Ηλεκτρονικές θυρίδες Υπουργείου Εσωτερικών για την εξυπηρέτηση πολιτών

Αριθμ. 488 – ΦΕΚ τεύχος Β 156/12.01.2024
Τήρηση θυρίδων Υπουργείου Εσωτερικών στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr – ΕΨΠ).

ΟΙ ΥΠΟΥΡΓΟΙ
ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ – ΨΗΦΙΑΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ
αποφασίζουμε:

Άρθρο 1
Θυρίδες του Υπουργείου Εσωτερικών

1. Στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr – ΕΨΠ), εφεξής ΕΨΠ, τηρούνται οι Θυρίδες του Υπουργείου Εσωτερικών για την παροχή ψηφιακών υπηρεσιών στα φυσικά πρόσωπα/χρήστες, σύμφωνα με την παρ. 4 του άρθρου 26 του ν. 4727/2020 (Α’ 184).
2. Στις θυρίδες του Υπουργείου Εσωτερικών (εφεξής Υπουργείο) προωθούνται από την ΕΨΠ οι αιτήσεις των φυσικών προσώπων/χρηστών που υποβάλλονται σε αυτές με την επισύναψη των απαιτούμενων δικαιολογητικών για την εξυπηρέτηση πολιτών και επιχειρήσεων, όπως ενδεικτικά η αίτηση εκδήλωσης ενδιαφέροντος για το Συμβούλιο Διοίκησης της Ε.Α.Δ., σύμφωνα με όσα ορίζονται στην υπό στοιχεία 5620 ΕΞ από 26.2.2021 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας «Ρύθμιση ειδικότερων θεμάτων για την υποβολή αιτήσεων και την έκδοση εγγράφων μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr – ΕΨΠ) καθώς και για τη χρήση των θυρίδων φορέων και χρηστών που τηρούνται σε αυτή», όπως τροποποιήθηκε με την υπό στοιχεία 36126 ΕΞ 2022 όμοια απόφαση.

Άρθρο 2
Λειτουργίες και Χαρακτηριστικά των θυρίδων φορέων

1. Οι θυρίδες του Υπουργείου είναι «ψηφιακά γραμματοκιβώτια» με τα εξής χαρακτηριστικά:
α) έχουν μοναδικό κωδικό και όνομα,
β) παρέχουν πρόσβαση αφενός στους εξουσιοδοτημένους χρήστες/υπαλλήλους του Υπουργείου με διαβάθμιση βάσει ρόλων μέσω εφαρμογής και αφετέρου σε πληροφοριακά συστήματα αυτής μέσω προγραμματιστικής διεπαφής,
γ) περιέχουν αναρτημένα έγγραφα και αιτήσεις,
δ) οργανώνουν τα αναρτημένα έγγραφά της ανά υπόθεση,
ε) οι χειριστές των θυρίδων λαμβάνουν ενημερώσεις για την άφιξη ενός εγγράφου στη θυρίδα ανάλογα με τα διαθέσιμα κανάλια επικοινωνίας που έχουν ρυθμίσει (email, sms, κ.ά.),
στ) για την διεκπεραίωση των αιτήσεων από τους διαχειριστές και χειριστές, υπάρχουν στη θυρίδα σχετικές επιλογές διαχείρισης, όπως:
• Ανάθεση
• Ανάληψη υπόθεσης σε/από υπάλληλο
• Κατάσταση αίτησης
• Δυνατότητα αλλαγής της κατάστασης της αίτησης
• Αναζήτηση
• Ιστορικό υποθέσεων
• Στατιστικά στοιχεία υποθέσεων- Ανάρτηση απάντησης στην Θυρίδα του αιτούντος – Αποστολή ενημερωτικού μηνύματος στον αιτούντα. 3. Στην ΕΨΠ δύναται να δημιουργούνται για το Υπουργείο περισσότερες από μία θυρίδες, ανάλογα με τις ανάγκες των επιμέρους Υπηρεσιών του. Η ορισθείσα ως ανώτερη ιεραρχικά θυρίδα παρέχει πρόσβαση σε όλες τις θυρίδες που υπάγονται σε αυτή.
4. Στις θυρίδες του Υπουργείου τηρούνται έγγραφα και αιτήσεις που απευθύνονται σε αυτήν και αποστέλλονται από τα φυσικά πρόσωπα/αιτούντες μέσω της ΕΨΠ καθώς και οι αντίστοιχες απαντήσεις/έγγραφα επί των αιτήσεων αυτών.
5. Οι αιτήσεις των φυσικών προσώπων καθώς και οι απαντήσεις/έγγραφα επί των αιτήσεων αυτών μπορούν να παραμένουν αποθηκευμένες στις θυρίδες του Υπουργείου για χρονικό διάστημα έως πέντε (5) ετών. Η υποβολή των αιτήσεων από τα φυσικά πρόσωπα στις θυρίδες του Υπουργείου και η επαλήθευση του περιεχομένου τους από τον λήπτη-εξουσιοδοτημένο υπάλληλο του Υπουργείου που χειρίζεται την αίτηση γίνεται σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 3 της υπό στοιχεία 5620 ΕΞ 26.2.2021 απόφασης του Υπουργού Επικρατείας «Ρύθμιση ειδικότερων θεμάτων για την υποβολή αιτήσεων και την έκδοση εγγράφων μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr – ΕΨΠ) καθώς και για τη χρήση των θυρίδων φορέων και χρηστών που τηρούνται σε αυτή», όπως τροποποιήθηκε με την υπό στοιχεία 36126 ΕΞ 2022 όμοια απόφαση.

Άρθρο 3
Χρήστες των θυρίδων του Υπουργείου

1. Στις Θυρίδες προβλέπονται δύο διακριτοί ρόλοι για τους υπαλλήλους του Υπουργείου:
α) Χειριστής: Διαχειρίζεται τις υποθέσεις και τις αιτήσεις των φυσικών προσώπων και
β) διαχειριστής: Ορίζει και διαγράφει χειριστές, τροποποιεί τα στοιχεία επικοινωνίας των Θυρίδων του Υπουργείου και την ονομασία κάθε θυρίδας και εξάγει στατιστικά στοιχεία. Ο διαχειριστής της ορισθείσας ως ανώτερης ιεραρχικά θυρίδας του Υπουργείου έχει πρόσβαση στις θυρίδες που υπάγονται σε αυτή.
2. Το Υπουργείο είναι υπεύθυνο για τον ορισμό των εξουσιοδοτημένων υπαλλήλων/χρηστών της κάθε Θυρίδας, ήτοι για τους χειριστές και διαχειριστές τους.
3. Η Υπηρεσία Συντονισμού Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης είναι υπεύθυνη για τον ορισμό του διαχειριστή της ανώτερης ιεραρχικά θυρίδας, σύμφωνα με το αίτημα που το Υπουργείο κατά τα οριζόμενα στην παρ. 3 του άρθρου 26 του ν. 4727/2020.
4. Οι χειριστές και οι διαχειριστές αποκτούν πρόσβαση στη θυρίδα, αφού προηγουμένως προβούν σε επαλήθευση/επιβεβαίωση της ταυτότητάς με την χρήση είτε των κωδικών της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης («Taxisnet»), σύμφωνα με την υπό στοιχεία 3981 ΕΞ 25-02-2020 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας «Παροχή Υπηρεσίας Αυθεντικοποίησης Χρηστών oAuth2.0 σε Πληροφοριακά Συστήματα τρίτων Φορέων» είτε των κωδικών δημόσιας διοίκησης σύμφωνα με την υπό στοιχεία 29810 ΕΞ 23-10-2020 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας «Διαδικασία αυθεντικοποίησης υπαλλήλων του δημοσίου τομέα σε ψηφιακές δημόσιες υπηρεσίες» (Β’ 4798).
5. Οι διαχειριστές και οι χειριστές των θυρίδων του Υπουργείου οφείλουν να διεκπεραιώσουν την αίτηση του ενδιαφερόμενου σύμφωνα με τα οριζόμενα στα άρθρα 27 και 29 του ν. 4727/2020.

Άρθρο 4
Επεξεργασία προσωπικών δεδομένων

1. Υπεύθυνος επεξεργασίας των δεδομένων που τη-ρούνται στις θυρίδες του Υπουργείου ορίζεται το Υπουργείο Εσωτερικών σύμφωνα με την παρ. 4 του άρθρου 26 του ν. 4727/2020 (Α’ 184).
2. Το Υπουργείο Εσωτερικών είναι υπεύθυνο για τον ορισμό των εσωτερικών όρων χρήσης των θυρίδων της και των εξουσιοδοτημένων χρηστών αυτών, καθώς και για τον χρόνο τήρησης και τον τρόπο διαχείρισης και διαγραφής των δεδομένων.
3. Το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης είναι ανεξάρτητος υπεύθυνος επεξεργασίας για τη λειτουργία της ΕΨΠ.

Άρθρο 5
Έναρξη παραγωγικής λειτουργίας

Η παραγωγική λειτουργία των θυρίδων του Υπουργείου εκκινεί από την δημοσίευση της παρούσας απόφασης στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.

Άρθρο 6
Έναρξη ισχύος

Η απόφαση αυτή αρχίζει να ισχύει από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως

Το άρθρο δημοσιεύτηκε πρώτη φορά στον Οδηγό του Πολίτη (odigostoupoliti.eu). Επιτρέπεται η αναδημοσίευση (όχι αυτολεξεί) του περιεχομένου του παρόντος άρθρου, μόνο με αναφορά, με ενεργό σύνδεσμο (link)(https://www.odigostoupoliti.eu), της πηγής προέλευσης