Ηλεκτρονικές θυρίδες των δήμων για τις αιτήσεις, έγγραφα και πιστοποιητικά των πολιτών – δημοτών
Αριθμ. 10249 ΕΞ 2022 – ΦΕΚ τεύχος Β 1334/23.03.2022
Τήρηση θυρίδων των Ο.Τ.Α. α’ βαθμού στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr-ΕΨΠ).
ΟΙ ΥΠΟΥΡΓΟΙ
ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ – ΕΠΙΚΡΑΤΕΙΑΣ
αποφασίζουμε:
Άρθρο 1
Θυρίδες των Ο.Τ.Α. α’ βαθμού
1. Στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr-ΕΨΠ), εφεξής ΕΨΠ, τηρούνται οι θυρίδες των Ο.Τ.Α. α’ βαθμού για την παροχή ψηφιακών υπηρεσιών στα φυσικά πρόσωπα/χρήστες των ως άνω υπηρεσιών, σύμφωνα με το άρθρο 26 του ν. 4727/2020 (Α’ 184).
2. Στις θυρίδες της παρ. 1 προωθούνται από την ΕΨΠ οι αιτήσεις των φυσικών προσώπων/χρηστών που υποβάλλονται σε αυτήν, με την επισύναψη των απαιτούμενων δικαιολογητικών για την έκδοση εγγράφων από τις αρμόδιες υπηρεσίες των Ο.Τ.Α. α’ βαθμού, σύμφωνα με όσα ορίζονται στην υπό στοιχεία 5620 ΕΞ/26.2.2021 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας «Ρύθμιση ειδικότερων θεμάτων για την υποβολή αιτήσεων και την έκδοση εγγράφων μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr – ΕΨΠ) καθώς και για τη χρήση των θυρίδων φορέων και χρηστών που τηρούνται σε αυτή» (Β’ 849).
Άρθρο 2
Χρήστες των θυρίδων των Ο.Τ.Α. α’ βαθμού
1. Στις θυρίδες του άρθρου 1 προβλέπονται δύο διακριτοί ρόλοι για τους εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους των Ο.Τ.Α. α’ βαθμού:
α) Χειριστής: Διαχειρίζεται τις υποθέσεις και τις αιτήσεις των φυσικών προσώπων.
β) Διαχειριστής: Ορίζει και διαγράφει χειριστές, τροποποιεί τα στοιχεία επικοινωνίας της θυρίδας και την ονομασία της θυρίδας και εξάγει στατιστικά στοιχεία.
Ο διαχειριστής της ορισθείσας ως ανώτερης ιεραρχικά θυρίδας έχει πρόσβαση στις θυρίδες που υπάγονται σε αυτή.
2. Έκαστος Ο.Τ.Α. α’ βαθμού είναι υπεύθυνος για τον ορισμό των εξουσιοδοτημένων υπαλλήλων της παρ. 1 για κάθε θυρίδα, ήτοι για τους χειριστές και διαχειριστές τους.
3. Η Υπηρεσία Συντονισμού Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης είναι υπεύθυνη για τον ορισμό του διαχειριστή της ανώτερης ιεραρχικά θυρίδας, σύμφωνα με το αίτημα που υποβάλει έκαστος Ο.Τ.Α. α’ βαθμού, κατά τα οριζόμενα στην παρ. 3 του άρθρου 26 του ν. 4727/2020 (Α’ 184).
4. Οι χειριστές και οι διαχειριστές αποκτούν πρόσβαση στη θυρίδα, αφού προηγουμένως προβούν σε επαλήθευση/επιβεβαίωση της ταυτότητάς τους, με τη χρήση των «Κωδικών Δημόσιας Διοίκησης», σύμφωνα με την υπό στοιχεία 29810 ΕΞ/23.10.2020 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας «Διαδικασία αυθεντικοποίησης υπαλλήλων του δημοσίου τομέα σε ψηφιακές δημόσιες υπηρεσίες» (Β’ 4798).
5. Οι διαχειριστές και οι χειριστές των θυρίδων των Ο.Τ.Α. α’ βαθμού οφείλουν να διεκπεραιώνουν την αίτηση του ενδιαφερόμενου, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 29 του ν. 4727/2020.
Άρθρο 3
Λειτουργίες και χαρακτηριστικά των θυρίδων φορέων
1. Οι θυρίδες του άρθρου 1 είναι «ψηφιακά γραμματοκιβώτια» με τα εξής χαρακτηριστικά:
α) έχουν μοναδικό κωδικό και όνομα,
β) παρέχουν στους εξουσιοδοτημένους χρήστες/υπαλλήλους του φορέα διαβαθμισμένη πρόσβαση, με ρόλους, μέσω εφαρμογής και σε πληροφοριακά συστήματα μέσω προγραμματιστικής διεπαφής,
γ) περιέχουν αναρτημένα έγγραφα και αιτήσεις,
δ) οργανώνουν τα αναρτημένα έγγραφά της ανά υπόθεση,
ε) οι χειριστές των θυρίδων λαμβάνουν ενημερώσεις για την άφιξη ενός εγγράφου στη θυρίδα ανάλογα με τα διαθέσιμα κανάλια επικοινωνίας που έχουν ρυθμίσει
(e-mail, sms, κ.ά.), στ) για τη διεκπεραίωση των αιτήσεων από τους διαχειριστές και χειριστές, υπάρχουν στη θυρίδα σχετικές επιλογές διαχείρισης, όπως:
• Ανάθεση
• Ανάληψη υπόθεσης σε/από υπάλληλο
• Κατάσταση αίτησης
• Δυνατότητα αλλαγής της κατάστασης της αίτησης
• Αναζήτηση
• Ιστορικό υποθέσεων
• Στατιστικά στοιχεία υποθέσεων
• Ανάρτηση απάντησης στη θυρίδα του χρήστη
• Αποστολή ενημερωτικού μηνύματος στον χρήστη
2. Στην ΕΨΠ δημιουργούνται για τους Ο.Τ.Α. α’ βαθμού περισσότερες από μία θυρίδες, ανάλογα με τις ανάγκες αυτών. Οι ορισθείσες ως ανώτερες ιεραρχικά θυρίδες παρέχουν πρόσβαση σε όλες τις θυρίδες που υπάγονται σε αυτές. Στην ΕΨΠ μπορούν να δημιουργούνται για τους ΟΤΑ α’ βαθμού περισσότερες από μία θυρίδες ανά οργανική μονάδα, ανάλογα με τις ανάγκες αυτών.
3. Στις θυρίδες των Ο.Τ.Α. α’ βαθμού τηρούνται έγγραφα ή σύνολα δεδομένων που απευθύνονται ή αφορούν σε αυτές και τα οποία δύνανται να υποβάλλονται από φυσικά πρόσωπα/χρήστες, μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr- ΕΨΠ), καθώς και οι σχετικές με αυτά απαντήσεις/έγγραφα.
4. Οι αιτήσεις των φυσικών προσώπων/χρηστών καθώς και επ’ αυτών απαντήσεις των φορέων παραμένουν αποθηκευμένες στη θυρίδα του Δήμου υποχρεωτικά για χρονικό διάστημα πέντε (5) ετών, μετά την παρέλευση του οποίου διαγράφονται, εκτός αν ειδικότερες διατάξεις ορίζουν διαφορετικά.
5. Η υποβολή των αιτήσεων από τα φυσικά πρόσωπα/χρήστες στις θυρίδες των Ο.Τ.Α. α’ βαθμού και η επαλήθευση του περιεχομένου τους από τον λήπτη (φορέα της θυρίδας υποβολής) γίνεται, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 3 της υπό στοιχεία 5620 ΕΞ/26.2.2021 (Β’ 849) απόφασης του Υπουργού Επικρατείας.
Άρθρο 4
Επεξεργασία προσωπικών δεδομένων
1. Έκαστος Ο.Τ.Α. α’ βαθμού ενεργεί ως υπεύθυνος επεξεργασίας των δεδομένων που τηρούνται στις θυρίδες του, σύμφωνα με την παρ. 3 του άρθρου 26 του ν. 4727/2020.
2. Έκαστος Ο.Τ.Α. α’ βαθμού είναι υπεύθυνος, ιδίως για τον ορισμό των εσωτερικών όρων χρήσης των θυρίδων του και των εξουσιοδοτημένων χρηστών αυτών, καθώς και για τον χρόνο τήρησης και τον τρόπο διαχείρισης και διαγραφής των δεδομένων.
3. Το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης είναι ανεξάρτητος υπεύθυνος επεξεργασίας για τη λειτουργία της ΕΨΠ.
Άρθρο 5
Έναρξη παραγωγικής λειτουργίας
Η παραγωγική λειτουργία των θυρίδων των οργανικών μονάδων των Ο.Τ.Α. α’ βαθμού εκκινεί, για κάθε Ο.Τ.Α., από την αποστολή του αιτήματος της παρ. 3 του άρθρου 3, στην Υπηρεσία Συντονισμού Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης, σύμφωνα με την παρ. 3 του άρθρου 26 του ν. 4727/2020.
Άρθρο 6
Έναρξη ισχύος
Η απόφαση αυτή αρχίζει να ισχύει από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως
