ΙΚΑ. Απογραφή των εμμέσων ασφαλισμένων. Αριθμός Μητρώου Ασφαλισμένου (ΑΜΑ)

ΙΚΑ-ΕΤΑΜ
Αθήνα, 10/7/2014

Αριθμ. Πρωτ. Α02/1102/73

ΕΞ. ΕΠΕΙΓΟΥΣΑ ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ ΑΡ. : 49

ΘΕΜΑ: 1. Απογραφή των εμμέσων ασφαλισμένων (προστατευομένων μελών) και των δικαιούχων σύνταξης λόγω θανάτου. Επανακαθορισμός / απλοποίηση των διαδικασιών απογραφής και μεταβολής στοιχείων των ασφαλισμένων.

2.Τροποποίηση της διαδικασίας απόδοσης ασφαλιστικής ικανότητας. Δημιουργία Εθνικού Μητρώου Δικαιούχων Περίθαλψης. Κοινοποίηση Υπουργικής Απόφασης.

Το ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, στο πλαίσιο της προσπάθειας αξιοποίησης των δυνατοτήτων του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος (Ο.Π.Σ.)/Ι.Κ.Α.-Ε.Τ.Α.Μ. σε συνδυασμό με τα οφέλη που παρέχει η διαλειτουργικότητα με μηχανογραφικά συστήματα άλλων κρατικών φορέων (Η.ΔΙ.Κ.Α. Α.Ε., Υπουργείο Οικονομικών/Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων (taxisnet), Ελληνική Αστυνομία κ.λ.π.), θέτει σε εφαρμογή νέα διαδικασία απογραφής στο Μητρώο Ασφαλισμένων πέραν των άμεσα και των έμμεσα ασφαλισμένων (προστατευόμενα μέλη) καθώς και των δικαιούχων σύνταξης λόγω θανάτου.

Επίσης, τροποποιείται η διαδικασία απόδοσης ασφαλιστικής ικανότητας, ώστε να εναρμονίζεται με τα προβλεπόμενα στις διατάξεις της οικ.11810/179/Φ80353/2.6.2014 απόφασης του Υπουργού Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας (ΦΕΚ 1635/τ.Β΄/20.6.2014), την οποία σας κοινοποιούμε.

1. ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΣΤΟ ΜΗΤΡΩΟ ΑΣΦΑΛΙΣΜΕΝΩΝ

1.1 ΓΕΝΙΚΑ

Όπως είναι γνωστό, τα ημεδαπά ή αλλοδαπά φυσικά πρόσωπα, που αναλαμβάνουν για πρώτη φορά εργασία ασφαλιστέα στο Ι.Κ.Α.- Ε.Τ.Α.Μ. ή στην ασφάλιση φορέων, κλάδων ή λογαριασμών των οργανισμών κοινωνικής πολιτικής, τις εισφορές των οποίων εισπράττει ή συνεισπράττει το Ι.Κ.Α.-Ε.Τ.Α.Μ. (άμεσα ασφαλισμένοι) πρέπει να απογραφούν στο Μητρώο Ασφαλισμένων του Ιδρύματος, για να τους αποδοθεί Αριθμός Μητρώου Ασφαλισμένων.

Πλέον, εκτός από τους ανωτέρω, Αριθμό Μητρώου Ασφαλισμένου (ΑΜΑ) θα πρέπει να διαθέτουν:

οι έμμεσα ασφαλισμένοι (προστατευόμενα μέλη) που δικαιούνται για πρώτη φορά ιατροφαρμακευτική περίθαλψη (π.χ. νεογέννητα τέκνα άμεσα ασφαλισμένου στο Ι.Κ.Α.-Ε.Τ.Α.Μ. με ασφαλιστική ικανότητα) ή ανανεώνεται αντίστοιχο δικαίωμά τους.

Ευνόητο είναι ότι, δεν απογράφονται προστατευόμενα μέλη ασφαλισμένων, που υπάγονται σε άλλους ασφαλιστικούς φορείς (π.χ. Ο.Α.Ε.Ε.).

όσες/οι υποβάλουν αίτημα απονομής σύνταξης από το Ι.Κ.Α.- Ε.Τ.Α.Μ λόγω θανάτου (ο Α.Μ.Α. πρέπει να έχει αποδοθεί πριν την υποβολή του αιτήματος).

τα μέλη οικογενείας (έμμεσα ασφαλισμένοι) προσώπου, που υποβάλει αίτημα για απονομή σύνταξης από το Ι.Κ.Α.-Ε.Τ.Α.Μ. ή τα ενταχθέντα ασφαλιστικά ταμεία, εφόσον γι’αυτά δικαιούται προσαύξηση στη σύνταξή του (ο Α.Μ.Α. για κάθε ένα από τα μέλη πρέπει να έχει αποδοθεί πριν την υποβολή του συνταξιοδοτικού αιτήματος).

οι έμμεσα ασφαλισμένοι για τους οποίους υποβάλλεται αίτημα χορήγησης παραπληγικού επιδόματος (ο Α.Μ.Α. πρέπει να έχει αποδοθεί πριν την υποβολή του αιτήματος).

ΠΡΟΣΟΧΗ: Στη παρούσα φάση δεν απαιτείται να αποδοθεί Α.Μ.Α. σε έμμεσα ασφαλισμένους, που είναι ήδη καταχωρημένοι σε εν ισχύ οικογενειακά βιβλιάρια υγείας.

Για τα πρόσωπα αυτά σχεδιάζεται αυτοματοποιημένη κεντρική διαδικασία απόδοσης Α.Μ.Α. και σχετικής ενημέρωσής τους.

1.2 ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ – ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ

Η απογραφή διενεργείται στην υπηρεσία Μητρώου οποιουδήποτε Υποκαταστήματος του Ιδρύματος, χωρίς την υποβολή αίτησης.

Ο ενδιαφερόμενος θα πρέπει:

να επιδείξει έγκυρο αποδεικτικό των ατομικών του στοιχείων, ήτοι:

– Δελτίο αστυνομικής ταυτότητας ή

– Δελτίο ταυτότητας υπηρετούντων στα Σώματα Ασφαλείας και στις Ένοπλες Δυνάμεις ή

– Διαβατήριο σε ισχύ ή

– Ληξιαρχική πράξη γέννησης ή πιστοποιητικό οικογενειακής κατάστασης (για απογραφή ανήλικου φυσικού προσώπου)

και να καταθέσει ένα απλό (όχι επικυρωμένο) και ευκρινές φωτοαντίγραφό του,

● να γνωρίζει τον Α.Μ.Κ.Α. και τον Α.Φ.Μ. του (δεν είναι απαραίτητη η προσκόμιση αντίστοιχων εγγράφων),

● να διαθέτει (προαιρετικά) απλό αποδεικτικό στοιχείο για τον IBAN τραπεζικού λογαριασμού, στον οποίο ο απογραφόμενος είναι πρώτος δικαιούχος,

● να διαθέτει (προαιρετικά) απλά (όχι επικυρωμένα) αποδεικτικά στοιχεία για τυχόν ασφάλισή του σε άλλους ασφαλιστικούς φορείς της ημεδαπής ή της αλλοδαπής,

● σε περίπτωση που ενεργεί για την απογραφή άλλου φυσικού προσώπου, να διαθέτει σχετικό νομιμοποιητικό έγγραφο (δεν αφορά περιπτώσεις απογραφής ανήλικων τέκνων από τους γονείς τους).

Η απογραφή πραγματοποιείται πλέον, σε όλες τις περιπτώσεις, μέσω της νέας οθόνης «ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΠΟΓΡΑΦΗΣ ΦΥΣΙΚΟΥ ΠΡΟΣΩΠΟΥ»(λεπτομερείς οδηγίες για το χειρισμό της οθόνης απογραφής περιλαμβάνονται στο μενού «Βοήθεια/Νέες εκδόσεις»).

Βασικό και απολύτως απαραίτητο στοιχείο στη διαδικασία απογραφής αποτελεί ο Α.Μ.Κ.Α. του προς απογραφή προσώπου, ο οποίος, όπως και ο Α.Φ.Μ., αρκεί να δηλώνεται στον αρμόδιο υπάλληλο.

Στη νέα οθόνη έχουν περιοριστεί σημαντικά τα πεδία, στα οποία απαιτείται η πληκτρολόγηση στοιχείων από το χρήστη, αφού οι απαιτούμενες πληροφορίες (επώνυμο, όνομα, πατρώνυμο, διεύθυνση κατοικίας κ.λ.π.) αντλούνται σε πραγματικό χρόνο, μέσω διαλειτουργικότητας, από τα ηλεκτρονικά αρχεία της «Η.ΔΙ.Κ.Α. Α.Ε.» (Α.Μ.Κ.Α.-Ε.Μ.Α.Ε.Σ.), του Υπουργείου Οικονομικών / Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων (taxisnet) και της Ελληνικής Αστυνομίας και συμπληρώνουν αυτόματα τα αντίστοιχα πεδία.

Επιπλέον, έχουν απαλειφθεί όσα πεδία αφορούσαν στοιχεία εργοδότη.

Μετά την επιτυχή ολοκλήρωση της απογραφής εκτυπώνεται εις διπλούν και θεωρείται «Βεβαίωση απογραφής φυσικού προσώπου».

Το ένα αντίγραφο παραδίδεται στον ενδιαφερόμενο και το άλλο, αφού προσυπογράψει για τη παραλαβή του, αποστέλλεται, σε εβδομαδιαία βάση, στη Γενική Διεύθυνση Πληροφορικής/Διεύθυνση Εφαρμογών (σχετ. Α02/1102/33/11.3.2014 Γεν. Έγγραφό μας), με συνημμένα το κατατεθέν απλό αντίγραφο του δελτίου αστυνομικής ταυτότητας, διαβατηρίου κ.λ.π. και οποιοδήποτε τυχόν άλλο έγγραφο (π.χ. αποδεικτικό IBAN) προσκομισθεί.

1.3 ΜΕΤΑΒΟΛΕΣ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ

Οι μεταβολές σταθερών ή μεταβλητών στοιχείων των ασφαλισμένων θα εξακολουθήσουν να γίνονται με τη μέχρι σήμερα τηρούμενη διαδικασία, μέσω των οθονών «Τροποποίηση σταθερών στοιχείων ασφαλισμένου» και «Τροποποίηση μεταβλητών στοιχείων ασφαλισμένου» αντίστοιχα.

Στο λογισμικό των εν λόγω οθονών έχουν ενταχθεί αυτοματοποιημένοι έλεγχοι ορθότητας των καταχωρούμενων στοιχείων, μέσω διαλειτουργικότητας, από τα ηλεκτρονικά αρχεία της «Η.ΔΙ.Κ.Α. Α.Ε.», του Υπουργείου Οικονομικών/Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων (taxisnet) και της Ελληνικής Αστυνομίας

(λεπτομερείς οδηγίες για το χειρισμό τους περιλαμβάνονται στο μενού «Βοήθεια/Νέες εκδόσεις»).

Ο Α.Φ.Μ. εντάσσεται πλέον στα μεταβλητά στοιχεία και για τη μεταβολή του δεν απαιτείται η έκδοση απόφασης Διευθυντού.

1.4 ΕΠΙΣΗΜΑΝΣΕΙΣ

1.4.1 Εάν κατά τη διαδικασία της απογραφής διαπιστωθεί ότι απαιτείται μεταβολή ή επικαιροποίηση των ατομικών στοιχείων που έχουν καταχωρηθεί στο Ε.Μ.Α.Ε.Σ. (μητρώο Α.Μ.Κ.Α.), οι αντίστοιχες ενέργειες θα πρέπει να πραγματοποιούνται (οπωσδήποτε πριν την απογραφή) στα Υποκαταστήματά μας, εφόσον αυτά διαθέτουν γραφεία Α.Μ.Κ.Α., άλλως στα Κ.Ε.Π. (εγκ. 33/2009).

1.4.2 Εφιστάται η προσοχή των αρμοδίων υπαλλήλων μας, κατά την απογραφή γυναικών, που πρόκειται να καταθέσουν αίτηση για απονομή σύνταξης λόγω θανάτου, να διερευνάται εάν τους έχει αποδοθεί Α.Μ.Α. με το πατρικό τους επώνυμο.

1.4.3 Σε περιπτώσεις αλλοδαπών ασφαλισμένων (πολιτών Ευρωπαϊκής Ένωσης ή τρίτων χωρών), που εντοπίζεται ότι, κατά το παρελθόν έχουν απογραφεί με Ελληνικούς χαρακτήρες, θα πρέπει να διενεργείται οίκοθεν μεταβολή των στοιχείων τους (καταχώρηση με Λατινικούς χαρακτήρες) βάσει επίσημων εγγράφων, που τυγχάνει να διαθέτουν και να προσκομίζουν οι ίδιοι ή βάσει στοιχείων που θα αντλούνται απευθείας από τα ηλεκτρονικά αρχεία της «Η.ΔΙ.Κ.Α. Α.Ε.» (Α.Μ.Κ.Α.-Ε.Μ.Α.Ε.Σ.) ή του Υπουργείου Οικονομικών/Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων (μητρώο φορολογουμένων) μέσω του ρόλου «ΔΙΑΣΥΝΔΕΣΗ» (βλ. παρ. 1.4.5) ή (σχετ. Γ99/1/35/25.2.2002 Γεν. Έγγραφό μας).

1.4.4 Η δυνατότητα των εργοδοτών να προβαίνουν οι ίδιοι σε απογραφή πρώην εργαζομένων τους, για τους οποίους τήρησαν τις διαδικασίες αναγγελίας των στοιχείων απασχόλησής τους στο Πληροφοριακό Σύστημα «ΕΡΓΑΝΗ» εξακολουθεί να υφίσταται (σχετ. Α02/1102/5/16.1.2014 Γεν. Έγγραφό μας).

1.4.5 Στο Ο.Π.Σ./Ι.Κ.Α.-Ε.Τ.Α.Μ. είναι διαθέσιμος ρόλος με περιγραφή «ΔΙΑΣΥΝΔΕΣΗ» (κωδικός: HW), ο οποίος παρέχει στον χρήστη του πρόσβαση στα ηλεκτρονικά αρχεία της «Η.ΔΙ.Κ.Α. Α.Ε.»(Α.Μ.Κ.Α.-Ε.Μ.Α.Ε.Σ.), του Υπουργείου Οικονομικών/Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων (μητρώο φορολογουμένων) και της Ελληνικής Αστυνομίας (δελτία αστυνομικών ταυτοτήτων).

Με ευθύνη των Διευθυντών των Υποκαταστημάτων, να ανατεθεί ο εν λόγω ρόλος στους Προϊστάμενους των Τμημάτων Μητρώου και σε όσους υπαλλήλους διενεργούν απογραφές ασφαλισμένων, ώστε, πάντοτε στο πλαίσιο της υποχρέωσης τήρησης εχεμύθειας των εμπλεκομένων υπαλλήλων, να αξιοποιούνται και να διασταυρώνονται οι σχετικές πληροφορίες.

2.ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΑΠΟΔΟΣΗΣ ΤΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΤΙΚΗΣ ΙΚΑΝΟΤΗΤΑΣ. ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΕΘΝΙΚΟΥ ΜΗΤΡΩΟΥ ΔΙΚΑΙΟΥΧΩΝ ΠΕΡΙΘΑΛΨΗΣ.

Από τις διατάξεις της κοινοποιούμενης με αρ. οικ.11810/179/Φ80353/2.6.2014 Υπουργικής Απόφασης προκύπτουν τα παρακάτω:

α) Καταργείται η χειρόγραφη θεώρηση των βιβλιαρίων υγείας και η αποστολή ή επικόλληση της αυτοκόλλητης ετικέτας (άρθρο 3, παρ.6).

β) Δημιουργείται Εθνικό Μητρώο Δικαιούχων Περίθαλψης στην «Η.ΔΙ.Κ.Α. Α.Ε.» (άρθρο 3, παρ.1).

• Οι Φορείς Κοινωνικής Ασφάλισης υποχρεούνται να καταγράφουν στο πληροφοριακό τους σύστημα ή μέσω της διαδικτυακής εφαρμογής που ανέπτυξε η Η.ΔΙ.Κ.Α. ΑΕ για το σκοπό αυτό, τους δικαιούχους ασφαλιστικής ικανότητας και την αντίστοιχη χρονική διάρκεια αυτής για τους άμεσα και έμμεσα ασφαλισμένους τους (μέλη οικογένειας) και να ενημερώνουν, σε πραγματικό χρόνο, το Εθνικό Μητρώο Δικαιούχων Περίθαλψης.

• Για το σκοπό αυτό τροποποιούμε τις υφιστάμενες διαδικασίες και εφαρμογές στο Ο.Π.Σ./Ι.Κ.Α.-Ε.Τ.Α.Μ. ως εξής:

– Για τους ασφαλισμένους μας που θα προσέρχονται στα τμήματα Μητρώου, για έκδοση, αντικατάσταση οικογενειακού βιβλιαρίου υγείας ή για να προσθέσουν νέο μέλος οικογενείας στο ήδη υπάρχον οικογενειακό βιβλιάριο, η ασφαλιστική ικανότητα θα χορηγείται στον Α.Μ.Α. του μέλους, αφού προηγηθεί η απογραφή του, σύμφωνα με τα προαναφερθέντα στην παρούσα εγκύκλιο.

– Ο αποδιδόμενος Α.Μ.Α. του έμμεσου μέλους θα συμπληρώνεται μαζί με τον Α.Μ.Κ.Α. στο οικογενειακό βιβλιάριο υγείας κάτω από τη θέση της φωτογραφίας και μετά το Όνομα- Επίθετο, Χρονολογία γεννήσεως – Συγγενική σχέση.

– Δεν θα εκτυπώνεται ετικέτα, ούτε θα καταχωρείται χειρόγραφα η θεώρηση στο βιβλιάριο υγείας αλλά η ασφαλιστική ικανότητα θα αποτυπώνεται στο Ο.Π.Σ./Ι.Κ.Α.-Ε.Τ.Α.Μ. και θα αποστέλλεται ηλεκτρονικά σε πραγματικό χρόνο στην «Η.ΔΙ.Κ.Α. ΑΕ».

– Οι ασφαλισμένοι καθώς και τα έμμεσα μέλη τους που έχουν απογραφεί, θα μπορούν να ενημερώνονται μέσω της ηλεκτρονικής υπηρεσίας προς «ασφαλισμένους – συνταξιούχους για την ασφαλιστική ικανότητα», που είναι σε λειτουργία.

– Η χορήγηση ασφαλιστικής ικανότητας στους συνταξιούχους λόγω θανάτου θα πραγματοποιείται στον ατομικό τους Α.Μ.Α. και σύμφωνα με τις οδηγίες που περιλαμβάνονται στο μενού «Βοήθεια/Νέες εκδόσεις».

Επισημαίνεται ότι, δεν θα χορηγούνται παροχές ασθένειας σε συνταξιούχους λόγω θανάτου και σε προστατευόμενα μέλη ασφαλισμένων μας, αν δεν διαθέτουν ασφαλιστική ικανότητα στο δικό τους Αριθμό Μητρώου (Α.Μ.Α.).

Υπενθυμίζεται ότι, οι συνταξιούχοι λόγω θανάτου δεν μπορούν να ασφαλίσουν προστατευόμενα μέλη.

γ) Η Η.ΔΙ.Κ.Α. Α.Ε. αναστέλλει το δικαίωμα ασφαλιστικής ικανότητας σε όσους ασφαλισμένους παύουν να πληρούν τις προϋποθέσεις λόγω ληξιαρχικών γεγονότων, σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία, κατόπιν διασύνδεσης και διασταύρωσης των στοιχείων με το σύστημα ΑΡΙΑΔΝΗ ή, λόγω της απώλειας της ιδιότητας προστατευόμενου μέλους λόγω σπουδών.

Ειδικά για τις περιπτώσεις θανάτου των άμεσα ασφαλισμένων, η ασφαλιστική ικανότητα εμμέσου μέλους δεν αναστέλλεται μέχρι την τελική κρίση του οικείου Φορέα (αναστολή, διαγραφή, μεταβίβαση, παράταση, κ.λπ.), ο οποίος υποχρεούται να ενημερώσει άμεσα την Η.ΔΙ.Κ.Α. Α.Ε. σχετικά.

Ευνόητο είναι ότι, οι αρμόδιες υπηρεσίες του Ι.Κ.Α.-Ε.Τ.Α.Μ. θα συνεχίσουν να προβαίνουν σε ενέργειες λήξης ασφαλιστικής ικανότητας, στις περιπτώσεις που τους τίθενται υπόψη.

Συν/να: 3 φύλλα

Η ΓΕΝΙΚΗ /ΝΤΡΙΑ ΑΣΦΑΛΙΣΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ

ΧΑΡΙΚΛΕΙΑ ΓΔΟΝΤΑΚΗ