Εκκαθάριση αρχείων του Δημοσίου Τομέα

Εκκαθάριση των αρχείων του δημοσίου τομέα – Περιέλευση του αρχειακού υλικού των πρωτοβάθμιων επιτροπών αποκατάστασης των πολιτικώς διωχθέντων δημοσίων υπαλλήλων από τη δικτατορία στα Γενικά Αρχεία του Κράτους

Σχετ.: 1) Το αρ. πρωτ. ΒΦ39η/σχετ.702/2418/23.07.2015 έγγραφο των Γενικών Αρχείων του Κράτους.
2) Το αρ. πρωτ. ΒΦ39η/σχετ.703/2419/23.07.2015 έγγραφο των Γενικών Αρχείων του Κράτους.
3) Η αριθ. πρωτ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.6/18460/15.09.2011 εγκύκλιος της Υπηρεσίας μας, η οποία είναι αναρτημένη στην ηλεκτρονική διεύθυνση: http://gak.eyv.sch.gr/Drast/DD/Diafyla3h%20arxeiwn.pdf.

Τα αρχεία της Δημόσιας Διοίκησης αποτελούν εθνικό πλούτο. Σε αυτά αποτυπώνεται η διοικητική συνέχεια του κρατικού μηχανισμού και για αυτό το λόγο συγκροτούν τη βάση για την εύρυθμη λειτουργία κάθε Υπηρεσίας και Φορέα του Δημοσίου. Η σωστή τήρηση και χρήση των αρχείων έχει πρωτεύοντα ρόλο στην αποτελεσματική λειτουργία της διοίκησης καθώς διευκολύνει το έργο των υπαλλήλων εξασφαλίζοντας την ταχύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών. Πέρα από τη διοικητική, πολύ σημαντική είναι και η ερευνητική διάσταση της χρήσης των αρχείων.
Δεδομένου ότι το Κράτος αποτελεί τον μεγαλύτερο παραγωγό αρχειακού υλικού, στο οποίο καταγράφονται όλες οι όψεις της δημόσιας ζωής, η αξιοποίηση του θα οδηγήσει στον εμπλουτισμό της ιστορικής έρευνας, πολλαπλασιάζοντας τα οφέλη που μπορεί να προσφέρει η διοίκηση στην ελληνική κοινωνία. Μέσα από αυτές τις δύο κύριες οδούς, διοικητική και ερευνητική, τα αρχεία της Δημόσιας Διοίκησης μπορούν να συμβάλουν στη βελτίωση των υπηρεσιών προς τον Έλληνα πολίτη.

Για την επίτευξη των ανωτέρω, οι δημόσιες υπηρεσίες οφείλουν και πρέπει να προβαίνουν σε περιοδική εκκαθάριση των αρχείων τους, κατ΄ εφαρμογή της κείμενης νομοθεσίας.

Συγκεκριμένα, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 9 του Π.Δ/τος 162/1979 «Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των Δημοσίων Υπηρεσιών», του άρθρου 9 του Π.Δ. 480/1985 «Εκκαθάριση των αρχείων των ΟΤΑ και των ιδρυμάτων ΝΠ.Δ.Δ και συνδέσμων αυτών» και του άρθρου 9 του Π.Δ. 768/1980 «Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των ΝΠ.Δ.Δ», όλες οι υπηρεσίες των φορέων του δημοσίου, των Ν.Π.Δ.Δ. και των Ο.Τ.Α. έχουν την υποχρέωση να διατηρούν τα αρχεία τους ανάλογα με τον τύπο του εγγράφου για συγκεκριμένο χρόνο και να προβαίνουν σε περιοδική εκκαθάριση των αρχείων τους μέσα στο πρώτο τρίμηνο του έτους.

Τα Γενικά Αρχεία του Κράτους (ΓΑΚ) είναι ο επίσημος κρατικός φορέας, ο οποίος ασκεί την προβλεπόμενη από το νόμο εποπτεία και παρέχει την απαραίτητη τεχνογνωσία σε θέματα οργάνωσης και διαχείρισης των δημοσίων αρχείων.

Στο ανώτερο πλαίσιο, τα Γενικά Αρχεία του Κράτους με τα ως άνω σχετικά (1) και (2) που απηύθυναν στην υπηρεσία μας, κάνουν μνεία της υποχρέωσης εκκαθάρισης των αρχείων του δημόσιου τομέα και επιπλέον ζητούν τη συνδρομή των υπηρεσιών και φορέων του Δημοσίου για την περιέλευση στα ΓΑΚ του αρχειακού υλικού των Πρωτοβάθμιων Επιτροπών αποκατάστασης των πολιτικώς διωχθέντων από τη δικτατορία δημοσίων υπαλλήλων.

Κατόπιν των ανωτέρω οι υπηρεσίες και φορείς στους οποίους κοινοποιείται η παρούσα, παρακαλούνται όπως προβούν στις ακόλουθες ενέργειες:

Α. ΟΣΟΝ ΑΦΟΡΑ ΣΤΗΝ ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗ ΤΩΝ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΑΡΧΕΙΩΝ

Στα υπουργεία, στις κεντρικές και περιφερειακές υπηρεσίες, και τις αυτοτελείς δημόσιες υπηρεσίες, κάθε προϊστάμενος διεύθυνσης ή ανεξάρτητου τμήματος ή αυτοτελούς γραφείου, ορίζει άτυπα έναν ή περισσότερους υπαλλήλους από κάθε τμήμα οι οποίοι είναι υπεύθυνοι για την καταγραφή του ανενεργού (δηλ. του μη έχοντος υπηρεσιακή χρησιμότητα) αρχειακού υλικού.

Στους Ο.Τ.Α. α΄ και β΄ βαθμίδας και τα Ν.Π.Δ.Δ. ισχύουν τα προβλεπόμενα από τα Π.Δ. 480/1985, και Π.Δ. 768/1980 για τη συγκρότηση τριμελών επιτροπών εκκαθάρισης.

Για την καταγραφή του υλικού σε πίνακες, την έκδοση απόφασης για την τήρηση ή καταστροφή τους και την πρόσκληση των ΓΑΚ τηρείται η διαδικασία των Π.Δ. 162/1979, Π.Δ. 87/1981, Π.Δ. 480/1985 και Π.Δ. 768/1980.

Κατά την εκκαθάριση των δημοσίων αρχείων και αφού αποχωριστεί το αρχειακό υλικό που έχει υπηρεσιακή χρησιμότητα, το καταστρεπτέο αρχειακό υλικό (ανενεργό αρχείο) καταγράφεται σε πίνακες και τίθεται στη διάθεση των ΓΑΚ τα οποία ειδοποιούνται σχετικά για τη διενέργεια δειγματοληψιών. Η πρόσκληση των ΓΑΚ είναι υποχρεωτική και γίνεται «εγγράφως και επί αποδείξει». Ακολούθως, τα ΓΑΚ εντός προθεσμίας όχι μικρότερης των εννέα μηνών ή ενός έτους, ανάλογα με την περίπτωση επιλέγουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα (άρθρο 2 του Π.Δ. 87/1981 και άρθρο 7 του Π.Δ. 480/1985).

Στο σημείο αυτό τονίζουμε ότι, κατά τη διενέργεια της εκκαθάρισης, το υλικό που καταγράφεται ως υλικό που στερείται υπηρεσιακής χρησιμότητας, δηλαδή ως υπηρεσιακά ανενεργό υλικό, δεν σημαίνει ότι στερείται γενικώς κάθε χρησιμότητας και σε κάθε περίπτωση τα ΓΑΚ είναι τα αρμόδια να αποφαίνονται για την ιστορική ή μη σημασία του υλικού αυτού.

Οι υπηρεσίες απευθύνουν πρόσκληση στα ΓΑΚ για να επιλέξουν τα ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα ακόμη και στην περίπτωση που πρόκειται για εκκαθάριση διαβαθμισμένου αρχειακού υλικού, πλην εκείνου για το οποίο εφαρμόζονται οι διατάξεις του Εθνικού Κανονισμού Ασφάλειας, δεδομένου ότι η σχετική περί ΓΑΚ νομοθεσία διασφαλίζει αυτό το υλικό.

Συναφώς επισημαίνεται ότι ως δημόσιο αρχείο χαρακτηρίζεται το αρχειακό υλικό που παράγεται από τις δημόσιες υπηρεσίες και τους λοιπούς φορείς του δημόσιου ανεξάρτητα από το υπόστρωμά του (άρθρα 1 και 2 του Ν.1946/1991). Κατά συνέπεια, το θεσμικό πλαίσιο που ρυθμίζει την εκκαθάριση των δημοσίων αρχείων και καθιστά υποχρεωτική την πρόσκληση των ΓΑΚ ισχύει όχι μόνον για τα έγγραφα σε χαρτώο υπόστρωμα, αλλά και για το οπτικοακουστικό υλικό (βίντεο, φιλμ, κ.λπ.) καθώς και για το υλικό που αποθηκεύεται σε μαγνητικά μέσα (δισκέτες, οπτικοί δίσκοι (cd) κ.ά.
Σύμφωνα με το άρθρο 444 του Κώδικα Πολιτικής Δικονομίας, ως έγγραφα νοούνται και οι φωτογραφικές ή κινηματογραφικές παραστάσεις, οι φωνοληψίες και κάθε άλλη μηχανική απεικόνιση.
Επίσης σύμφωνα με το άρθρο 3 του Ν. 3979/2011 «Για την Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις» (Α΄138), «Ηλεκτρονικό έγγραφο είναι κάθε μέσο το οποίο χρησιμοποιείται από υπολογιστικό-πληροφοριακό σύστημα, με ηλεκτρονικό, μαγνητικό ή άλλο υλικό, στο οποίο εγγράφεται οποιαδήποτε πληροφορία, εικόνα, σύμβολο, ήχος, αυτοτελώς ή σε συνδυασμό, εφόσον το εν λόγω περιεχόμενο επιφέρει έννομες συνέπειες ή προορίζεται ή είναι πρόσφορο να αποδείξει γεγονότα που μπορούν να έχουν έννομες συνέπειες».
Η διαδικασία εκκαθάρισης των ηλεκτρονικών εγγράφων ρυθμίζεται από το άρθρο 11 του Π.Δ. 25/2014 «Ηλεκτρονικό αρχείο και ψηφιοποίηση εγγράφων».

Το ανενεργό αρχειακό υλικό για το οποίο έχει εκδοθεί η σχετική άδεια καταστροφής από τα ΓΑΚ διαχωρίζεται και ακολουθεί η διαδικασία καταστροφής του σύμφωνα τις ισχύουσες διατάξεις και με ευθύνη των προϊσταμένων Γενικών Διευθύνσεων, των προϊσταμένων όλων των Διευθύνσεων και με την εποπτεία των προϊσταμένων Γενικών Διευθύνσεων Διοικητικής Υποστήριξης.

Ειδικότερα, μετά από την έκδοση της άδειας καταστροφής από τα ΓΑΚ, η οικεία υπηρεσία αναγγέλλει εγγράφως στη Διεύθυνση Διαχείρισης Δημόσιου Υλικού (πρώην Ο.Δ.Δ.Υ. Α.Ε.) που υπάγεται στη Γενική Διεύθυνση Τελωνείων και Ειδικών Φόρων Κατανάλωσης της Γεν. Γραμματείας Φορολογικών και Τελωνειακών Θεμάτων του Υπουργείου Οικονομικών την ποσότητα του αρχειακού υλικού που προορίζεται για εκποίηση – ανακύκλωση.

Περαιτέρω, υπενθυμίζεται ότι στο πλαίσιο της άσκησης των αρμοδιοτήτων των ΓΑΚ, οι οποίες αφορούν στην επισήμανση και απογραφή των δημοσίων αρχείων, την εποπτεία των ενεργών αρχείων για την πρόληψη απωλειών και καταστροφών δημοσίων εγγράφων, την παρακολούθηση των εκκαθαρίσεων και τη μέριμνα για την εισαγωγή των διατηρητέων αρχείων στα ΓΑΚ (παρ. α, β, δ του άρθρου 12 του Ν. 1946/1991), προβλέπεται ο ορισμός υπαλλήλων-συνδέσμων. Οι υπάλληλοι-σύνδεσμοι συνιστούν ένα δίκτυο το οποίο αποτελείται από υπαλλήλους της διοίκησης και έχει ως έργο να υποστηρίζει την άμεση και αμφίδρομη επικοινωνία μεταξύ του εθνικού φορέα διαχείρισης αρχείων, δηλαδή των ΓΑΚ, και των δημοσίων φορέων παραγωγής αρχείων, συμβάλλοντας έτσι στη σύγχρονη και λειτουργική τήρηση των αρχείων των δημοσίων υπηρεσιών μέσω ενός συστήματος εποπτείας και ελέγχου της δημόσιας αρχειακής παραγωγής.

Για το λόγο αυτό όσες υπηρεσίες του Δημοσίου δεν έχουν προβεί ακόμη στον ορισμό υπαλλήλου-συνδέσμου ως υπεύθυνου για τα θέματα του αρχείου τους, παρακαλούνται να ορίσουν άμεσα έναν υπάλληλό τους κοινοποιώντας τα στοιχεία αυτού, μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στα ΓΑΚ στο e-mail: synchrona@gak.gr (τηλέφωνα επικοινωνίας: 210-6782239, 210-6782218 και 2106782221).

Προς διευκόλυνση των φορέων και υπηρεσιών στη παρούσα επισυνάπτεται ως ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ σχετικός πίνακας με τα Προεδρικά Διατάγματα περί εκκαθαρίσεων, γενικά και κατά φορέα, τα οποία καθορίζουν το χρόνο διατήρησης των εγγράφων στο αρχείο καθώς και τη διαδικασία και τον τρόπο εκκαθάρισης των αρχείων.

Β. ΟΣΟΝ ΑΦΟΡΑ ΣΤΗΝ ΠΕΡΙΕΛΕΥΣΗ ΣΤΑ ΓΑΚ ΤΟΥ ΑΡΧΕΙΑΚΟΥ ΥΛΙΚΟΥ ΤΩΝ ΠΡΩΤΟΒΑΘΜΙΩΝ ΕΠΙΤΡΟΠΩΝ ΑΠΟΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΤΩΝ ΠΟΛΙΤΙΚΩΣ ΔΙΩΧΘΕΝΤΩΝ ΑΠΟ ΤΗ ΔΙΚΤΑΤΟΡΙΑ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΥΠΑΛΛΗΛΩΝ

Περαιτέρω, επισημαίνουμε, ειδικότερα, στις Διευθύνσεις Διοικητικού/Προσωπικού όλων των Υπηρεσιών του Δημοσίου ότι, πριν τη διενέργεια της εκκαθάρισης των αρχείων τους θα πρέπει να λάβουν υπόψη τα κατωτέρω αναφερόμενα, μεριμνώντας για τη πιστή τήρησή τους.

Τα Γενικά Αρχεία του Κράτους, σύμφωνα με τις καταστατικές τους αρμοδιότητες [άρθρο 9 Ν.1946/1991 (ΦΕΚ 69/Α΄)], διασώζουν, συγκεντρώνουν, φυλάσσουν, συντηρούν και ταξινομούν το αρχειακό υλικό της Χώρας (δημόσια και ιδιωτικά αρχεία, έγγραφα και χειρόγραφα), τα οποία αναφέρονται, μεταξύ των άλλων, στην ιστορία του ελληνικού έθνους, καθώς και στη διοικητική και κοινωνική ζωή του ελληνικού κράτους.

Ιδιαιτέρως, μάλιστα, τα δημόσια διοικητικά αρχεία, τα οποία παρουσιάζουν ιστορικό ενδιαφέρον, επιλέγονται, εισάγονται και προετοιμάζονται από τις αρμόδιες υπηρεσίες των Γενικών Αρχείων του Κράτους, προκειμένου να καταστούν, σύμφωνα με τα νομικώς ισχύοντα, κατά το εθνικό και ενωσιακό δίκαιο, διαθέσιμα στον ιστορικό ερευνητή, τον διοικητικό επιστήμονα, τον μελετητή, τον ενδιαφερόμενο πολίτη.

Για το λόγο αυτό η Υπηρεσία μας συνεργάζεται με τα Γενικά Αρχεία του Κράτους, αποσκοπώντας στη διάσωση του ιστορικού και διοικητικού ενδιαφέροντος αρχειακού υλικού των Πρωτοβάθμιων Επιτροπών Κρίσης, οι οποίες συνεστήθησαν, μετά την 24 Ιουλίου 1974, ημεροχρονολογία αποκατάστασης της δημοκρατικής νομιμότητας της Χώρας, σε όλα τα υπουργεία, καθώς και σε άλλες δημόσιες αρχές και φορείς (Βουλή των Ελλήνων, Γραφείο Πρωθυπουργού, Νομικά Πρόσωπα Δημοσίου Δικαίου, Νομικά Πρόσωπα Ιδιωτικού Δικαίου, κρατικά ή επιχορηγούμενα, Οργανισμούς Κοινής Ωφέλειας, Ασφαλιστικούς Φορείς παντός είδους, Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης, Τραπεζικές Εταιρείες, Ιδρύματα και Οργανισμούς, Συνεταιριστικές Οργανώσεις κ.ά.), με απόφαση των οικείων υπουργών ή του εποπτεύοντος αρμοδίου υπουργού, προκειμένου να εξετασθεί η αποκατάσταση των υπαλλήλων που υπέστησαν διοικητικές διώξεις (απόλυση, εξαναγκασμό σε παραίτηση, βαθμολογικό και μισθολογικό υποβιβασμό, θέση σε διαθεσιμότητα κ.ά.), εξαιτίας των πολιτικών τους φρονημάτων, κατά τη διάρκεια της επτάχρονης δικτατορίας (21 Απριλίου 1967-23 Ιουλίου 1974).

Για τον εντοπισμό του συγκεκριμένου αρχειακού υλικού, θέτουμε ειδικότερα υπόψη σας τα εξής:

– Οι συγκεκριμένες Επιτροπές (γνωστές ως Πρωτοβάθμιες Επιτροπές Κρίσης) συνεστήθησαν κατά νομοθετική εξουσιοδότηση του Ν.Δ. 76/1974 (ΦΕΚ 266/Α΄) «Περί επαναφοράς απολυθέντων ή εξαναγκασθέντων εις παραίτησιν υπαλλήλων, αποκαταστάσεως υποβιβασθέντων και ρυθμίσεως συναφών θεμάτων» (άρθρο 4 παρ. 2 αυτού), συγκροτήθηκαν ως τριμελείς από δύο ανώτατους δικαστικούς λειτουργούς και έναν πανεπιστημιακό καθηγητή, διακρίνονταν σε δύο επίπεδα, αναλόγως της ιεραρχικής θέσεως των υπαλλήλων που ενέπιπταν στην αρμοδιότητά τους (Επιτροπές για κατωτέρους και ανωτέρους υπαλλήλους, Επιτροπές για ανωτάτους υπαλλήλους), ενώ τα σχετικά με τη σύνθεση και λειτουργία τους ζητήματα προέβλεψε το Π.Δ. 677/1974 (ΦΕΚ 295 Α΄). Οι συνεδριάσεις των εν λόγω Επιτροπών προς λήψη απόφασης περί επαναφοράς ή μη στην υπηρεσία των απολυθέντων και διωχθέντων υπαλλήλων καταγράφονταν σε Πρακτικά, τα οποία τηρούσαν αρμοδίως τα εν λόγω συλλογικά όργανα και βρίσκονται σήμερα διάσπαρτα μεταξύ των αρχείων που τηρούν τα Υπουργεία και οι εποπτευόμενοι φορείς τους.

– Η λειτουργία των συγκεκριμένων Επιτροπών συνεχίστηκε αδιάλειπτα και με την έκδοση των ακόλουθων νομοθετημάτων, με τα οποία διευρύνθηκαν οι αρμοδιότητές τους, υπήχθησαν σε αυτές και άλλες συναφείς κατηγορίες υποθέσεων, που είχαν παραληφθεί κατά την θέσπιση των αρχικών ρυθμίσεων:

α) Ν. Δ. 104/1974 «Περί τροποποιήσεως και συμπληρώσεως διατάξεων του Ν.Δ. 76/1974 «περί επαναφοράς απολυθέντων ή εξαναγκασθέντων εις παραίτησιν υπαλλήλων, αποκαταστάσεως υποβιβασθέντων και ρυθμίσεως συναφών θεμάτων» (ΦΕΚ 298 Α΄)
β) Ν.Δ. 110/1974 «Περί ρυθμίσεως θεμάτων αφορώντων εις το προσωπικόν των Τραπεζών» (ΦΕΚ 307 Α΄).
γ) Ν.Δ. 168/1974 «Περί συμπληρώσεως ή τροποποιήσεως διατάξεων του Ν.Δ. 76/1974 «περί επαναφοράς απολυθέντων ή εξαναγκασθέντων εις παραίτησιν υπαλλήλων κ.λ.π.» και άλλων συναφών διατάξεων» (ΦΕΚ 340 Α΄).
δ) Ν. 193/1975 «Περί επαναφοράς εις την υπηρεσίαν απολυθέντων εκτάκτων, επί θητεία ή επί σχέσει εργασίας δημοσίου ή ιδιωτικού δικαίου υπαλλήλων και εργατοτεχνιτών του Δημοσίου, των Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοικήσεως και Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου και ρυθμίσεως συναφών θεμάτων» (ΦΕΚ 223 Α΄).
ε) Ν. 765/1978 «Περί μονιμοποιήσεως των εκτάκτων υπαλλήλων των επανελθόντων εις την υπηρεσίαν κατ’ εφαρμογήν του Ν.193/1975, επιλογής ασφαλιστικού φορέως παρά των υπαγομένων εις τας διατάξεις του Ν.Δ.874/1971, τροποποιήσεως και συμπληρώσεως του Ν. 103/1975 και ρυθμίσεως ετέρων τινών συνταξιοδοτικών διατάξεων» (ΦΕΚ 49 Α΄).

– Ακολούθως, και προκειμένου να αρθεί κάθε αδικία του παρελθόντος, καθώς και οι πλημμέλειες ή παραλείψεις τόσο των διοικητικών υπηρεσιών όσο και των προαναφερομένων Επιτροπών και με σκοπό την εφαρμογή του «αποκαταστατικού καθεστώτος» των υπαλλήλων, κατά τρόπο ενιαίο σε όλο τον δημόσιο τομέα, με το άρθρο 12 του Ν. 1232/1982 «Επαναφορά σε ισχύ, τροποποίηση και συμπλήρωση των διατάξεων του Ν.Δ. 4352/1964 και άλλες διατάξεις» (ΦΕΚ 22/Α΄), αναβίωσε, για λόγους ιστορικής ακολουθίας, χρηστής διοίκησης και αποτελεσματικής πραγμάτωσης του διοικητικού σκοπού της αρχικής σύστασής τους, η λειτουργία των ως άνω Επιτροπών και ταυτοχρόνως καθιερώθηκε για πρώτη φορά δευτεροβάθμια κρίση, με την σύσταση Τριμελούς Επιτροπής Δευτεροβάθμιας Κρίσης στο Υπουργείο Προεδρίας της Κυβέρνησης.

Έχοντας υπόψη τα ανωτέρω, η καταγραφή, συγκέντρωση και συστηματική τήρηση των πληροφοριακών δεδομένων, που αντλούνται από τα Πρακτικά λειτουργίας των Πρωτοβάθμιων και Δευτεροβάθμιων Επιτροπών, με σκοπό τη συγκρότηση Οργανωμένου Διοικητικού Αρχείου, έχει εξέχουσα σημασία για την έρευνα της διοικητικής επιστήμης, τη μελέτη του ιστορικού επιστήμονα, αλλά και αυτή την ίδια την όσμωση της τρέχουσας διοικητικής διαδικασίας με τους κανόνες της δημοκρατικής νομιμότητας, κατά την ιστορική διαδρομή και ακολουθία τους.

Τα Γενικά Αρχεία του Κράτους, σε συνεργασία με τα Υπουργεία και τους εποπτευόμενους από αυτά φορείς, θα διασφαλίσουν την επιστημονική συγκρότηση και λειτουργία των προαναφερόμενων πληροφοριακών δεδομένων και στοιχείων, ως νομίμως συγκροτούμενου διοικητικού αρχείου και θα επιμεληθούν τη διαμόρφωση πρόσφορων διοικητικών συνθηκών, προκειμένου να αναδειχθεί η ιστορικότητά του, αλλά και η ίδια η αξιακή του υπόσταση, ως οργανικού υλικού δημοκρατικής νομιμοποίησης της διοικητικής δράσης κατά την ιστορική ακολουθία αυτής, από την αποκατάσταση της συντακτικής και διοικητικής λειτουργίας της δημοκρατικής πολιτείας μέχρι σήμερα.

Σε κάθε περίπτωση, η πραγμάτωση του προαναφερόμενου διοικητικού σκοπού προϋποθέτει τη συστηματική συγκέντρωση όλου του διαθέσιμου αρχειακού υλικού των ως άνω Πρωτοβάθμιων Επιτροπών, που βρίσκονται κατά τον παρόντα χρόνο διάσπαρτα μεταξύ των επιμέρους Υπουργείων και την οργανωμένη παράδοσή τους στα Γενικά Αρχεία του Κράτους, σύμφωνα με τους κανόνες προστασίας ευαίσθητων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, που τηρούνται σε διοικητικό αρχείο, όπως αυτοί ρητώς προσδιορίζονται από τις ισχύουσες κατά τον παρόντα χρόνο διατάξεις του Ν. 2472/1997.

Ενόψει των ανωτέρω εκτεθέντων παρακαλούνται oι ως άνω αρμόδιες Δ/νσεις όλων των Υπηρεσιών του Δημοσίου να προβούν το συντομότερο δυνατό στη συγκέντρωση όλου του διαθέσιμου πληροφοριακού υλικού των ως άνω Πρωτοβάθμιων Επιτροπών και να αναπτύξουν την προσήκουσα οριζόντια επικοινωνία με τα Γενικά Αρχεία του Κράτους για τη νόμιμη και οργανωμένη περιέλευση τού εν λόγω ιστορικού υλικού στους εξειδικευμένους επιστημονικούς και διοικητικούς εκπροσώπους τους.

Οι Διευθύνσεις Διοικητικού των Υπουργείων παρακαλούνται να γνωστοποιήσουν την παρούσα εγκύκλιο σε όλους τους φορείς του δημόσιου τομέα που εποπτεύουν για τις ενέργειές τους στο πλαίσιο των προεκτεθέντων.

Οι Διευθύνσεις Διοίκησης των Αποκεντρωμένων Διοικήσεων της Χώρας παρακαλούνται να γνωστοποιήσουν την εγκύκλιο αυτή στους ΟΤΑ α΄ και β΄ βαθμού της αρμοδιότητάς τους και αυτοί, εν συνεχεία, σε όλους τους φορείς του δημόσιου τομέα που εποπτεύουν για τις ενέργειές τους στο πλαίσιο των προεκτεθέντων.

Σας γνωρίζουμε ότι η εν λόγω εγκύκλιος έχει καταχωριστεί στο Δικτυακό τόπο της Υπηρεσίας μας –www.ydmed.gov.gr -, στη διαδρομή: Διοικητική Μεταρρύθμιση / Οργάνωση – Λειτουργία Δημόσιας Διοίκησης / Απλούστευση Διαδικασιών.

Παρακαλούμε για την άμεση ανταπόκρισή σας και είμαστε στη διάθεσή σας για κάθε συνεργασία.

Ο ΑΝΑΠΛΗΡΩΤΗΣ ΥΠΟΥΡΓΟΣ

ΧΡΙΣΤΟΦΟΡΟΣ ΒΕΡΝΑΡΔΑΚΗΣ
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ
ΝΟΜΟΘΕΣΙΑ ΠΕΡΙ ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΕΩΝ (ΓΕΝΙΚΑ)

Ν. 1946/1991 Γενικά Αρχεία του Κράτους και άλλες διατάξεις ΦΕΚ 69 Α΄ /14.05.1991
Π.Δ. 162/1979 Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των Δημοσίων Υπηρεσιών ΦΕΚ 42 Α΄ /06.03.1979
Π.Δ. 768/1980 Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των νομικών προσώπων δημοσίου δικαίου ΦΕΚ 186 Α΄ /18.08.1980
Π.Δ. 87/1981 Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των Δημοσίων Υπηρεσιών και Ν.Π.Δ.Δ. ΦΕΚ 27 Α΄ /03.02.1981
Π.Δ. 480/1985 Εκκαθάριση των αρχείων των Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης και των ιδρυμάτων νομικών προσώπων δημοσίου δικαίου και συνδέσμων αυτών ΦΕΚ 173 Α΄ /14.10.1985
Π.Δ. 25/2014 Ηλεκτρονικό αρχείο και ψηφιοποίηση εγγράφων ΦΕΚ 44 Α΄ /25.02.2014

ΝΟΜΟΘΕΣΙΑ ΠΕΡΙ ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΕΩΝ (ΚΑΤΑ ΦΟΡΕΑ)

Π.Δ. 320/1979 Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Εσωτερικών ΦΕΚ 102 Α΄/07.05.1979
Π.Δ. 106/1979 Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων του Υπουργείου Προεδρίας Κυβερνήσεως ΦΕΚ 25 Α΄/08.02.1979
Π.Δ. 899/1980 Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων και των Σχολικών Ταμείων ΦΕΚ 223 Α΄/30.09.1980
Π.Δ. 835/1979 Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Εμπορικής Ναυτιλίας ΦΕΚ 241 Α΄/24.10.1979
Π.Δ. 456/1991 Αντικατάσταση του άρθρου 3 του Π.Δ. 835/1979 «Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής & των περιφερειακών υπηρεσιών του Υπουργείου Εμπορικής Ναυτιλίας» ΦΕΚ 166 Α΄/30.10.1991
Β.Δ. 541/1962 Περί διαιρέσεως και υποδιαιρέσεως του αρχείου των κεντρικών και περιφερειακών υπηρεσιών του Υ.Ε.Ν. και περί περιοδικής εκκαθαρίσεως του ΦΕΚ 132 Α΄/25.08.1962
Π.Δ. 552/1979 Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Δικαιοσύνης ΦΕΚ 174 Α΄/31.07.79
Β.Δ. 120/1966 Περί τρόπου καταστροφής αχρήστων αρχείων των δικαστικών υπηρεσιών ΦΕΚ 30 Α΄/14.02.1966
Β.Δ. 573/1965 Περί τρόπου καταστροφής ή εκποιήσεως αχρήστων αρχείων των εμμίσθων Υποθηκοφυλακείων και Ληξιαρχείων ΦΕΚ 128 Α΄/09.07.1965
Π.Δ. 423/1979 Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Δημοσίας Τάξεως ΦΕΚ 129 Α΄/15.06.1979
Π.Δ. 245/1997 Εκκαθάριση αρχείων Υπηρεσιών της Ελληνικής Αστυνομίας ΦΕΚ 180 Α΄/15.09.1997
Π.Δ. 180/1999 Τροποποίηση του Π.Δ. 245/1997 «Εκκαθάριση αρχείων των Υπηρεσιών της Ελληνικής Αστυνομίας» ΦΕΚ 169 Α΄/19.08.99
Π.Δ. 11/1981 Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των Υπηρεσιών του Υπουργείου Κοινωνικών Υπηρεσιών ΦΕΚ 7 Α΄/09.01.1981
Π.Δ. 77/1977 Περί απλουστεύσεως διαδικασίας εκκαθαρίσεως αρχείων Κεντρικών και Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Κοινωνικών Υπηρεσιών ΦΕΚ 26 Α΄/01.02.1977
Β.Δ.172/1973 Περί των αρχείων των Κεντρικών και Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Κοινωνικών Υπηρεσιών ΦΕΚ 55 Α΄/07.03.1973
Π.Δ. 1258/1981 Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των νοσηλευτικών ιδρυμάτων, των ιδρυμάτων κοινωνικής πρόνοιας και των σχολών εκπαιδεύσεως νοσηλευτικού προσωπικού (Ν.Π.Δ.Δ.), αρμοδιότητας Υπουργείου Κοινωνικών Υπηρεσιών ΦΕΚ 309 Α΄/10.10.1981
Π.Δ. 365/1981 Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Γεωργίας ΦΕΚ 101 Α΄/17.04.1981
Π.Δ. 430/1979 Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Συγκοινωνιών ΦΕΚ 133 Α΄/18.06.1978
Π.Δ. 381/1991 Τροποποίηση και συμπλήρωση του Π.Δ. 430/1979 «Περί εκκαθαρίσεως της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Συγκοινωνιών» ΦΕΚ 135 Α΄/11.09.1991
Π.Δ. 176/2007 Τροποποίηση και συμπλήρωση του Π.Δ. 430/1979 «Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Συγκοινωνιών» ΦΕΚ 215 Α΄/10.09.07
Π.Δ. 2/1980 Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Ταχυδρομικού Ταμιευτηρίου ΦΕΚ 2 Α΄/09.01.1980
Π.Δ. 722/1979 Περί της εκκαθαρίσεως των αρχείων των Κεντρικών, των Περιφερειακών και Υπηρεσιών Εξωτερικού του Υπουργείου Εμπορίου ΦΕΚ 217 Α΄/17.09.1979
Π.Δ. 358/1979 Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Εργασίας ΦΕΚ 111 Α΄/16.05.1979
Π.Δ. 185/2006 Συμπλήρωση του Προεδρικού Διατάγματος 358/1979 «Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Εργασίας» ΦΕΚ 186 Α΄/08.09.2006
Π.Δ. 469/1983 Εκκαθάριση των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Οργανισμού Απασχολήσεως Εργατικού Δυναμικού (ΟΑΕΔ) ΦΕΚ 179 Α΄/08.12.1983
Π.Δ. 128/1986 Εκκαθάριση των αρχείων των ασφαλιστικών οργανισμών (Ν.Π.Δ.Δ.) πλην Ο.Γ.Α., αρμοδιότητας Υπουργείου Υγείας, Πρόνοιας και Κοινωνικών Ασφαλίσεων Γενικής Γραμματείας Κοινωνικών Ασφαλίσεων ΦΕΚ 47 Α΄/21.04.1986
Π.Δ. 276/2000 Εκκαθάριση αρχείων των Υπηρεσιών του Υπουργείου Οικονομικών ΦΕΚ 226 Α΄/20.10.2000
Π.Δ. 57/1980 Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Οικονομικών ΦΕΚ 21 Α΄/25.01.1980
Υπουργική Απόφαση 1086260/1023/0006 Β/ΠΟΛ 1176/03.09.1992 Εκκαθάριση των αρχείων των Δημοσίων Οικονομικών Υπηρεσιών και του ΚΕ.Π.Υ.Ο. ΦΕΚ 571 Β΄/21.09.1992
Π.Δ. 486/1979 Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Συντονισμού ΦΕΚ 151 Α΄/07.07.1979
Π.Δ. 225/1980 Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Πολιτισμού και Επιστημών ΦΕΚ 63 Α΄/17.03.80
Π.Δ. 229/1993 Τήρηση και εκκαθάριση των αρχείων της Κεντρικής και των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Υπουργείου Περιβάλλοντος, Χωροταξίας και Δημοσίων Έργων (ΥΠΕΧΩΔΕ) πλην της Γενικής Γραμματείας Δημοσίων Έργων ΦΕΚ 94 Α΄/15.06.1993
Π.Δ. 82/2014 Εκκαθάριση αρχείων της Ανεξάρτητης Αρχής «Συνήγορος του Πολίτη». ΦΕΚ 127 Α΄/03.06.2014

Πηγή: ydmed.gov.gr