Τήρηση ηλεκτρονικών θυρίδων του Υπουργείου Εξωτερικών για διεκπεραίωση των υποθέσεων και των αιτημάτων πολιτών
Αριθμ. 36995 ΕΞ 2022 – ΦΕΚ Τεύχος Β 4894/16.09.2022
Τήρηση θυρίδων του Υπουργείου Εξωτερικών στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr- ΕΨΠ).
ΟΙ ΥΠΟΥΡΓΟΙ
ΕΞΩΤΕΡΙΚΩΝ – ΕΠΙΚΡΑΤΕΙΑΣ
αποφασίζουμε:
Άρθρο 1
Θυρίδες του Υπουργείου Εξωτερικών
1. Στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr-ΕΨΠ), εφεξής ΕΨΠ, τηρούνται οι Θυρίδες του Υπουργείου Εξωτερικών για την παροχή ψηφιακών υπηρεσιών στα φυσικά πρόσωπα/χρήστες.
2. Στις θυρίδες του Υπουργείου Εξωτερικών προωθούνται από την ΕΨΠ οι αιτήσεις των φυσικών προσώπων/ χρηστών που υποβάλλονται σε αυτήν με την επισύναψη των απαιτούμενων δικαιολογητικών για την έκδοση εγγράφων από το Υπουργείο Εξωτερικών, σύμφωνα με όσα ορίζονται στην υπό στοιχεία 5620 ΕΞ 26-2-2021 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας «Ρύθμιση ειδικότερων θεμάτων για την υποβολή αιτήσεων και την έκδοση εγγράφων μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr – ΕΨΠ) καθώς και για τη χρήση των θυρίδων φορέων και χρηστών που τηρούνται σε αυτή».
3. Στις θυρίδες του Υπουργείου Εξωτερικών παρέχεται η δυνατότητα αυτεπάγγελτης αναζήτησης πιστοποιητικών/βεβαιώσεων σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 28 του ν. 4727/2020.
Άρθρο 2
Λειτουργίες και Χαρακτηριστικά των θυρίδων φορέων
1. Στην ΕΨΠ τηρούνται οι Θυρίδες του Υπουργείου Εξωτερικών για την παροχή ψηφιακών υπηρεσιών στα φυσικά πρόσωπα, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 26 του ν. 4727/2020 και στην υπό στοιχεία 5620 ΕΞ 26-2-2021 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας «Ρύθμιση ειδικότερων θεμάτων για την υποβολή αιτήσεων και την έκδοση εγγράφων μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr – ΕΨΠ) καθώς και για τη χρήση των θυρίδων φορέων και χρηστών που τηρούνται σε αυτή».
2. Οι θυρίδες του Υπουργείου Εξωτερικών είναι «ψηφιακά γραμματοκιβώτια» με τα εξής χαρακτηριστικά:
α) έχουν μοναδικό κωδικό και όνομα,
β) παρέχουν στους εξουσιοδοτημένους χρήστες / υπαλλήλους του φορέα διαβαθμισμένη πρόσβαση, με ρόλους, μέσω εφαρμογής και σε πληροφοριακά συστήματα μέσω προγραμματιστικής διεπαφής,
γ) περιέχουν αναρτημένα έγγραφα και αιτήσεις,
δ) οργανώνουν τα αναρτημένα έγγραφά της ανά υπόθεση,
ε) οι χειριστές των θυρίδων λαμβάνουν ενημερώσεις για την άφιξη ενός εγγράφου στη θυρίδα ανάλογα με τα διαθέσιμα κανάλια επικοινωνίας που έχουν ρυθμίσει
(email, sms, κ.ά.), στ) για την διεκπεραίωση των αιτήσεων από τους διαχειριστές και χειριστές, υπάρχουν στη θυρίδα σχετικές επιλογές διαχείρισης όπως:
• Ανάθεση
• Ανάληψη υπόθεσης σε/από υπάλληλο
• Κατάσταση αίτησης
• Δυνατότητα αλλαγής της κατάστασης της αίτησης
• Αναζήτηση
• Ιστορικό υποθέσεων
• Στατιστικά στοιχεία υποθέσεων- Ανάρτηση απάντησης στην Θυρίδα του χρήστη – Αποστολή ενημερωτικού μηνύματος στον χρήστη.
3. Στην ΕΨΠ δύναται να δημιουργούνται για το Υπουργείο Εξωτερικών περισσότερες από μία θυρίδες, ανάλογα με τις ανάγκες των επιμέρους Υπηρεσιών της (ενδεικτικά πρεσβείες, προξενεία κ.ά.). Η ορισθείσα ως ανώτερη ιεραρχικά θυρίδα παρέχει πρόσβαση σε όλες τις θυρίδες που υπάγονται σε αυτή.
4. Στις θυρίδες του Υπουργείου Εξωτερικών τηρούνται έγγραφα και αιτήσεις που απευθύνονται σε αυτό και αποστέλλονται από τα φυσικά πρόσωπα/χρήστες μέσω της ΕΨΠ καθώς και οι αντίστοιχες απαντήσεις/έγγραφα των αιτήσεων αυτών.
5. Οι αιτήσεις των φυσικών προσώπων/χρηστών καθώς και οι απαντήσεις/έγγραφα των αιτήσεων αυτών, μπορούν να παραμένουν αποθηκευμένες στις θυρίδες του Υπουργείου Εξωτερικών για χρονικό διάστημα έως πέντε (5) ετών.
Η υποβολή των αιτήσεων από τα φυσικά πρόσωπα/ χρήστες στις θυρίδες του Υπουργείου Εξωτερικών και η επαλήθευση του περιεχομένου τους από τον λήπτη (φορέα της θυρίδας υποβολής) γίνεται σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 3 της υπό στοιχεία 5620 ΕΞ 26-2-2021 απόφασης του Υπουργού Επικρατείας «Ρύθμιση ειδικότερων θεμάτων για την υποβολή αιτήσεων και την έκδοση εγγράφων μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr – ΕΨΠ) καθώς και για τη χρήση των θυρίδων φορέων και χρηστών που τηρούνται σε αυτή».
Άρθρο 3
Χρήστες των θυρίδων του Υπουργείου Εξωτερικών
1. Στις Θυρίδες του Υπουργείο Εξωτερικών προβλέπονται δύο διακριτοί ρόλοι για τους υπαλλήλους της του Υπουργείου Εξωτερικών:
α) Χειριστής: Διαχειρίζεται τις υποθέσεις και τις αιτήσεις των φυσικών προσώπων
β) Διαχειριστής: Ορίζει και διαγράφει χειριστές, τροποποιεί τα στοιχεία επικοινωνίας των Θυρίδων του Υπουργείου Εξωτερικών και την ονομασία της Θυρίδας και εξάγει στατιστικά στοιχεία.
Ο διαχειριστής της ορισθείσας ως ανώτερης ιεραρχικά θυρίδας του Υπουργείου Εξωτερικών, έχει πρόσβαση στις θυρίδες που υπάγονται σε αυτή.
2. Το Υπουργείο Εξωτερικών είναι υπεύθυνο για τον ορισμό των εξουσιοδοτημένων χρηστών της κάθε Θυρίδας, ήτοι για τους χειριστές και διαχειριστές τους.
3. Η Υπηρεσία Συντονισμού Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης είναι υπεύθυνη για τον ορισμό του διαχειριστή της ανώτερης ιεραρχικά θυρίδας, σύμφωνα με το αίτημα που υποβάλει το Υπουργείο Εξωτερικών κατά τα οριζόμενα στην παρ. 3 του άρθρου 26 του ν. 4727/2020.
4. Οι χειριστές και οι διαχειριστές αποκτούν πρόσβαση στη θυρίδα, αφού προηγουμένως προβούν σε επαλήθευση/επιβεβαίωση της ταυτότητάς με την χρήση των «Κωδικών Δημόσιας Διοίκησης» σύμφωνα με την υπό στοιχεία 29810 ΕΞ/23.10.2020 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας «Διαδικασία αυθεντικοποίησης υπαλλήλων του δημοσίου τομέα σε ψηφιακές δημόσιες υπηρεσίες».
5. Οι διαχειριστές και οι χειριστές των θυρίδων του Υπουργείου Εξωτερικών οφείλουν να διεκπεραιώσουν την αίτηση του ενδιαφερόμενου σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 29 του ν. 4727/2020.
Άρθρο 4
Επεξεργασία προσωπικών δεδομένων
1. Υπεύθυνος επεξεργασίας των δεδομένων που τηρούνται στις θυρίδες του Υπουργείου Εξωτερικών ορίζεται το ίδιο το Υπουργείο Εξωτερικών σύμφωνα με την παρ. 3 του άρθρου 26 του ν. 4727/2020.
2. Το Υπουργείο Εξωτερικών είναι υπεύθυνο ιδίως για τον ορισμό των εσωτερικών όρων χρήσης των θυρίδων της και των εξουσιοδοτημένων χρηστών αυτών, καθώς και για τον χρόνο τήρησης και τον τρόπο διαχείρισης και διαγραφής των δεδομένων.
3. Το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης είναι ανεξάρτητος υπεύθυνος επεξεργασίας για την λειτουργία της ΕΨΠ.
Άρθρο 5
Έναρξη παραγωγικής λειτουργίας
Η παραγωγική λειτουργία των θυρίδων του Υπουργείου Εξωτερικών εκκινεί από την δημοσίευση της παρούσας απόφασης στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.
Άρθρο 6
Έναρξη ισχύος
Η απόφαση αυτή αρχίζει να ισχύει από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως
