Αριθμ. 2241.10/37884/2023 – ΦΕΚ τεύχος Β 3447/23.05.2023
Ηλεκτρονική εφαρμογή για το έργο με τίτλο «e-Θυρίδα Ναυτικού» για τις ανάγκες του Υπουργείου Ναυτιλίας και Νησιωτικής Πολιτικής
ΟΙ ΥΠΟΥΡΓΟΙ
ΝΑΥΤΙΛΙΑΣ ΚΑΙ ΝΗΣΙΩΤΙΚΗΣ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ – ΕΠΙΚΡΑΤΕΙΑΣ
αποφασίζουμε:
Άρθρο 1
Σκοπός και πεδίο εφαρμογής
1. Σκοπός της απόφασης είναι ο καθορισμός:
α. Των όρων λειτουργίας και της πρόσβασης στην ηλεκτρονική εφαρμογή με τίτλο «e-Θυρίδα Ναυτικού» (εφεξής εφαρμογή), της διαλειτουργικότητας με συστήματα τρίτων φορέων του δημοσίου τομέα,
β. των όρων, των προϋποθέσεων και των διαδικασιών για: (i) την υποβολή αίτησης – υπεύθυνης δήλωσης των ενδιαφερομένων για έκδοση ναυτικού φυλλαδίου – επαναπογραφή ναυτικού και έκδοση αντιγράφου ναυτικού φυλλαδίου, (ii) την έκδοση παραπεμπτικών σημειωμάτων, (iii) τη χορήγηση βεβαίωσης υποβολής αίτησης με αριθμό αναφοράς που έλαβε η αίτηση – υπεύθυνη δήλωση και την ημερομηνία υποβολής, (iv) την ειδοποίηση για την παραλαβή του ναυτικού φυλλαδίου,
γ. του χρόνου διατήρησης των καταχωρισμένων αιτήσεων – υπεύθυνων δηλώσεων, της επεξεργασίας και της διασφάλισης της προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα,
δ. κάθε άλλου θέματος αναγκαίου για τη λειτουργία και την ανάπτυξη της εφαρμογής.
2. Στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας εμπίπτουν οι Υπηρεσιακοί χρήστες της εφαρμογής (Απογράφουσες Λιμενικές Αρχές, στελέχη της Διεύθυνσης Ναυτικής Εργασίας του Υπουργείου Ναυτιλίας και Νησιωτικής Πολιτικής) και τα φυσικά πρόσωπα τα οποία με την είσοδό τους στο περιβάλλον της εφαρμογής αιτούνται την έκδοση ναυτικού φυλλαδίου ή αντιγράφου ναυτικού φυλλαδίου ή την επαναπογραφή τους.
Άρθρο 2
Ορισμοί
Για την εφαρμογή της απόφασης οι ορισμοί που χρησιμοποιούνται έχουν την ακόλουθη έννοια:
α. Υπηρεσιακός χρήστης: είναι τα στελέχη της Διεύθυνσης Ναυτικής Εργασίας (εφεξής Δ.Ν.ΕΡ.), που εδρεύει στον Πειραιά καθώς και τα στελέχη των Απογραφουσών Λιμενικών Αρχών της Χώρας.
β. Χρήστης: είναι τα φυσικά πρόσωπα τα οποία είναι:
i) υποψήφιοι προς απογραφή ναυτικοί οι οποίοι αιτούνται την έκδοση ναυτικoύ φυλλαδίου, είτε ii) απογεγραμμένοι ναυτικοί οι οποίοι επιθυμούν την επαναπογραφή τους στα Μητρώα Απογραφής.
γ. Εξουσιοδοτημένος χρήστης: είναι ο εξωτερικός χρήστης ο οποίος εξουσιοδοτείται από τον χρήστη της περ. β να καταχωρίζει αντ’ αυτού τα στοιχεία της αίτησης που έχει επιλέξει να υποβάλει.
δ. Επαναπογραφή ναυτικού: είναι η εκ νέου απογραφή των διαγραφέντων ναυτικών από Μητρώα Απογραφής σύμφωνα με την υπ’ αρ. 3514.1/01/2014 απόφαση του Υπουργού Ναυτιλίας και Αιγαίου «Καθορισμός προϋποθέσεων εν νέου απογραφής διαγραφέντων ναυτικών» (Β’ 562).
ε. Απογράφουσες Λιμενικές Αρχές: είναι οι Λιμενικές Αρχές όπως αυτές ορίζονται κατ’ εξουσιοδότηση του άρθρου 56 παρ. 3 του ν.δ. 187/1973 περί Κώδικος Δημοσίου Ναυτικού Δικαίου (Α’ 261) από την υπ’ αρ. 70131/2575/13-05-1974 (Β’ 639, διόρθωση σφάλματος Β’ 715) απόφαση ΥΕΝ.
Άρθρο 3
Δημιουργία Εφαρμογής – Λειτουργίες
1. Η εφαρμογή δημιουργείται από το Υπουργείο Ναυτιλίας και Νησιωτικής Πολιτικής (εφεξής Υ.ΝΑ.Ν.Π.) και λειτουργεί με ευθύνη της Δ.Ν.ΕΡ. Το Υ.ΝΑ.Ν.Π. δύναται να αναθέτει σε ιδιώτες, το σύνολο ή τμήμα: (i) της ανάπτυξης και της τεχνικής υλοποίησης του έργου, (ii) της εποπτείας, της αναβάθμισης και της υποστήριξης της εφαρμογής κατά τη λειτουργία της και (iii) της επικαιροποίησης των λειτουργικών απαιτήσεων της εφαρμογής, σε συνεργασία με αρμόδιες Υπηρεσίες του Υ.ΝΑ.Ν.Π.
2. α. Η εφαρμογή αποτελείται από δύο (02) υποσυστήματα:
αα. Το υποσύστημα των χρηστών (front-end), αβ. το υποσύστημα των υπηρεσιακών χρηστών (back-end/back-office).
β. Και τα δύο υποσυστήματα είναι διαδικτυακές εφαρμογές.
3. Οι διαθέσιμες προς υποβολή αιτήσεις – υπεύθυνες δηλώσεις που μπορούν να επιλέξουν οι χρήστες του υποσυστήματος της υποπερ. αα της περ. α της παρ. 2 είναι:
α. Έκδοση Ναυτικού Φυλλαδίου,
β. Επαναπογραφή Ναυτικού,
γ. Έκδοση αντιγράφου ναυτικού φυλλαδίου λόγω κλοπής – απώλειας, φθοράς ή συμπλήρωσής του ή λόγω αλλαγής ναυτικού φυλλαδίου από περιορισμένης χρήσης σε όλους τους κλάδους και αντίθετα.
Άρθρο 4
Αρμόδιες Υπηρεσίες
1. Αρμόδιες Υπηρεσίες για την πρόσβαση και τη χρήση των στοιχείων που καταχωρίζονται στην εφαρμογή από τους χρήστες, κατά λόγο αρμοδιότητας ορίζονται οι εξής:
α. Η Δ.Ν.ΕΡ. του Αρχηγείου Λιμενικού Σώματος – Ελ-
ληνικής Ακτοφυλακής (Α.Λ.Σ. – ΕΛ.ΑΚΤ.) του Υ.ΝΑ.Ν.Π.
β. Οι απογράφουσες Λιμενικές Αρχές.
2. Η Δ.Ν.ΕΡ. και οι Απογράφουσες Λιμενικές Αρχές είναι υπεύθυνες για τη χορήγηση πρόσβασης στους υπηρεσιακούς χρήστες.
Άρθρο 5
Είσοδος και εξουσιοδότηση χρηστών
1. Η εφαρμογή είναι προσβάσιμη μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr -Ε.Ψ.Π.).
Για την είσοδο στην εφαρμογή ισχύουν τα εξής:
α. Οι υπηρεσιακοί χρήστες εισέρχονται μέσω των διαπιστευτηρίων που τους έχουν χορηγηθεί για τις λοιπές ψηφιακές υπηρεσίες του Φορέα.
β. Οι χρήστες εισέρχονται με τους κωδικούς-διαπιστευτήρια της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (εφεξής Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ.) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης (κωδικοί TAXISnet) σύμφωνα με το άρθρο 24 του ν. 4727/2020.
γ. Οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες εισέρχονται στην εφαρμογή με την χρήση των προσωπικών κωδικών τους – διαπιστευτηρίων της Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ. του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης (TAXISnet), σύμφωνα με το άρθρο 24 του ν. 4727/2020 (Α’ 184), για λογαριασμό τρίτου χρήστη με την υποχρέωση να υποβάλλουν ψηφιακά υπογεγραμμένη εξουσιοδότηση μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr – Ε.Ψ.Π.) από την οποία να προκύπτει ρητά ότι ενεργούν εκ μέρους του ενδιαφερόμενου τρίτου προσώπου.
Άρθρο 6
Τήρηση διαδικασίας χρήσης της εφαρμογής
1. Ο χρήστης επιλέγει και συμπληρώνει μία εκ των αιτήσεων – υπεύθυνων δηλώσεων της παρ. 3 του άρθρου 3.
2. Ανάλογα με τον επιλεγμένο τύπο αίτησης – υπεύθυνης δήλωσης ο χρήστης εισάγει ψηφιακά τα δικαιολογητικά του άρθρου 10.
3. Τα πεδία των αιτήσεων – υπεύθυνων δηλώσεων της παρ. 3 του άρθρου 3 συμπληρώνονται μέσω των διαλειτουργικοτήτων του άρθρου 9, όπου αυτό είναι εφικτό. Όπου δεν καθίσταται δυνατή η συμπλήρωση των πεδίων μέσω των διαλειτουργικοτήτων, αυτά συμπληρώνονται από τον χρήστη.
4. Ο χρήστης μετά την οριστική υποβολή της αίτησης – υπεύθυνης δήλωσης, λαμβάνει μοναδικό αριθμό αναφοράς ως αποδεικτικό κατάθεσης και δύναται:
α. να συμπληρώσει τυχόν ελλείψεις κατόπιν της ειδοποίησης της περ. β της παρ. 1 του άρθρου 7,
β. να ειδοποιείται με ηλεκτρονικό μήνυμα για την απόρριψη της αιτήσεώς του με αναφορά του λόγου απόρριψης,
γ. να ειδοποιείται μέσω ηλεκτρονικού μηνύματος για την ολοκλήρωση της αιτήσεώς του και για την ημερομηνία κατά την οποία θα είναι δυνατή η παραλαβή του ναυτικού φυλλαδίου,
δ. να εκτυπώνει την αίτηση – υπεύθυνη δήλωση με τον μοναδικό αριθμό αναφοράς της.
Άρθρο 7
Υπηρεσιακή επεξεργασία
1. Ο υπηρεσιακός χρήστης μετά την υποβολή της αίτησης – υπεύθυνης δήλωσης:
α. Επεξεργάζεται τις αιτήσεις και τα δικαιολογητικά που υποβάλλονται,
β. ενημερώνει το χρήστη μέσω της εφαρμογής για τυχόν ελλείψεις που πρέπει να συμπληρωθούν,
γ. εγκρίνει ή απορρίπτει αιτιολογημένα την αίτηση – υπεύθυνη δήλωση,
δ. ειδοποιεί το χρήστη κατόπιν της έγκρισης της περ. γ, με ηλεκτρονικό μήνυμα, για την ημερομηνία κατά την οποία θα είναι δυνατή η παραλαβή του ναυτικού φυλλαδίου από τον χρήστη.
2. Οι υπηρεσιακοί χρήστες δύνανται να λαμβάνουν και να επεξεργάζονται στατιστικά στοιχεία – πληροφορίες από τις υποβληθείσες στις υπηρεσίες τους αιτήσεις αναφορικά με το:
α. Σύνολο των αιτήσεων που έχουν υποβληθεί στην εφαρμογή ανά τύπο και για συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα, β. σύνολο των αιτήσεων ανά αποτέλεσμα -στάδιο (status) (εγκρίθηκε – απορρίφθηκε – εκκρεμεί) και ανά τύπο αίτησης και για συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα, διασφαλίζοντας την προστασία των προσωπικών δεδομένων σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία.
Άρθρο 8
Ολοκλήρωση διαδικασίας
Για την ολοκλήρωση της διαδικασίας ο χρήστης μεταβαίνει αυτοπροσώπως στην αρμόδια Υπηρεσία/Απογράφουσα Αρχή προκειμένου να:
α. Προσκομίσει το διατιμημένο έντυπο του ναυτικού φυλλαδίου στην αρμόδια Υπηρεσία/Απογράφουσα Αρχή μαζί με τρεις (03) πρόσφατες όμοιες έγχρωμες φωτογραφίες 4,5 x 3,5 (όχι από αυτόματο μηχάνημα) και
β. παραλάβει το έντυπο του ναυτικού φυλλαδίου, αφού προηγουμένως γίνει επί αυτού καταγραφή των φυσικών του χαρακτηριστικών και διενεργηθεί δακτυλοσκόπηση.
Άρθρο 9
Διαλειτουργικότητες
1. Η εφαρμογή διαλειτουργεί κατά την έναρξη της παραγωγικής της λειτουργίας ή κατά την ανάπτυξή της με πληροφοριακά συστήματα μέσω του Κέντρου Διαλειτουργικότητας (ΚΕ.Δ.) της Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ. του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, αξιοποιώντας ιδίως τις ακόλουθες διαδικτυακές υπηρεσίες (web services):
α) «Υπηρεσία Αναζήτησης Πολιτών από το Μητρώο Πολιτών» του Υπουργείου Εσωτερικών,
β) «Αυθεντικοποίηση Χρηστών σε Πληροφοριακό Σύστημα Τρίτου Φορέα με τη Χρήση Διαπιστευτηρίων TAXISnet (oAuth 2.0)» της Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ.,
γ) «Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας» της Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ.,
δ) «Υπηρεσία Ποινικού Μητρώου (όλοι οι φορείς)» του Υπουργείου Δικαιοσύνης,
ε) «Δημιουργία e-Παραβόλου και Ανάκτηση Τύπων Παραβόλων» της Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ.,
στ) «Αναζήτηση/Δέσμευση/Επιστροφή e-Παραβόλου από Φορέα» της Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ.,
ζ) «Στοιχεία ΑΜΚΑ» της «ΗΔΙΚΑ Α.Ε.»,
η) «Άντληση Στοιχείων Πιστοποιητικού Στρατολογικής Κατάστασης» του Υπουργείου Εθνικής Άμυνας,
θ) «Υπηρεσία Ψηφιακών Απολυτηρίων» του Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων,
ι) «Επαλήθευση Επαρκούς Φοίτησης Μαθητών» του Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων.
2. Οι απαιτούμενες διαλειτουργικότητες διενεργούνται από το Κέντρο Διαλειτουργικότητας ΚΕ.Δ., σύμφωνα με το άρθρο 84 του ν. 4727/2020, το άρθρο 47 του ν. 4623/2019 και το ισχύον Πλαίσιο Ασφάλειας Πληροφοριακών Συστημάτων της Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ. του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, την πολιτική ορθής χρήσης διαδικτυακών υπηρεσιών και τις διατάξεις περί προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.
Άρθρο 10
Δικαιολογητικά
Εντός της εφαρμογής εισάγονται τα δικαιολογητικά που απαιτούνται από την κατά περίπτωση αίτηση – υπεύθυνη δήλωση της παρ. 3 του άρθρου 3 που επιλέγει ο χρήστης μέσω των διαλειτουργικοτήτων του άρθρου 9 και όπου αυτό δεν καθίσταται εφικτό, συμπληρώνονται από τον ίδιο.
Άρθρο 11
Προσωπικά Δεδομένα
1. Η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρα-κτήρα που πραγματοποιείται στο πλαίσιο της εφαρμογής διέπεται από τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679-GDPR του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών και την κατάργηση της οδηγίας 95/46/ΕΚ (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων/Γ.Κ.Π.Δ.) και τον ν. 4624/2019, όπως ισχύει.
2. Υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων κατά την έν-νοια του άρθρου 4 του Γ.Κ.Π.Δ. για την εφαρμογή, ορίζεται το Υ.ΝΑ.Ν.Π., το οποίο φέρει την ευθύνη και τις υποχρεώσεις, όπως αυτές απορρέουν από τον ΓΚΠΔ (Κανονισμό ΕΕ 2016/679) και την κείμενη νομοθεσία, παρέχοντας τις κατάλληλες εγγυήσεις. Λαμβάνοντας υπόψη τη φύση, το πεδίο εφαρμογής, το πλαίσιο και τους σκοπούς της επεξεργασίας, καθώς και τους κινδύνους διαφορετικής πιθανότητας επέλευσης και σοβαρότητας για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των φυσικών προσώπων, ο υπεύθυνος επεξεργασίας εφαρμόζει κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα προκειμένου να διασφαλίζει και να μπορεί να αποδεικνύει ότι η επεξεργασία διενεργείται με βάση τον ΓΚΠΔ. Τα εν λόγω μέτρα επανεξετάζονται και επικαιροποιούνται όταν κρίνεται απαραίτητο. Υποκείμενα δεδομένων αποτελούν όλα τα πρόσωπα, των οποίων τα δεδομένα καταχωρίζονται στην εφαρμογή. Σκοπός της επεξεργασίας των δεδομένων είναι η εκπλήρωση του καθήκοντος που εκτελείται κατά την άσκηση της δημόσιας εξουσίας που έχει ανατεθεί στο Υ.ΝΑ.Ν.Π.
σύμφωνα με τις διατάξεις περί απογραφής ναυτικών.
3. α. Το Υ.ΝΑ.Ν.Π. επεξεργάζεται και διατηρεί τα κάτωθι δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των χρηστών:
αα. Διεύθυνση ΙΡ από την οποία ο χρήστης συνδέεται στην εφαρμογή,
αβ. χρονοσήμανση χρήσης υπηρεσίας (timestamp),
αγ. στοιχεία συσκευής σύνδεσης (τύπος συσκευής, κατασκευής, μοντέλο, λειτουργικό σύστημα) και
αδ. διεύθυνση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (email).
Η πρόσβαση στα δεδομένα και η επεξεργασία τους, επιτρέπεται μόνο με τη χρήση κατάλληλων διαπιστευτηρίων από προσωπικό που λαμβάνει κατάλληλες εξουσιοδοτήσεις.
4. Τα ανωτέρω δεδομένα διατηρούνται για πενήντα πέντε (55) έτη από την έκδοση του ναυτικού φυλλαδίου σύμφωνα με το π.δ.835/1979 (Α’ 241), όπως έχει τροποποιηθεί και ισχύει.
5. Στα προσωπικά δεδομένα των ανωτέρω υποκειμένων επεξεργασίας, δύνανται να έχουν πρόσβαση οι Λιμενικές Αρχές της Χώρας, οι αρμόδιες Διευθύνσεις του Α.Λ.Σ.-ΕΛ.ΑΚΤ., για την αποτελεσματικό έλεγχο των στοιχείων που υποβάλλονται στην εφαρμογή, σύμφωνα με την παρούσα απόφαση.
6. Το Υ.ΝΑ.Ν.Π. έχει την υποχρέωση να διασφαλίσει πλήρως την ασφάλεια των καταχωρισμένων πληροφοριών και να απαγορεύει την πρόσβαση σε οποιοδήποτε μη εξουσιοδοτημένο πρόσωπο, σύμφωνα με τις διατάξεις περί προστασίας προσωπικών δεδομένων.
7. Η εξειδίκευση των ρυθμίσεων των παρ. 1 και 4 και η ενημέρωση των υποκείμενων δεδομένων σχετικά με τα δικαιώματά τους και την άσκηση αυτών, σύμφωνα με τον Γ.Κ.Π.Δ., αναρτώνται στους επίσημους ιστότοπους της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr-E.Ψ.Π.) και της εφαρμογής.
Άρθρο 12
Τελικές διατάξεις
1. Η διαδικασία της παρούσας δεν επηρεάζει τις δια-τάξεις της υ.α. υπό στοιχεία ΔΙΑΔΙΠΥΔ/Φ15/21/27681/ 4-10-2017 (Β’ 3446) και λειτουργεί παράλληλα με αυτές.
2. Η χρήση της εφαρμογής δεν κωλύει τον χρήστη να κινηθεί με φυσικό φάκελο για τις αναφερόμενες στη παρ. 3 του άρθρου 3 αιτήσεις – υπεύθυνες δηλώσεις.
Άρθρο 13
Έναρξη Ισχύος
Η ισχύς της παρούσας απόφασης αρχίζει από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως
Το άρθρο δημοσιεύτηκε πρώτη φορά στον Οδηγό του Πολίτη (odigostoupoliti.eu). Επιτρέπεται η αναδημοσίευση (όχι αυτολεξεί) του περιεχομένου του παρόντος άρθρου, μόνο με αναφορά, με ενεργό σύνδεσμο (link)(https://www.odigostoupoliti.eu), της πηγής προέλευσης
