδικά και, όταν πρόκειται για την υποβολή προς καταχώριση εγγραπτέων πράξεων που περιέχονται σε δικαστικές αποφάσεις, καθώς και σε έγγραφα που διακινούνται από τους Δικηγόρους σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία κατά την άσκηση των καθηκόντων τους, δεν απαιτείται η επίθεση ηλεκτρονικής υπογραφής του αιτούντος Χρήστη. Κατά τη διαδικασία αυτή μπορεί να συνυποβάλλεται και αίτημα για την έκδοση πιστοποιητικού καταχώρισης, με τη συμπλήρωση του σχετικού πεδίου επί της ηλεκτρονικής φόρμας. Το εκδιδόμενο πιστοποιητικό καταχώρισης σύμφωνα με το προηγούμενο εδάφιο, έχει μορφή pdf, φέρει υπογραφή και σφραγίδα του Προϊσταμένου του Κτηματολογικού Γραφείου και ψηφιακή υπογραφή του Φορέα «Ελληνικό Κτηματολόγιο». Σε περίπτωση που για το Κτηματολογικό Γραφείο της παραγράφου 1 του άρθρου 15 του ν. 4512/2018 δεν έχει εκδοθεί η απόφαση της παραγράφου 7 του άρθρου 1 του ίδιου νόμου για την έναρξη της λειτουργίας του, το πιστοποιητικό φέρει υπογραφή κατά νόμιμη διά της παρούσας εξουσιοδότηση του Γενικού Διευθυντή του Φορέα. Στο πιστοποιητικό αναγράφεται μοναδικός συστημικός κωδικός για την πιστοποίηση της αυθεντικότητάς του μέσω λειτουργίας υπηρεσίας επιβεβαίωσης αυθεντικότητας. Το εκτύπωμα του πιστοποιητικού που αποστέλλεται από το Κτηματολογικό Γραφείο στον αιτούντα και φέρει προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή, λογίζεται ως επίσημο αντίγραφο.
Μετά την ολοκλήρωση της δημιουργίας του ψηφιακού φακέλου, ο «Χρήστης Συντάκτης» τον αποστέλλει και λαμβάνει απαντητικό μήνυμα από το Κτηματολογικό Γραφείο ή το Υποκατάστημα, κατά περίπτωση, για τον αριθμό και ημερομηνία πρωτοκόλλου που η αίτηση έλαβε. Εάν προκληθεί τεχνικό σφάλμα κατά τη ροή της ηλεκτρονικής υποβολής, ο «Χρήστης Συντάκτης» ενημερώνεται αυτόματα από το σύστημα ότι δεν είναι αποδεκτή η ολοκλήρωση της διαδικασίας και πρέπει να την επιχειρήσει εκ νέου, εάν το επιθυμεί.
7. Η ηλεκτρονική υποβολή των αιτήσεων της παραγράφου 1 μπορεί να διενεργείται μόνο κατά τις εργάσιμες ημέρες και σύμφωνα με το ωράριο λειτουργίας των Κτηματολογικών Γραφείων και των Υποκαταστημάτων, όπως αυτό κάθε φορά ορίζεται με απόφαση του Φορέα. Σε περίπτωση που για το Κτηματολογικό Γραφείο της παραγράφου 1 του άρθρου 15 του ν. 4512/2018 δεν έχει εκδοθεί η απόφαση της παραγράφου 7 του άρθρου 1 του ίδιου νόμου για την έναρξη της λειτουργίας του, η ηλεκτρονική υπηρεσία δεν είναι διαθέσιμη κατά τις ημέρες τοπικής αργίας οιουδήποτε Υποκαταστήματος που έχει ήδη συσταθεί και λειτουργεί στο ίδιο Κτηματολογικό Γραφείο. Όταν για το Κτηματολογικό Γραφείο έχει εκδοθεί η απόφαση της παραγράφου 7 του άρθρου 1 του ίδιου νόμου για την έναρξη της λειτουργίας του, η ηλεκτρονική υπηρεσία δεν είναι διαθέσιμη μόνο σε περίπτωση που για όλα τα Υποκαταστήματα που υπάγονται σε αυτό, έχει επέλθει διακοπή της επιτόπιας λειτουργίας τους.
8. Κατά την ηλεκτρονική υποβολή σύμφωνα με τις προηγούμενες παραγράφους, ελέγχονται τα στοιχεία του ψηφιακού φακέλου, για να είναι συμβατά με το Σύστημα Πληροφορικής του Εθνικού Κτηματολογίου, καθώς και η συμβατότητα των συνυποβαλλομένων εγγράφων με τις προδιαγραφές, όπως, ενδεικτικά, η ύπαρξη ψηφιακής υπογραφής επί του διακινούμενου εγγράφου, κ.λπ.
9. Ο τρόπος πληρωμής και η πιστοποίηση των καταβαλλόμενων τελών κατά την ηλεκτρονική υποβολή των εγγραπτέων πράξεων σύμφωνα με τις προηγούμενες παραγράφους, ρυθμίζεται με την απόφαση της παραγράφου 1 του άρθρου 40 του ν. 4512/2018.
10. Μετά την παραλαβή της αίτησης, διενεργείται ο έλεγχος νομιμότητας, όπως ορίζεται στο άρθρο 16 του ν. 2664/1998. Εάν κατά τον έλεγχο νομιμότητας που διενεργεί ο Προϊστάμενος του Κτηματολογικού Γραφείου ή του Υποκαταστήματος, σύμφωνα με το άρθρο 16 του ν. 2664/1998 διαπιστωθεί τυπική έλλειψη, αποστέλλεται ηλεκτρονικό μήνυμα στο «Χρήστη Συντάκτη» και τάσσεται προθεσμία για τη συμπλήρωσή τους εντός της οριζόμενης στο ίδιο άρθρο προθεσμίας. Σε περίπτωση απόρριψης, αποστέλλεται ηλεκτρονικό μήνυμα στο «Χρήστη Συντάκτη» και αναρτάται η απορριπτική απόφαση του Προϊσταμένου που φέρει προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή και το εκτύπωμά της λογίζεται ως επίσημο αντίγραφο. Για κάθε βήμα της διαδικασίας επεξεργασίας και καταχώρισης, ενημερώνεται ο ψηφιακός φάκελος με το κατάλληλο στάδιο.
11. Η υπηρεσία της ηλεκτρονικής υποβολής εποπτεύεται από το Φορέα και, σε περίπτωση που ανακύπτει οιαδήποτε απόκλιση, τεχνική ή λειτουργική, διακόπτεται και επαναλειτουργεί μετά την άρση της.
12. Οι «Διαχειριστές» οργανώνουν και εξασφαλίζουν τη λειτουργία Γραφείου Υποστήριξης (help desk) για την τεχνική στήριξη των μελών τους που είναι χρήστες της εφαρμογής.
13. Ο Φορέας και οι «Διαχειριστές» της παραγράφου 2 υπογράφουν «Πρωτόκολλο Συνεργασίας» για την προπαρασκευή των προαναφερομένων τεχνικών και διαδικαστικών λεπτομερειών, για να ενισχύουν τη συνεργασία τους και για να εξασφαλίζεται μία αμφίδρομη σχέση πληροφόρησης, με σκοπό να ανταποκριθούν στις σύγχρονες απαιτήσεις των χρηστών, όπως διαμορφώνονται από την εφαρμογή νέων τεχνολογιών.
Άρθρο 1Β (ΦΕΚ τεύχος Β’ 4584/16-10-2020)
Ηλεκτρονική Υποβολή Αιτήσεων για τη χορήγηση πιστοποιητικών από τα Κτηματολογικά Βιβλία-Αρχές-Προϋποθέσεις-Τρόπος-Διαδικασία
1. Η ηλεκτρονική υποβολή των αιτήσεων για τη χορήγηση πιστοποιητικών, διαγραμμάτων και λοιπών στοιχείων του άρθρου 22 του ν. 2664/1998 από τα τηρούμενα βιβλία, διενεργείται από κάθε φυσικό και νομικό πρόσωπο, στο εξής «Χρήστης Αιτών», που έχει έννομο συμφέρον και επιτυγχάνεται τεχνικά με τη χρήση διαδικτυακών υπηρεσιών.
2. Η ηλεκτρονική υποβολή των αιτήσεων της παρ. 1 μπορεί να διενεργείται καθ’ όλη τη διάρκεια κάθε ημερολογιακής ημέρας.
3. Για την εισαγωγή στη δικτυακή εφαρμογή ηλεκτρονικής υποβολής των αιτήσεων της παρ. 1 που διαχειρίζεται το Ν.Π.Δ.Δ. Ελληνικό Κτηματολόγιο, ο «Χρήστης Αιτών» εισάγει τους κωδικούς που διαθέτει για την εισαγωγή στο taxisnet. Ο «Χρήστης Αιτών» μετά την εισαγωγή του στην εφαρμογή, συμπληρώνει τη φόρμα της ηλεκτρονικής αίτησης και συγκεκριμένα πεδία που αφορούν στο είδος του αιτούμενου πιστοποιητικού και το Κτηματολογικό Γραφείο ή Υποκατάστημα στο οποίο απευθύνεται η αίτηση, καθώς και την αιτιολογία της νόμιμης χρήσης για την οποία προορίζεται το αιτούμενο στοιχείο. Τα στοιχεία του αιτούντος ανακαλούνται από το σύστημα αυτοματοποιημένα μετά την εισαγωγή του, κατά μεταφορά από τη εφαρμογή του taxisnet. Για τις υποβαλλόμενες αιτήσεις και τα χορηγούμενα πιστοποιητικά, διενεργούνται κατά την εκτέλεση της διαδικασίας συστημικοί έλεγχοι πληρότητας και ορθότητας.
4. Ο τρόπος πληρωμής και η πιστοποίηση των καταβαλλόμενων τελών κατά την ηλεκτρονική υποβολή των αιτήσεων για την έκδοση πιστοποιητικών, διαγραμμάτων και λοιπών στοιχείων σύμφωνα με τις προηγούμενες παραγράφους, ρυθμίζεται με την απόφαση της παρ. 1 του άρθρου 40 του ν. 4512/2018.
5. Τα εκδιδόμενα πιστοποιητικά, διαγράμματα και λοιπά στοιχεία έχουν μορφή pdf, φέρουν υπογραφή και σφραγίδα του Προϊσταμένου του Κτηματολογικού Γραφείου και ψηφιακή υπογραφή του Ν.Π.Δ.Δ. Ελληνικό Κτηματολόγιο. Σε περίπτωση που για το Κτηματολογικό Γραφείο της παρ. 1 του άρθρου 15 του ν. 4512/2018 δεν έχει εκδοθεί η απόφαση της παρ. 7 του άρθρου 1 του ίδιου νόμου για την έναρξη της λειτουργίας του, το πιστοποιητικό φέρει υπογραφή κατά νόμιμη διά της παρούσας εξουσιοδότηση του Γενικού Διευθυντή του Ν.Π.Δ.Δ. Ελληνικό Κτηματολόγιο. Στα πιστοποιητικά αναγράφεται μοναδικός συστημικός κωδικός για την πιστοποίηση της αυθεντικότητάς τους μέσω λειτουργίας υπηρεσίας επιβεβαίωσης αυθεντικότητας. Το εκτύπωμα του πιστοποιητικού που αποστέλλεται από το Κτηματολογικό Γραφείο στον αιτούντα και φέρει προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή, λογίζεται ως επίσημο αντίγραφο.
6. Η υπηρεσία της ηλεκτρονικής υποβολής εποπτεύεται από το Ν.Π.Δ.Δ. Ελληνικό Κτηματολόγιο και, σε περίπτωση που ανακύπτει οιαδήποτε απόκλιση, τεχνική ή λειτουργική, διακόπτεται και επαναλειτουργεί μετά την άρση της. Ο σχεδιασμός και η λειτουργία της ηλεκτρονικής υπηρεσίας τελούν υπό τους όρους του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών, καθώς και των διατάξεων του ν. 4624/2019 (Α’ 137).
Άρθρο 2
Ηλεκτρονική τήρηση βιβλίων του συστήματος Μεταγραφών και Υποθηκών – Ψηφιακή εγγραφή αιτήσεων
1. Από τα προβλεπόμενα βιβλία του άρθρου 9 παρ. 1 περ. β) του ν. 4512/2018 (Α’ 5) για την τήρηση, ενημέρωση και λειτουργία του συστήματος Μεταγραφών και Υποθηκών και συγκεκριμένα το Γενικό Βιβλίο Εκθέσεων, το Βιβλίο Τελών και το Βιβλίο Αιτήσεων για την έκδοση πιστοποιητικών και αντιγράφων τηρούνται ηλεκτρονικά.
2. Στο Γενικό Βιβλίο Εκθέσεων και στο Βιβλίο Τελών που τηρεί κάθε Κτηματολογικό Γραφείο και Υποκατάστημα για την περιοχή τοπικής αρμοδιότητάς του, η εγγραφή των αιτήσεων γίνεται ψηφιακά, αυθημερόν κατά τη σειρά υποβολής τους και κατά την εισαγωγή των στοιχείων συμπληρώνονται τα ακόλουθα πεδία: α) ο αριθμός πρωτοκόλλου κατά τη σειρά εγγραφής της αίτησης, β) το έτος, η ημερομηνία και η ώρα εισαγωγής της αίτησης, γ) το ονοματεπώνυμο του αιτούντος, δ) το είδος του εγγράφου και της εγγραπτέας πράξης για την οποία ζητείται η καταχώριση, ε) ο αριθμός, η ημερομηνία έκδοσης και η εκδούσα αρχή του εγγράφου που περιέχεται η εγγραπτέα πράξη, στ) το ποσό συναλλαγής, ζ) στοιχεία μεταγραφών, εγγραφών ή σημειώσεων, η) το είδος και το πλήθος των αιτούμενων πιστοποιητικών και αντιγράφων, θ) τα προβλεπόμενα και εισπραττόμενα κατά τα άρθρα 6 και 7 του ν. 4512/2018 τέλη, πάγια και αναλογικά, για την εγγραφή της πράξης και την έκδοση των αιτούμενων πιστοποιητικών και αντιγράφων και ι) τα στοιχεία του τρόπου πληρωμής.
3. Το Γενικό Βιβλίο Εκθέσεων και το Βιβλίο Τελών, στην έντυπη μορφή τους, συντίθεται από κινητά μηχανογραφικά φύλλα, που είναι παράγωγα της ψηφιακής μορφής, υπογράφονται από τον Προϊστάμενο του Κτηματολογικού Γραφείου ή του Υποκαταστήματος και βιβλιοδετούνται περιοδικά σε τακτά χρονικά διαστήματα, κατά την εύλογη κρίση του Προϊσταμένου, σε ενιαίο τόμο.
Εξαιρετικά και σε περίπτωση που για έκτακτο λόγο δεν είναι τεχνικά εφικτή η ηλεκτρονική τήρηση του των ίδιων Βιβλίων, η εγγραφή των αιτήσεων γίνεται χειρόγραφα σε έντυπα φύλλα, που είναι παράγωγα της ψηφιακής μορφής. Η εγγραφή που καταχωρίστηκε χειρόγραφα, τρέπεται σε ψηφιακή, αμέσως μόλις αρθεί η τεχνική αδυναμία.
4. Στο Βιβλίο Αιτήσεων για την έκδοση πιστοποιητικών και αντιγράφων που τηρεί κάθε Κτηματολογικό Γραφείο και Υποκατάστημα για την περιοχή τοπικής αρμοδιότητάς του, η εγγραφή των αιτήσεων γίνεται ψηφιακά, αυθημερόν κατά τη σειρά υποβολής τους και κατά την εισαγωγή των στοιχείων συμπληρώνονται τα ακόλουθα πεδία: α) ο αριθμός πρωτοκόλλου κατά τη σειρά εγγραφής της αίτησης, β) το έτος, η ημερομηνία και η ώρα εισαγωγής της αίτησης, γ) το ονοματεπώνυμο του αιτούντος, δ) το είδος και το πλήθος των αιτούμενων πιστοποιητικών και αντιγράφων, ε) τα προβλεπόμενα και εισπραττόμενα κατά το άρθρο 7 του ν. 4512/2018 τέλη, για την έκδοση των αιτούμενων πιστοποιητικών και αντιγράφων και στ) τα στοιχεία του τρόπου πληρωμής.
5. Το Βιβλίο Αιτήσεων για την έκδοση πιστοποιητικών και αντιγράφων στην έντυπη μορφή του, συντίθεται από κινητά μηχανογραφικά φύλλα, που είναι παράγωγα της ψηφιακής μορφής, υπογράφονται από τον Προϊστάμενο του Κτηματολογικού Γραφείου ή του Υποκαταστήματος και βιβλιοδετούνται περιοδικά σε τακτά χρονικά διαστήματα, κατά την εύλογη κρίση του Προϊσταμένου, σε ενιαίο τόμο. Εξαιρετικά και σε περίπτωση που για έκτακτο λόγο δεν είναι τεχνικά εφικτή η ηλεκτρονική τήρηση του ίδιου Βιβλίου, η εγγραφή των αιτήσεων γίνεται χειρόγραφα σε έντυπα φύλλα, που είναι παράγωγα της ψηφιακής μορφής. Η εγγραφή που καταχωρίστηκε χειρόγραφα, τρέπεται σε ψηφιακή, αμέσως μόλις αρθεί η τεχνική αδυναμία.
Άρθρο 3
Τα βιβλία υποθηκών, μεταγραφών, κατασχέσεων και διεκδικήσεων, τα γενικά αλφαβητικά ευρετήρια υποθηκών, μεταγραφών, κατασχέσεων και διεκδικήσεων του συστήματος Μεταγραφών και Υποθηκών, που τηρούσε και ενημέρωνε το καταργούμενο Υποθηκοφυλακείο, έμμισθο και άμισθο, μέχρι την ημερομηνία κατάργησης του κατά τα αναφερόμενα στην απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου του Φορέα «Ελληνικό Κτηματολόγιο» της παραγράφου 7 του άρθρου 1 του ν. 4512/2018 και παραδίδονται στο Φορέα σύμφωνα με το πρωτόκολλο του άρθρου 38 παρ. 1 και 2, εξακολουθούν να τηρούνται και να ενημερώνονται από το Κτηματολογικό Γραφείο ή το Υποκατάστημα που συστήνεται κατά το άρθρο 15, μετά την έναρξη της λειτουργίας τους, όπως ορίζεται στην ίδια απόφαση. Στα παραπάνω βιβλία, μετά την παραλαβή τους και πριν τη διενέργεια της πρώτης εγγραφής, τίθεται από τον Προϊστάμενο του Κτηματολογικού Γραφείου ή του Υποκαταστήματος, με δική του επιμέλεια, σχετική επισημείωση για την έναρξη διενέργειας καταχωρίσεων κατά το ν. 4512/2018, με αναφορά στην ημερομηνία έναρξης λειτουργίας του Κτηματολογικού Γραφείου ή του Υποκαταστήματος σύμφωνα με την απόφαση του της παραγράφου 7 του άρθρου 1 του ίδιου νόμου. Το ίδιο ισχύει και για τα βιβλία της παραγράφου 2 του άρθρου 9 του συστήματος ενεχύρων σε κινητά χωρίς παράδοση, άλλων συμβάσεων παροχής ασφάλειας επί κινητών, καθώς και της ενεχύρασης ή εκχώρησης επιχειρηματικών απαιτήσεων ή άλλων δικαιωμάτων κατά το ν. 2844/2000. Σε όσες περιπτώσεις κατά την εξουσιοδοτική διάταξη της παρ. 22 του άρθρου 3 του ν. 2479/1997 (Α΄ 67), όπως συμπληρώθηκε με τις διατάξεις της παρ. 6 του άρθρου 11 του ν. 3472/2006 (Α΄ 35), τα βιβλία Μεταγραφών-Υποθηκών-Κατασχέσεων-Διεκδικήσεων και τα αντίστοιχα Αλφαβητικά Ευρετήρια των έμμισθων Υποθηκοφυλακείων και των Κτηματολογικών Γραφείων Ρόδου και Κω-Λέρου έχουν αντικατασταθεί από ηλεκτρονικά αρχεία, τα αρχεία αυτά, μετά την κατάργηση των οικείων έμμισθων υποθηκοφυλακείων και κτηματολογικών γραφείων κατά τα αναφερόμενα στην απόφαση της παρ. 7 του άρθρου 1 του ν. 4512/2018, παραδίδονται στο Φορέα σύμφωνα με το πρωτόκολλο των παρ. 1 και 2 του άρθρου 38 του ίδιου νόμου και εξακολουθούν να τηρούνται και να ενημερώνονται από το αρμόδιο Κτηματολογικό Γραφείο ή το Υποκατάστημα από την έναρξη λειτουργίας του σύμφωνα με την ίδια απόφαση. Στα αρχεία αυτά, μετά την παραλαβή τους και πριν τη διενέργεια πρώτης εγγραφής, εισάγεται ψηφιακή επισημείωση κατά τα ειδικότερα οριζόμενα στο δεύτερο εδάφιο του παρόντος. Εάν κατά την έναρξη λειτουργίας του Κτηματολογικού Γραφείου ή του Υποκαταστήματος, κατά περίπτωση, δεν έχουν ολοκληρωθεί οι τεχνικές εργασίες μετάπτωσης και διασύνδεσης των βάσεων των ηλεκτρονικών αρχείων με τα συστήματα πληροφορικής του Εθνικού Κτηματολογίου, οι εγγραφές διενεργούνται σε έντυπα βιβλία και ευρετήρια ανάλογου περιεχομένου και μεταφέρονται στα αντίστοιχα ηλεκτρονικά, μετά την ολοκλήρωση της μετάπτωσης και της διασύνδεσης.
Άρθρο 3α
1. Με την επιφύλαξη των οριζομένων στο άρθρο 3, για τη νόμιμη χρήση κάθε νέου αντιτύπου από τα αναφερόμενα στο ίδιο άρθρο βιβλία που τηρούνται σε έντυπη μορφή στα Κτηματολογικά Γραφεία και στα Υποκαταστήματα, απαιτείται η προηγούμενη θεώρηση του από το Γενικό Διευθυντή ή από άλλο νομίμως εξουσιοδοτημένο από αυτόν όργανο ή υπάλληλο του Φορέα: «Ελληνικό Κτηματολόγιο».
2. Η θεώρηση περιλαμβάνει: α) την αρίθμηση και μονογραφή κάθε σελίδας του αντιτύπου του βιβλίου, επί της οποίας τίθεται η σφραγίδα του Φορέα και β) την αναγραφή του αριθμού και της ημερομηνίας της πράξης θεώρησης στην τελευταία σελίδα, όπου τίθεται επισημείωση, υπογραφόμενη και σφραγιζόμενη ως εξής: “Το παρόν βιβλίο, αφού φυλλομετρήθηκε και μονογράφηκε ανά σελίδα, έχει …. σελίδες και θα χρησιμοποιηθεί ως… του Κτηματολογικού Γραφείου/Υποκαταστήματος … Τόπος …, ημεροχρονολογία …/…/… Ιδιότητα του διενεργούντος τη θεώρηση … Υπογραφή”.
Άρθρο 4
Η 549/09/18.7.2012 απόφαση του Οργανισμού Κτηματολογίου και Χαρτογραφήσεων Ελλάδας «Τροποποίηση της 168/3α/17.7.2003 απόφασης του Διοικητικού Συμβουλίου του Οργανισμού Κτηματολογίου και Χαρτογραφήσεων Ελλάδος (ΦΕΚ 1042/Β’/28.7.2003), όπως αυτή έχει τροποποιηθεί και ισχύει με την 393/08/23.10.2006 απόφασή του (ΦΕΚ 1743/Β’/30.11.2006) σχετικά με το περιεχόμενο και τη διάρθρωση του κτηματολογικού φύλλου και τη διαμόρφωση και τήρηση του Κτηματολογικού Βιβλίου» (Β’2188) και η 38469/21.8.2014 απόφαση του Υπουργού Περιβάλλοντος, Ενέργειας και Κλιματικής Αλλαγής «Περιεχόμενο και τρόπος τήρησης του Ημερολογίου Εισερχομένων Πράξεων και του Βιβλίου Αιτήσεων για την έκδοση και χορήγηση πιστοποιητικών, αντιγράφων και αποσπασμάτων του Κτηματολογικού Γραφείου» (Β’ 2323), που εξεδόθησαν κατά τις εξουσιοδοτικές διατάξεις των άρθρων 3 (παράγραφοι 2, περ. γ’, δ’ και στ’ και 3), 6 (παρ. 1), 10, 11, 12 και 15 (παρ. 1) του ν. 2664/1998 «Εθνικό Κτηματολόγιο και άλλες διατάξεις» (Α’275), όπως έχει τροποποιηθεί και ισχύει, εξακολουθούν να ισχύουν.
Η ισχύς της παρούσας απόφασης αρχίζει από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως
