Ηλεκτρονική εφαρμογή για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση δικαιολογητικών

Αριθμ. ΔΙΔΔΔΗ/Φ.ΕΜΔ/4441 – ΦΕΚ Τεύχος Β 1234/12.03.2025
Ζητήματα οργάνωσης, συντήρησης και επικαιροποίησης του Ειδικού Μητρώου Δικαιολογητικών Διοικητικών Διαδικασιών (Μη.Δικ.), των τεχνικών λεπτομερειών για τη χρήση ασφαλών διεπαφών προγραμματισμού εφαρμογών και θυρίδων από τους χρήστες των φορέων του δημόσιου τομέα, των τεχνικών και οργανωτικών μέτρων για τη λειτουργία του Μη.Δικ. και ζητημάτων σχετικά με την ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση των δικαιολογητικών καθώς και κάθε αναγκαία, τεχνική ή άλλη, λεπτομέρεια κατ’ εφαρμογή του άρθρου 32 του ν. 5099/2024 (Α’ 48).

ΟΙ ΥΠΟΥΡΓΟΙ
ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ – ΨΗΦΙΑΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ
αποφασίζουμε:

ΜΕΡΟΣ Α’
Ρύθμιση τεχνικών και οργανωτικών μέτρων και λοιπών λεπτομερειών για την οργάνωση, συντήρηση, τακτική επικαιροποίηση και λειτουργία του Ειδικού Μητρώου Δικαιολογητικών Διοικητικών Διαδικασιών
(Μη.Δικ.)

Άρθρο 1
Σκοπός του Μη.Δικ.

Σκοπός του Ειδικού Μητρώου Δικαιολογητικών Διοικητικών Διαδικασιών (εφεξής Μη.Δικ.) είναι η συγκέντρωση σε ένα μοναδικό σημείο του συνόλου της πληροφορίας που αφορά στα δικαιολογητικά που απαιτούνται για τη διεκπεραίωση των διοικητικών διαδικασιών του Δημοσίου Τομέα της περ. α’ της παρ. 1 του άρθρου 14 του ν. 4270/2014 (Α’ 143), με στόχο τον ανασχεδιασμό τους και την περαιτέρω ενίσχυση της ηλεκτρονικής αυτεπάγγελτης αναζήτησής τους. Οι εν λόγω διαδικασίες αφορούν στην παροχή δημόσιας υπηρεσίας σε πολίτες και επιχειρήσεις ή σε εσωτερικές διαδικασίες των ως άνω φορέων του Δημόσιου Τομέα.

Άρθρο 2
Ορισμοί και Τυπολογία Δικαιολογητικών

1. Ως «δικαιολογητικό» νοείται κάθε έγγραφο το οποίο απαιτείται για τη διεκπεραίωση μίας διοικητικής διαδικασίας.
2. Στο πλαίσιο λειτουργίας του Μη.Δικ., τα δικαιολογητικά διακρίνονται στις ακόλουθες κατηγορίες: (α) Δικαιολογητικά τα οποία εκδίδουν φορείς εντός του Δημόσιου τομέα της περ. α’ της παρ. 1 του άρθρου 14 του ν. 4270/2014, στο πλαίσιο καταχώρισης διοικητικών διαδικασιών στο ΕΜΔΔ-ΜΙΤΟΣ, (β) Λοιπά Δικαιολογητικά, τα οποία εκδίδουν φορείς εκτός του Δημόσιου τομέα του άρθρου 1 της παρούσας.

Άρθρο 3
Αντικείμενο και περιεχόμενο Μη.Δικ.

1. Στο Μη.Δικ., το οποίο αποτελεί μέρος του Εθνικού Μητρώου Διοικητικών Διαδικασιών – ΜΙΤΟΣ του άρθρου 90 του ν. 4727/2020 (Α’ 184), καταγράφονται και επικαιροποιούνται τα δικαιολογητικά που απαιτούνται για τη διεκπεραίωση των διοικητικών διαδικασιών του Δημοσίου Τομέα της περ. α’ της παρ. 1 του άρθρου 14 του ν. 4270/2014 (Α’ 143).
2. Το Μη.Δικ. περιλαμβάνει: (α) Πλήρη κατάλογο των υφιστάμενων δικαιολογητικών. (β) Αναλυτική πληροφόρηση για τα επιμέρους πεδία κάθε δικαιολογητικού.
3. Τα δικαιολογητικά που καταχωρίζονται στο Μη.Δικ. περιλαμβάνουν:
α) Πεδία Γενικών Πληροφοριών, τα οποία συμπληρώνονται για το σύνολο των δικαιολογητικών της παρ. 2 του άρθρου 2,
β) πεδία Τεχνικών Πληροφοριών, τα οποία συμπληρώνονται αποκλειστικά για τα Δικαιολογητικά της περ. α της παρ. 2 του άρθρου 2, και
γ) πεδία Ειδικών Πληροφοριών, τα οποία συμπληρώνονται για το σύνολο των δικαιολογητικών της παρ. 2 του άρθρου 2.

Άρθρο 4
Υπόχρεοι φορείς για καταχώριση πληροφορίας

1. Η ένταξη δικαιολογητικών στο Μη.Δικ. γίνεται με μέριμνα της Διεύθυνσης Διοικητικών Διαδικασιών Δημοσίου του Υπουργείου Εσωτερικών, σε συνεργασία με τις αρμόδιες υπηρεσίες του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης και τις, κατά περίπτωση, αρμόδιες αρχές θεσμοθέτησης των διαδικασιών έκδοσης των δικαιολογητικών.
2. Για τα Δικαιολογητικά της περ. α) της παρ. 2 του άρθρου 2, η συμπλήρωση των πεδίων των Γενικών Πληροφοριών γίνεται αυτόματα μέσω διαλειτουργικότητας με το ΕΜΔΔ-ΜΙΤΟΣ. Για τα Δικαιολογητικά της περ. β) της παρ. 2 του άρθρου 2, η συμπλήρωση των ανωτέρω πεδίων γίνεται με μέριμνα της Διεύθυνσης Διοικητικών Διαδικασιών Δημοσίου του Υπουργείου Εσωτερικών.
3. Για τα Δικαιολογητικά της περ. α) της παρ. 2 του άρθρου 2 για τα οποία η αρμοδιότητα θεσμοθέτησης της διαδικασίας έκδοσης βρίσκεται σε επίπεδο Υπουργείου, η συμπλήρωση των πεδίων των Τεχνικών Πληροφοριών γίνεται με μέριμνα της Υπηρεσίας Ψηφιακής Διακυβέρνησης του άρθρου 9 του ν. 4727/2020 και ελλείψει αυτής από την οικεία υπηρεσία με αρμοδιότητες σχετικές με ΤΠΕ και την ψηφιακή διακυβέρνηση. Για λοιπούς, πλην Υπουργείων, φορείς, η συμπλήρωση των πεδίων των Τεχνικών Πληροφοριών γίνεται με μέριμνα της οικείας υπηρεσίας με αρμοδιότητες σχετικές με ΤΠΕ και την ψηφιακή διακυβέρνηση.
4. Η συμπλήρωση των πεδίων των Ειδικών Πληροφοριών, όπου αυτή απαιτείται, γίνεται με μέριμνα της Διεύθυνσης Διοικητικών Διαδικασιών Δημοσίου του Υπουργείου Εσωτερικών.

Άρθρο 5
Σύστημα οργάνωσης και διαχείρισης του Μη.Δικ.

1. H Διεύθυνση Διοικητικών Διαδικασιών Δημοσίου του Υπουργείου Εσωτερικών έχει στο Μη.Δικ. ρόλο Επόπτη.
Ειδικότερα:
(α) Σχεδιάζει την ανάπτυξη και τη δομή του Μη.Δικ. και καθορίζει τα πρότυπα και τους κανόνες καταχώρισης του περιεχομένου των δικαιολογητικών.
(β) Προτεραιοποιεί τα προς καταχώριση στο Μη.Δικ. δικαιολογητικά.
(γ) Συντονίζει τις ενδεδειγμένες ενέργειες των υπόχρεων θεσμικών φορέων και παρέχει υποστήριξη κατά την καταχώριση ή επικαιροποίηση των πληροφοριών που αφορούν στα δικαιολογητικά αρμοδιότητάς τους.
(δ) Ελέγχει την πληρότητα των καταχωρισμένων πληροφοριών και, εν συνεχεία, δημοσιεύει τα δικαιολογητικά στο Μη.Δικ..
2. Η ΕΔΥΤΕ Α.Ε. υποστηρίζει τη Διεύθυνση Διοικητικών Διαδικασιών Δημοσίου του Υπουργείου Εσωτερικών μέσω των κάτωθι ενεργειών:
(α) Ανάπτυξη, παραγωγική λειτουργία και συντήρηση του πληροφοριακού συστήματος του Μη.Δικ.,
(β) παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών για τον περαιτέρω σχεδιασμό και την ανάπτυξη του Μη.Δικ. και (γ) τεχνική υποστήριξη των χρηστών του Μη.Δικ..
3. Σε κάθε αρχή θεσμοθέτησης διαδικασιών έκδοσης δικαιολογητικών, προβλέπεται στο Μη.Δικ. ρόλος Διαχειριστή και αναπληρωτή αυτού, ο οποίος αποτελεί τον επίσημο σύνδεσμο επικοινωνίας του φορέα με τη Διεύθυνση Διοικητικών Διαδικασιών Δημοσίου και είναι αρμόδιος για:
(α) Τη συμπλήρωση των πεδίων των Τεχνικών Πληροφοριών εκάστου δικαιολογητικού, όταν του ανατίθεται από τον Επόπτη,
(β) την επικαιροποίηση αυτών, σε κάθε περίπτωση τροποποίησης του θεσμικού πλαισίου που διέπει το δικαιολογητικό,
(γ) την αμελλητί ενημέρωση της ΕΔΥΤΕ, σε κάθε περίπτωση αλλαγής της κατάστασης του ρόλου του ως Διαχειριστή στο πληροφοριακό σύστημα, είτε λόγω αποχώρησής του από τον φορέα είτε λόγω μετακίνησής του σε άλλη οργανική μονάδα του φορέα.
4. Ως Διαχειριστής στο Μη.Δικ. ορίζεται:
(α) Για τα Υπουργεία, ο Προϊστάμενος της Υπηρεσίας Ψηφιακής Διακυβέρνησης, και
(β) για τους λοιπούς υπόχρεους στο Μη.Δικ. φορείς, ο προϊστάμενος της Διεύθυνσης Πληροφορικής ή άλλης οργανικής μονάδας που είναι επιφορτισμένη με τις αρμοδιότητες διαχείρισης των Πληροφοριακών και Επικοινωνιακών Υποδομών.

Άρθρο 6
Δημοσίευση δικαιολογητικού στο Μη.Δικ. – Διαδικασία καταχώρισης πληροφορίας

1. Η καταχώριση πληροφορίας στο Μη.Δικ. που αφορά στα Δικαιολογητικά της περ. α) της παρ. 2 του άρθρου 2, διακρίνεται στα ακόλουθα επιμέρους στάδια:
i) Καταχώριση τίτλου δικαιολογητικού: Ο Επόπτης καταχωρίζει τον τίτλο του δικαιολογητικού στο σχετικό πεδίο του πληροφοριακού συστήματος του Μη.Δικ..
ii) Ανάθεση δικαιολογητικού σε Διαχειριστή Μη.Δικ.: Ο Επόπτης αναθέτει το δικαιολογητικό προς επεξεργασία στον Διαχειριστή Μη.Δικ..
iii) Συμπλήρωση των πεδίων των Τεχνικών Πληροφοριών και αποστολή δικαιολογητικού στον Επόπτη: Ο Διαχειριστής Μη.Δικ. καταχωρίζει πληροφορία στα σχετικά πεδία και εν συνεχεία προωθεί το δικαιολογητικό στον Επόπτη. iv) Έλεγχος και δημοσίευση του δικαιολογητικού: Ο Επόπτης ελέγχει την πληρότητα της πληροφορίας στα πεδία των Γενικών και Τεχνικών Πληροφοριών και, εν συνεχεία, δημοσιεύει το δικαιολογητικό στο Μη.Δικ..
2. Η καταχώριση πληροφορίας στο Μη.Δικ. που αφορά στα δικαιολογητικά της περ. β) της παρ. 2 του άρθρου 2 διακρίνεται στα ακόλουθα επιμέρους στάδια:
i) Καταχώριση τίτλου δικαιολογητικού: Ο Επόπτης καταχωρίζει τον τίτλο του δικαιολογητικού στο σχετικό πεδίο του πληροφοριακού συστήματος του Μη.Δικ..
ii) Συμπλήρωση των πεδίων των Γενικών Πληροφοριών: Ο Επόπτης καταχωρίζει πληροφορία σε όσα πεδία χρήζουν συμπλήρωσης.
iii) Δημοσίευση του δικαιολογητικού: Ο Επόπτης δημοσιεύει το δικαιολογητικό στο Μη.Δικ..

Άρθρο 7
Ένταξη δικαιολογητικών στο Μη.Δικ.

1. Ως ενταγμένα στο Μη.Δικ. δικαιολογητικά νοούνται τα δικαιολογητικά για τα οποία έχει ολοκληρωθεί η δημοσίευσή τους σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 6. 2. Ο κατάλογος των ενταγμένων στο Μη.Δικ. δικαιολογητικών της παρ. 1 είναι προσβάσιμος στον ιστότοπο του ΕΜΔΔ-ΜΙΤΟΣ (https://mitos.gov.gr).

Άρθρο 8
Επικαιροποίηση πληροφορίας στο Μη.Δικ.

Η επικαιροποίηση πληροφορίας που αφορά σε δικαιολογητικά καταχωρισμένα στο Μη.Δικ. πραγματοποιείται εντός προθεσμίας δέκα (10) ημερολογιακών ημερών από την έναρξη ισχύος της νομοθετικής ρύθμισης ή της κανονιστικής πράξης με την οποία θεσμοθετήθηκε η τροποποίηση.

ΜΕΡΟΣ Β’
Ορισμός τεχνικών λεπτομερειών για τη χρήση ασφαλών διεπαφών προγραμματισμού εφαρμογών και θυρίδων από τους χρήστες των φορέων του δημόσιου τομέα, ζητήματα ηλεκτρονικής αυτεπάγγελτης αναζήτησης και άντλησης δικαιολογητικών

Άρθρο 9
Αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση δικαιολογητικών

1. Η αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση δικαιολογητικών της παρ. 2 του άρθρου 32 του ν. 5099/2024 διενεργείται για δικαιολογητικά που είναι διαθέσιμα ψηφιακά. Για τις ανάγκες της παρούσας, ψηφιακά διαθέσιμα είναι τα δικαιολογητικά για τα οποία ισχύουν αθροιστικά τα εξής:
α) Οι πληροφορίες που τα απαρτίζουν τηρούνται σε μητρώα του Δημοσίου σε ηλεκτρονική μορφή,
β) ανά πάσα στιγμή μπορούν να αντλούνται μέσω διαδικτυακής υπηρεσίας που παρέχεται από το Κέντρο Διαλειτουργικότητας (ΚΕΔ) της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης (Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ.) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης χωρίς να απαιτείται άλλη ενέργεια φορέα ή πολίτη και η σχετική διαδικτυακή υπηρεσία έχει αντιστοιχηθεί με το εν λόγω δικαιολογητικό στο Μη.Δικ.,
γ) καταναλώνονται είτε με τη μορφή δεδομένων που ενσωματώνονται σε πληροφοριακό σύστημα ή εφαρμογή του λήπτη είτε με τη μορφή εγγράφου που συντίθεται πλήρως αυτοματοποιημένα με βάση τα δεδομένα αυτά, με την έννοια του ηλεκτρονικού δημοσίου εγγράφου της παρ. 2 του άρθρου 15 του ν. 4727/2020 (Α’ 184).
2. Η αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση δικαιολογητικών της παρ. 1 από τους αρμόδιους φορείς διενεργείται: α) Μέσω του ΚΕΔ, όταν πρόκειται για άντληση σε μορφή δεδομένων με χρήση διαδικτυακής υπηρεσίας, β) μέσω της εφαρμογής του άρθρου 11 ή γ) μέσω της εφαρμογής των θυρίδων φορέων και χρηστών, σύμφωνα με το άρθρο 13.

Άρθρο 10
Ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση δικαιολογητικών μέσω του Κέντρου Διαλειτουργικότητας

1. Το ΚΕΔ είναι αρμόδιο για την παροχή στους φορείς του Δημοσίου των κατάλληλων διαδικτυακών υπηρεσιών για ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση των δικαιολογητικών αυτών.
2. Οι φορείς του Δημοσίου, που επιθυμούν τη διάθεση σε αυτούς διαδικτυακών υπηρεσιών για την ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση δικαιολογητικών, ακολουθούν τις διαδικασίες και πολιτικές που διέπουν τη λειτουργία του ΚΕΔ, ιδίως όσες προβλέπονται στο άρθρο 84 του ν. 4727/2020, στην υπό στοιχεία 118944 ΕΞ 2019 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας (Β’ 3990), στο Πλαίσιο Ασφάλειας Πληροφοριακών Συστημάτων και στην Πολιτική Ορθής Χρήσης Διαδικτυακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης.

Άρθρο 11
Ηλεκτρονική εφαρμογή για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση δικαιολογητικών

1. Δημιουργείται ηλεκτρονική εφαρμογή προσβάσιμη μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (ΕΨΠ-gov.gr) για την ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση δικαιολογητικών με τη μορφή ηλεκτρονικών εγγράφων (εφεξής «εφαρμογή»).
2. Πρόσβαση στην εφαρμογή έχουν οι υπάλληλοι των φορέων του δημόσιου τομέα που είναι αρμόδιοι για τη διεκπεραίωση διοικητικών διαδικασιών, κατόπιν αίτησης ενδιαφερομένου, για τις οποίες απαιτούνται τα δικαιολογητικά της παρ. 2 του άρθρου 32 του ν. 5099/2024 (εφεξής «χρήστες»). Η πρόσβαση των φορέων του δημόσιου τομέα στην εφαρμογή χορηγείται αυτεπάγγελτα, υπό την προϋπόθεση ότι η διοικητική διαδικασία για την οποία ζητείται το δικαιολογητικό είναι δημοσιευμένη στο Εθνικό Μητρώο Διοικητικών Διαδικασιών «Μίτος» του άρθρου 90 του ν. 4727/2020.
3. Για τη χρήση της εφαρμογής απαιτείται η προηγούμενη αυθεντικοποίηση του χρήστη με τη χρήση των κωδικών-διαπιστευτηρίων «Κωδικοί Δημόσιας Διοίκησης» σύμφωνα με την υπό στοιχεία 29810 ΕΞ 2020 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας «Διαδικασία αυθεντικοποίησης υπαλλήλων του δημοσίου τομέα σε ψηφιακές δημόσιες υπηρεσίες» (Β’ 4798).

Άρθρο 12
Λειτουργία ηλεκτρονικής εφαρμογής για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση δικαιολογητικών

1. Ο χρήστης μετά την αυθεντικοποίησή του επιλέγει το δικαιολογητικό προς αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση από κατάλογο με τα ψηφιακά διαθέσιμα δικαιολογητικά που έχουν ενσωματωθεί στην εφαρμογή. Στη συνέχεια, καταχωρίζει τα απαραίτητα πεδία για την αναζήτηση και άντληση του δικαιολογητικού και ιδίως α) τον τίτλο της διοικητικής διαδικασίας για την οποία αιτείται την ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση του δικαιολογητικού, είτε επιλέγοντας αυτόν από κατάλογο είτε συμπληρώνοντάς τον σε σχετικό πεδίο κειμένου, εφόσον δεν περιλαμβάνεται στον κατάλογο, β) τον αριθμό πρωτοκόλλου, την ημερομηνία και τον φορέα διεκπεραίωσης της αίτησης του ενδιαφερομένου, γ) τον αριθμό φορολογικού μητρώου (ΑΦΜ), το επώνυμο και το όνομα του ενδιαφερομένου.
2. Ο χρήστης επιβεβαιώνει τα προσωπικά στοιχεία του ενδιαφερομένου που ανακτώνται μέσω διαλειτουργικότητας από το Φορολογικό Μητρώο και στη συνέχεια αναζητά και αντλεί αυτεπάγγελτα το δικαιολογητικό της παρ. 1 μέσω διαλειτουργικότητας με το κατάλληλο μητρώο ή πληροφοριακό σύστημα του αρμόδιου φορέα. Αν τα στοιχεία του προσώπου που ανακτώνται μέσω διαλειτουργικότητας δεν είναι ορθά, ο χρήστης ακολουθεί τη διαδικασία του άρθρου 14.
3. Το δικαιολογητικό που αντλείται επιτυχώς σύμφω-να με τη διαδικασία του παρόντος άρθρου φέρει τα χαρακτηριστικά ασφαλείας της παρ. 3 του άρθρου 27 του ν. 4727/2020 και συγκεκριμένα α) μοναδικό κωδικό αριθμό σε αλφαριθμητική μορφή και σε μορφή QR και β) εγκεκριμένη ή προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης.
4. Το έγγραφο της παρ. 3 έχει ισχύ πρωτοτύπου εγγρά-φου, όταν διακινείται ως ηλεκτρονικό έγγραφο με χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ), ή αντιγράφου, όταν διακινείται ως έντυπο έγγραφο, σύμφωνα με την παρ. 3 του άρθρου 27 του ν. 4727/2020. Ο χρήστης της εφαρμογής δύναται να αποθηκεύσει το έγγραφο της παρ. 3 τοπικά.
5. Το δικαιολογητικό που αντλείται ηλεκτρονικά αυ-τεπάγγελτα με την διαδικασία του παρόντος άρθρου δεν επιτρέπεται να χρησιμοποιηθεί για άλλη διοικητική διαδικασία πλην αυτής που δηλώθηκε στην εφαρμογή από τον χρήστη.
6. Ο ενδιαφερόμενος για τον οποίο πραγματοποιεί-ται ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση του δικαιολογητικού ενημερώνεται για τα μεταδεδομένα της αναζήτησης α) με ανάρτηση σχετικού μηνύματος στην προσωπική θυρίδα του που τηρείται στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη «Gov.gr – ΕΨΠ», ή β) με SMS ή/και email στα στοιχεία επικοινωνίας του, όπως ανακτώνται μέσω διαλειτουργικότητας από το Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας, ή γ) με αποστολή ειδοποίησης στην εφαρμογή του ψηφιακού αποθετηρίου εγγράφων του άρθρου 80 του ν. 4954/2022. Ενημερωτικό έγγραφο με τα μεταδεδομένα της αναζήτησης και ιδίως α) τη διοικητική διαδικασία, τον αριθμό πρωτοκόλλου, την ημερομηνία και τον φορέα διεκπεραίωσης της αίτησης για την οποία πραγματοποιήθηκε η αυτεπάγγελτη αναζήτηση, β) την ακριβή ημερομηνία και ώρα της αυτεπάγγελτης αναζήτησης, γ) το ονοματεπώνυμο του χρήστη που προέβη στην αυτεπάγγελτη αναζήτηση, αναρτάται στην προσωπική θυρίδα του ενδιαφερόμενου που τηρείται στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη «Gov.gr – ΕΨΠ».

Άρθρο 13
Ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση δικαιολογητικών μέσω των Θυρίδων φορέα

1. Η ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση δικαιολογητικών της παρ. 2 του άρθρου 32 του ν. 5099/2024 δύναται να πραγματοποιείται, πέραν της εφαρμογής του άρθρου 11, και μέσω των Θυρίδων φορέα του άρθρου 26 του ν. 4727/2020, σύμφωνα με τις λειτουργίες και τα χαρακτηριστικά που τις διέπουν, όπως ορίζονται στην υπό στοιχεία 5620 ΕΞ 2021 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας (Β’ 849), όπως τροποποιήθηκε με την υπό στοιχεία 36126 ΕΞ 2022 (Β’ 4693) όμοια απόφαση.
2. Ο υπάλληλος-χειριστής της Θυρίδας φορέα μετά την αυθεντικοποίησή του επιλέγει το δικαιολογητικό προς ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση από κατάλογο με τα ψηφιακά διαθέσιμα δικαιολογητικά της παρ. 2 του άρθρου 32 του ν. 5099/2024. Στη συνέχεια, καταχωρίζει τα απαραίτητα πεδία για την αναζήτηση και άντληση του δικαιολογητικού και ιδίως α) τον τίτλο της διοικητικής διαδικασίας για την οποία αιτείται την ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση του δικαιολογητικού, είτε επιλέγοντας αυτόν από κατάλογο είτε συμπληρώνοντάς τον σε σχετικό πεδίο κειμένου, εφόσον δεν περιλαμβάνεται στον κατάλογο, β) τον αριθμό πρωτοκόλλου, την ημερομηνία και τον φορέα διεκπεραίωσης της αίτησης του ενδιαφερομένου, γ) τον ΑΦΜ, το επώνυμο και το όνομα του ενδιαφερομένου.
3. Ο υπάλληλος-χειριστής της Θυρίδας φορέα επιβεβαιώνει τα προσωπικά στοιχεία του ενδιαφερομένου που ανακτώνται μέσω διαλειτουργικότητας από το Φορολογικό Μητρώο και στη συνέχεια αναζητά και αντλεί αυτεπάγγελτα το δικαιολογητικό της παρ. 1 μέσω διαλειτουργικότητας με το κατάλληλο μητρώο ή πληροφοριακό σύστημα του αρμόδιου φορέα. Αν τα στοιχεία του προσώπου που ανακτώνται μέσω διαλειτουργικότητας δεν είναι ορθά, ο υπάλληλος-χειριστής της Θυρίδας φορέα ακολουθεί τη διαδικασία του άρθρου 14.
4. Το δικαιολογητικό που αντλείται επιτυχώς σύμφωνα με τη διαδικασία του παρόντος άρθρου φέρει τα χαρακτηριστικά ασφαλείας της παρ. 3 του άρθρου 27 του ν. 4727/2020 και συγκεκριμένα α) μοναδικό κωδικό αριθμό σε αλφαριθμητική μορφή και σε μορφή QR και β) εγκεκριμένη ή προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης.
5. Το έγγραφο της παρ. 4 έχει ισχύ πρωτοτύπου εγγράφου, όταν διακινείται ως ηλεκτρονικό έγγραφο με χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ), ή αντιγράφου, όταν διακινείται ως έντυπο έγγραφο, σύμφωνα με την παρ. 3 του άρθρου 27 του ν. 4727/2020.
6. Το δικαιολογητικό που αντλείται ηλεκτρονικά αυτεπάγγελτα με τη διαδικασία του παρόντος άρθρου δεν επιτρέπεται να χρησιμοποιηθεί για άλλη διοικητική διαδικασία πλην αυτής που δηλώθηκε από τον υπάλληλο χειριστή της Θυρίδας φορέα.
7. Ο ενδιαφερόμενος για τον οποίο πραγματοποιείται ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση του δικαιολογητικού μέσω Θυρίδας φορέα ενημερώνεται για τα μεταδεδομένα της αναζήτησης α) με ανάρτηση σχετικού μηνύματος στην προσωπική θυρίδα του που τηρείται στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη «Gov.gr – ΕΨΠ», ή β) με SMS ή/και email στα στοιχεία επικοινωνίας του, όπως ανακτώνται μέσω διαλειτουργικότητας από το Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας, ή γ) με αποστολή ειδοποίησης στην εφαρμογή του ψηφιακού αποθετηρίου εγγράφων του άρθρου 80 του ν. 4954/2022. Ενημερωτικό έγγραφο με τα μεταδεδομένα της ηλεκτρονικής αυτεπάγγελτης αναζήτησης και ιδίως α) τη διοικητική διαδικασία, τον αριθμό πρωτοκόλλου, την ημερομηνία και τον φορέα διεκπεραίωσης της αίτησης για την οποία πραγματοποιήθηκε η ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση, β) την ακριβή ημερομηνία και ώρα της ηλεκτρονικής αυτεπάγγελτης αναζήτησης, γ) το ονοματεπώνυμο του υπαλλήλου χειριστή της Θυρίδας φορέα που προέβη στην ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση, αναρτάται στην προσωπική θυρίδα του ενδιαφερόμενου που τηρείται στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη «Gov.gr – ΕΨΠ».
8. Κατόπιν ολοκλήρωσης της ηλεκτρονικής αυτεπάγγελτης αναζήτησης και άντλησης ενός δικαιολογητικού που πραγματοποιείται μέσω Θυρίδων φορέα, τηρείται στη Θυρίδα του φορέα που την πραγματοποίησε ως ολοκληρωμένη υπόθεση με τα εξής στοιχεία: α) χειριστής, β) ημερομηνία υπόθεσης, γ) τα μεταδεδομένα αυτεπάγγελτης ηλεκτρονικής αναζήτησης της παρ. 7, και δ) μνεία για το αν το αποτέλεσμα της αναζήτησης ήταν επιτυχής άντληση ή όχι. Το δικαιολογητικό που έχει αντληθεί δεν τηρείται στη Θυρίδα του φορέα. Ο υπάλληλος-χειριστής της Θυρίδας φορέα δύναται να αποθηκεύσει το έγγραφο της παρ. 4 τοπικά.
9. Ο φορέας που επιθυμεί την ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση δικαιολογητικών της παρ. 2 του άρθρου 32 του ν. 5099/2024 μέσω Θυρίδων φορέα, το αναφέρει στο αίτημά του κατά τη διαδικασία του άρθρου 8 της υπό στοιχεία 5620 ΕΞ 2021 απόφασης του Υπουργού Επικρατείας, όπως τροποποιήθηκε με την υπό στοιχεία 36126 ΕΞ 2022 όμοια απόφαση.
10. Αν κατά την έναρξη ισχύος της παρούσας ο φορέας ήδη διατηρεί θυρίδα, η ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση δικαιολογητικών μέσω της θυρίδας του εκκινεί με διαπιστωτική πράξη του διαχειριστή της ανώτερης ιεραρχικά θυρίδας.

Άρθρο 14
Αναφορά σφάλματος κατά την ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση δικαιολογητικού

1. Αν το δικαιολογητικό που αναζητείται ηλεκτρονικά αυτεπάγγελτα κατά τα άρθρα 10 έως και 13 δεν αντληθεί επιτυχώς, ο υπάλληλος αποστέλλει ηλεκτρονικά αναφορά σφάλματος είτε α) στη θυρίδα του αρμόδιου φορέα, εφόσον υφίσταται τέτοια, είτε β) σε διεύθυνση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (e-mail) του αρμόδιου φορέα. Για τους σκοπούς του πρώτου εδαφίου νοείται ο φορέας που ορίζεται από το νόμο ως αρμόδιος για την έκδοση του δικαιολογητικού που αναζητείται αυτεπάγγελτα.
2. Η αναφορά σφάλματος της παρ. 1 πραγματοποιείται
α) με χρήση ηλεκτρονικής εφαρμογής που δημιουργείται, προσβάσιμης μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr-EΨΠ) (εφεξής «εφαρμογή αναφοράς σφάλματος») ή β) μέσω των Θυρίδων φορέα. 3. Χρήστες της εφαρμογής αναφοράς σφάλματος είναι α) οι υπάλληλοι των φορέων στους οποίους έχουν διατεθεί διαδικτυακές υπηρεσίες μέσω του ΚΕΔ κατά το άρθρο 10, β) οι χρήστες της παρ. 2 του άρθρου 11, γ) οι υπάλληλοι-χειριστές των Θυρίδων φορέα. Για τη χρήση της εφαρμογής αναφοράς σφάλματος απαιτείται η προηγούμενη αυθεντικοποίηση με τη χρήση των κωδικών-διαπιστευτηρίων «Κωδικοί Δημόσιας Διοίκησης» σύμφωνα με την υπό στοιχεία 29810 ΕΞ 2020 (Β’ 4798) απόφαση του Υπουργού Επικρατείας. Η πρόσβαση των φορέων του δημόσιου τομέα στην εφαρμογή αναφοράς σφάλματος χορηγείται αυτεπάγγελτα, υπό την προϋπόθεση ότι η αρμοδιότητά τους για την ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη έκδοση δικαιολογητικών προκύπτει μέσω του Εθνικού Μητρώου Διοικητικών Διαδικασιών «Μίτος» του άρθρου 90 του ν. 4727/2020.
4. Η αναφορά σφάλματος της παρ. 1 περιλαμβάνει:
α) Όλα τα μεταδεδομένα της ηλεκτρονικής αυτεπάγγελτης αναζήτησης, και ιδίως τον τίτλο της διοικητικής διαδικασίας για την οποία γίνεται η ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση του δικαιολογητικού, τον αριθμό πρωτοκόλλου, την ημερομηνία και τον φορέα διεκπεραίωσης της αίτησης του ενδιαφερομένου, τον ΑΦΜ, το επώνυμο και το όνομα του ενδιαφερομένου,
β) τα προσωπικά στοιχεία και τα στοιχεία επικοινωνίας του υπαλλήλου που αιτείται την ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση δικαιολογητικού, καθώς και
γ) την αιτία αδυναμίας ηλεκτρονικής άντλησης του δικαιολογητικού, εφόσον αυτή προκύπτει.
5. Ο αρμόδιος φορέας που αναλαμβάνει τη διεκπεραίωση της αναφοράς σφάλματος προβαίνει στην απαραίτητη διερεύνηση και τελικά στον εντοπισμό της αιτίας για την αδυναμία της ηλεκτρονικής αυτεπάγγελτης άντλησης.
6. Μετά τον εντοπισμό της αιτίας της αδυναμίας ηλεκτρονικής αυτεπάγγελτης άντλησης, ο αρμόδιος φορέας:
α) Προβαίνει σε ενέργειες διόρθωσης στο πληροφοριακό σύστημα/μητρώο από το οποίο γίνεται η έκδοση του δικαιολογητικού, εφόσον αυτό είναι εφικτό, ή
β) διαπιστώνει την οριστική αδυναμία ηλεκτρονικής αυτεπάγγελτης άντλησης του δικαιολογητικού.
7. Ο αρμόδιος φορέας ενημερώνει τον χρήστη της εφαρμογής αναφοράς σφάλματος για το αποτέλεσμα της διερεύνησης και:
α) Αν το πρόβλημα που οδήγησε στην αδυναμία της ηλεκτρονικής αυτεπάγγελτης άντλησης του δικαιολογητικού έχει επιλυθεί, ο χρήστης της εφαρμογής αναφοράς σφάλματος εκκινεί εκ νέου την αυτεπάγγελτη διαδικασία,
β) αν διαπιστωθεί η οριστική αδυναμία ηλεκτρονικής αυτεπάγγελτης έκδοσης του δικαιολογητικού, εφαρμόζεται αναλογικά η παρ. 3 του άρθρου 32 ν. 5099/2024 και αν ούτε τότε είναι εφικτή η αυτεπάγγελτη άντληση, ενημερώνεται ο ενδιαφερόμενος από τον υπάλληλο που είναι αρμόδιος για τη διεκπεραίωση της αίτησής του και για την έκβαση της αίτησης εφαρμόζονται οι οικείες διατάξεις που τη διέπουν.

Άρθρο 15
Ειδικές ρυθμίσεις για την ηλεκτρονική αυτεπάγγελτη αναζήτηση και άντληση δικαιολογητικών της παρ. 2 του άρθρου 32 του ν. 5099/2024

1. Η εφαρμογή του άρθρου 11 και η εφαρμογή αναφοράς σφάλματος του άρθρου 14 διαλειτουργεί μέσω του ΚΕΔ με τα κατάλληλα μητρώα και πληροφοριακά συστήματα του Δημοσίου για την άντληση των απαραίτητων στοιχείων. Συγκεκριμένα αξιοποιούνται οι εξής διαδικτυακές υπηρεσίες:
α) Αυθεντικοποίηση υπαλλήλων Φορέων με την χρήση Κωδικών Δημόσιας Διοίκησης (oAuth2.0.PA) για την αυθεντικοποίηση του χρήστη,
β) επιβεβαίωση στοιχείων Φυσικού Προσώπου για την επιβεβαίωση των προσωπικών στοιχείων του αιτούντος-ενδιαφερόμενου προσώπου για το οποίο πραγματοποιείται αυτεπάγγελτη ηλεκτρονική αναζήτηση και άντληση δικαιολογητικών της παρ. 2 του άρθρου 32 του ν. 5099/2024,
γ) το Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας, για τα στοιχεία επικοινωνίας του αιτούντοςενδιαφερόμενου προσώπου και δ) οι κατάλληλες διαδικτυακές υπηρεσίες για αναζήτηση και άντληση των δικαιολογητικών της παρ. 2 του άρθρου 32 του ν. 5099/2024.
2. Οι διαλειτουργικότητες της παρ. 1 πραγματοποιούνται σύμφωνα με το ισχύον Πλαίσιο Ασφάλειας Πληροφοριακών Συστημάτων της Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ. του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, την πολιτική ορθής χρήσης διαδικτυακών υπηρεσιών και τις διατάξεις περί προστασίας τυχόν δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Άρθρο 16
Επεξεργασία προσωπικών δεδομένων κατά την αυτεπάγγελτη ηλεκτρονική αναζήτηση και άντληση δικαιολογητικών

1. Κάθε επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που λαμβάνει χώρα στο πλαίσιο της παρούσας απόφασης, πραγματοποιείται σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016, για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και τις διατάξεις του ν. 4624/2019 (Α’ 137).
2. Οι φορείς του δημόσιου τομέα επιτελούν τον ρόλο του αυτοτελώς υπεύθυνου επεξεργασίας για τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του αιτούντος-ενδιαφερόμενου προσώπου, τα οποία αντλούνται από τα πληροφοριακά τους συστήματα, με σκοπό την αυτεπάγγελτη ηλεκτρονική αναζήτηση και άντληση των δικαιολογητικών της παρ. 2 του άρθρου 32 του ν. 5099/2024. Οι φορείς αυτοί είναι υπεύθυνοι για την εγκυρότητα και την ορθότητα των δεδομένων που αντλούνται από τα πληροφοριακά τους συστήματα για τους σκοπούς υλοποίησης της παρούσας απόφασης.
3. Οι φορείς του δημόσιου τομέα επιτελούν τον ρόλο του αυτοτελώς υπεύθυνου επεξεργασίας για τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που λαμβάνουν κατά την αυτεπάγγελτη ηλεκτρονική αναζήτηση και άντληση των δικαιολογητικών της παρ. 2 του άρθρου 32 του ν. 5099/2024.
4. Το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης επιτελεί ρόλο υπευθύνου επεξεργασίας στο πλαίσιο λειτουργίας των εφαρμογών των άρθρων 11 και 14, στο πλαίσιο διάθεσης των Θυρίδων φορέα του άρθρου 13, και στο πλαίσιο λειτουργίας της ειδικής ηλεκτρονικής εφαρμογής του Gov.gr Wallet, σύμφωνα με την παρ. 6 β’ του άρθρου 80 του ν. 4954/2022.
5. Η Ανώνυμη Εταιρεία του ελληνικού δημοσίου με την επωνυμία «Εθνικό Δίκτυο Υποδομών Τεχνολογίας και Έρευνας Α.Ε.», με το διακριτικό τίτλο «ΕΔΥΤΕ Α.Ε.», επιτελεί τον ρόλο της εκτελούσας την επεξεργασία στο πλαίσιο λειτουργίας των εφαρμογών του άρθρου 11 και 14, στο πλαίσιο διάθεσης των Θυρίδων φορέα του άρθρου 13, και στο πλαίσιο λειτουργίας της ειδικής ηλεκτρονικής εφαρμογής του Gov.gr Wallet, σύμφωνα με την παρ. 6 β’ του άρθρου 80 του ν. 4954/2022, για λογαριασμό του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης.
6. Η επεξεργασία δεδομένων για την αυτεπάγγελτη ηλεκτρονική αναζήτηση και άντληση των δικαιολογητικών της παρ. 2 του άρθρου 32 του ν. 5099/2024 μέσω Θυρίδων φορέων ακολουθεί τα οριζόμενα στο άρθρο 7 της υπό στοιχεία 5620 ΕΞ 2021 υπουργικής απόφασης, όπως τροποποιήθηκε με την υπό στοιχεία 36126 ΕΞ 2022 όμοια απόφαση.

Άρθρο 17
Πειθαρχικές ευθύνες

1. Οι φορείς του δημόσιου τομέα είναι υπεύθυνοι για τη νόμιμη και ορθή αυτεπάγγελτη ηλεκτρονική αναζήτηση και άντληση δικαιολογητικών κατά τα άρθρα 10 έως και 14 στο πλαίσιο άσκησης των αρμοδιοτήτων τους, όπως προβλέπεται από τις οικείες διατάξεις. Η μη νόμιμη αυτεπάγγελτη ηλεκτρονική αναζήτηση και άντληση δικαιολογητικών συνιστά πειθαρχικό παράπτωμα, σύμφωνα με την περ. ιδ’ της παρ. 1 του άρθρου 107 του ν. 3528/2007 (Α’ 26).
2. Στις περιπτώσεις διαπίστωσης των ανωτέρω κατόπιν καταγγελίας ή αναφοράς ή αυτεπάγγελτης έρευνας της διοίκησης, τα αρμόδια όργανα ανακαλούν την πρόσβαση στην αυτεπάγγελτη ηλεκτρονική αναζήτηση και άντληση κατά τα άρθρα 10 έως και 14 και επιλαμβάνονται της διερεύνησης πειθαρχικών παραπτωμάτων, κοινοποιώντας τις ενέργειές τους στα Υπουργεία Εσωτερικών και Ψηφιακής Διακυβέρνησης.

Άρθρο 18
Έναρξη Ισχύος

Η ισχύς της παρούσας απόφασης αρχίζει από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως

 

 

Δημοσιεύτηκε στον Οδηγό του Πολίτη (https://www.odigostoupoliti.eu)