e-ΕΦΚΑ. Ψηφιακό Δωμάτιο Επικοινωνίας για συστηματική ενημέρωση και επικοινωνία των συνταξιούχων για τις συνταξιοδοτικές παροχές
Αριθμ. 60304 – ΦΕΚ Τεύχος Β 3555/08.07.2022
Ψηφιακό Δωμάτιο Επικοινωνίας e-ΕΦΚΑ
ΟΙ ΥΠΟΥΡΓΟΙ
ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΚΑΙ ΚΟΙΝΩΝΙΚΩΝ ΥΠΟΘΕΣΕΩΝ – ΕΠΙΚΡΑΤΕΙΑΣ
αποφασίζουμε:
Άρθρο 1
Σκοπός και πεδίο εφαρμογής
Δημιουργείται και παρέχεται μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr ΕΨΠ) σύμφωνα με το άρθρο 22 του ν. 4727/2020 και τους κανόνες που ορίζονται στην υπουργική απόφαση «Κανόνες για την παροχή ψηφιακών δημόσιων υπηρεσιών» (Β’ 5231/2021), η πλατφόρμα «Ψηφιακό Δωμάτιο Επικοινωνίας» η οποία λειτουργεί συμπληρωματικά με τη ψηφιακή διαδικασία απονομής συνταξιοδοτικών παροχών του e-Ε.Φ.Κ.Α. και έχει ως στόχο τη συστηματική ενημέρωση και επικοινωνία των εμπλεκόμενων μερών.
Άρθρο 2
Πρόσβαση στην πλατφόρμα – Κατηγορίες χρηστών (ρόλοι)
1. Πρόσβαση στην πλατφόρμα αναγνωρίζεται στις εξής κατηγορίες (ρόλους) χρηστών:
α) Πολίτες
β) Υπάλληλος e-Ε.Φ.Κ.Α.
γ) Επιβλέπων
δ) Διαχειριστής της Εφαρμογής
2. Ο «Επιβλέπων» και ο «Διαχειριστής της Εφαρμογής» ορίζονται από τη Διοίκηση του e-Ε.Φ.Κ.Α.
3. Για καθεμία από τις κατηγορίες χρηστών προβλέπονται οι εξής ρόλοι και δικαιώματα.
α) Ο εισερχόμενος χρήστης ως «Πολίτης» έχει δικαίωμα να δει και να πραγματοποιεί συγκεκριμένες ενέργειες μόνο για τις αιτήσεις, οι οποίες είναι συνδεδεμένες με τον ΑΦΜ του.
β) Ο εισερχόμενος χρήστης ως «Υπάλληλος e-Ε.Φ.Κ.Α.» έχει δικαίωμα να δει και να πραγματοποιήσει ενέργειες στις αιτήσεις, τις οποίες χειρίζεται και δυνατότητα αλλαγής κατάστασης στις αιτήσεις αυτές (π.χ. από «Εκκρεμής» σε «Ολοκληρωμένη»).
γ) Ο εισερχόμενος χρήστης ως «Επιβλέπων» έχει δικαίωμα να δει και να πραγματοποιήσει ενέργειες στο σύνολο των καταχωρισμένων αιτήσεων στο σύστημα. Έχει όλα τα δικαιώματα του χρήστη «Υπάλληλος e-Ε.Φ.Κ.Α.» και επιπρόσθετες δυνατότητες σχετικά με την αλλαγή του χειριστή της αίτησης.
δ) Ο εισερχόμενος χρήστης ως «Διαχειριστής Εφαρμογής» έχει δικαίωμα να πραγματοποιήσει ένα σύνολο παραμετροποιήσεων σε επίπεδο εφαρμογής, όπως λ.χ. διαχείριση χρηστών και δικαιωμάτων. Ο ορισθείς ως «Διαχειριστής Εφαρμογής» δεν έχει πρόσβαση στις αιτήσεις που έχουν καταχωρισθεί.
4. Για την είσοδο των πολιτών στην εφαρμογή απαιτείται η αυθεντικοποίηση των δικαιούχων προσώπων με τη χρήση των προσωπικών κωδικών διαπιστευτηρίων της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης (taxisnet), σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 24 του ν. 4727/2020. Οι υπόλοιποι ρόλοι εισέρχονται στην πλατφόρμα με χρήση των προσωπικών τους διαπιστευτηρίων δημόσιας διοίκησης μέσω της διεύθυνσης (URL) προσωπικού του e-Ε.Φ.Κ.Α. Σε περίπτωση που κάποιος ΑΦΜ αντιστοιχεί σε αιτήσεις αλλά ταυτόχρονα και σε κάποιον άλλο ρόλο στην πλατφόρμα (π.χ. είναι και «Υπάλληλος e-Ε.Φ.Κ.Α.») τότε ο ρόλος με τον οποίο πραγματοποιεί τελικά είσοδο (login) στο σύστημα καθορίζεται από την ηλεκτρονική διεύθυνση (URL) στην οποία έχει πλοηγηθεί προκειμένου να πραγματοποιήσει είσοδο (login).
5. Κατά την είσοδο του πολίτη στην πλατφόρμα αναζητείται η διεύθυνση ηλεκτρονικής του αλληλογραφίας (email) στο Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας (ΕΜΕπ) μέσω διαλειτουργικότητας. Η διάθεση ενός πιστοποιημένου email στην πλατφόρμα είναι απαραίτητη προκειμένου ο πολίτης να έχει πρόσβαση στη λειτουργικότητά της.
6. Αν βρεθεί email του πολίτη στο ΕΜΕπ, τότε αυτό χρησιμοποιείται από την πλατφόρμα ως email επικοινωνίας για όλες τις ειδοποιήσεις που λαμβάνει ο πολίτης και εκείνος μεταβαίνει αυτόματα στην οθόνη λίστας αιτήσεων, χωρίς να είναι απαραίτητη κάποια άλλη ενέργεια από τον ίδιο.
7. Αν δεν βρεθεί email του πολίτη καταχωρισμένο στο ΕΜΕπ, τότε ο πολίτης πλοηγείται σε οθόνη που του δίνει τις ακόλουθες επιλογές:
Α. Να εγγραφεί στο ΕΜΕπ μέσω συνδέσμου που τον οδηγεί εκεί και κατόπιν να επιστρέψει στην πλατφόρμα «Ψηφιακό Δωμάτιο Επικοινωνίας».
Β. Να συνεχίσει χωρίς να καταχωρίσει στο ΕΜΕπ email επικοινωνίας.
Ο πολίτης πρέπει υποχρεωτικά να επιλέξει έναν από τους δύο (2) τρόπους που επιθυμεί να συνεχίσει στην πλατφόρμα προκειμένου να έχει πρόσβαση στη λειτουργικότητά της. Αν ο πολίτης επιλέξει να εγγραφεί στο ΕΜΕπ, τότε, ακολουθώντας τον σχετικό σύνδεσμο και μετέπειτα τις οδηγίες του μητρώου, εγγράφεται στο ΕΜΕπ. Αν ο πολίτης επιλέξει να συνεχίσει χωρίς εγγραφή στο ΕΜΕπ, πρέπει να εισάγει το επιθυμητό email επικοινωνίας στο σχετικό πεδίο που εμφανίζεται στην πλατφόρμα και κατόπιν να επιλέξει την υποβολή.
8. Εφόσον υποβληθεί το επιθυμητό email επικοινωνίας όπως περιγράφεται στην προηγούμενη παράγραφο, στον πολίτη αποστέλλεται από την πλατφόρμα ένα αυτοματοποιημένο email επιβεβαίωσης με τον σύνδεσμο που θα οδηγεί στην πλατφόρμα «Ψηφιακό δωμάτιο επικοινωνίας». Ο πολίτης πρέπει να πατήσει το σύνδεσμο προκειμένου να επιβεβαιώσει το email επικοινωνίας του. Μετά την επιβεβαίωση του email, αυτό αποθηκεύεται στην πλατφόρμα ως «email επικοινωνίας» για όλες τις ειδοποιήσεις που λαμβάνει ο πολίτης και εκείνος μεταβαίνει αυτόματα στην οθόνη λίστας αιτήσεων, χωρίς να είναι απαραίτητη κάποια άλλη ενέργεια από πλευράς του. Αν μέσω οποιουδήποτε από τους προαναφερθέντες τρόπους αποθηκευθεί στην πλατφόρμα το πιστοποιημένο email του πολίτη, εκείνος δεν χρειάζεται να ακολουθήσει ξανά την προπεριγραφείσα διαδικασία επαλήθευσης του email του. Σε διαφορετική περίπτωση μετά από κάθε επιτυχημένη είσοδό του (login) ακολουθεί τη διαδικασία των παρ. 4-6 μέχρι να αποθηκευθεί το πιστοποιημένο email του.
Άρθρο 3
Δεδομένα αιτήσεων πλατφόρμας ανατροφοδότηση
1. Η πλατφόρμα αντλεί τα δεδομένα των αιτήσεων συνταξιοδότησης των πολιτών, όπως τηρούνται στα υφιστάμενα συστήματα του e-Ε.Φ.Κ.Α.
2. Πραγματοποιείται τακτική ανατροφοδότηση της πλατφόρμας με δεδομένα από τα στοιχεία των νέων αιτήσεων συνταξιοδότησης που υποβάλλονται. Η συνεχής ενημέρωση των δεδομένων αποσκοπεί στην αντιστοίχιση των αιτήσεων με τους κωδικούς χρήστη (ρόλου), όπως αυτοί περιγράφονται στο άρθρο 2.
Άρθρο 4
Δυνατότητες πρόσβασης και πληροφορίες ανά κατηγορία (ρόλο) χρήστη
1. Μετά την επιτυχημένη είσοδο (login), όλοι οι χρήστες βλέπουν το ίδιο περιβάλλον (dashboard). Ωστόσο, διαφοροποιούνται οι προσφερόμενες δυνατότητες, κατάλογος (μενού) επιλογών, ανά ρόλο ιδιότητα χρήστη και διαφέρουν, ανάλογα με το αν βρέθηκαν ή όχι αιτήσεις βάσει του ΑΦΜ του πολίτη.
2. Σε όλους τους ρόλους χρηστών εμφανίζονται κοινές πληροφορίες στη γενική διάταξη (layout) της πλατφόρμας, όπως πληροφορίες συνδεδεμένου χρήστη, όνομα, επίθετο, ΑΦΜ, ρόλος χρήστη, η επιλογή (κουμπί)/μενού βοήθειας και η επιλογή (κουμπί) αποσύνδεσης χρήστη. Ο ρόλος χρήστη δεν εμφανίζεται στην περίπτωση που ο χρήστης της πλατφόρμας είναι «Πολίτης».
3. Αν ο ρόλος του χρήστη είναι «Πολίτης» και υπάρχουν αιτήσεις με τον ΑΦΜ του, τότε έχει πρόσβαση στον κατάλογο (μενού) επιλογών «Λίστα αιτήσεων» που οδηγεί στην περιοχή «Λίστα αιτήσεων».
Ο ρόλος «Διαχειριστής Εφαρμογής» έχει πρόσβαση μόνο στο μενού «Παραμετροποίηση», το οποίο και οδηγεί στην αντίστοιχη οθόνη της εφαρμογής. Οι ρόλοι «Υπάλληλος e-Ε.Φ.Κ.Α.», «Επιβλέπων», αλλά και «Πολίτης» έχουν τη δυνατότητα να βλέπουν μια περιοχή με λίστα αιτήσεων.
4. Η περιοχή της λίστας αιτήσεων περιέχει το σύνολο των αιτήσεων που βάσει δικαιωμάτων ρόλου ή ΑΦΜ έχει δικαίωμα να δει ο χρήστης (ΑΦΜ για πολίτες, ρόλος για υπαλλήλους eΕ.Φ.Κ.Α. και επιβλέποντες). Ο ρόλος του «Πολίτη» μπορεί να δει μόνο τις αιτήσεις που είναι στον ΑΦΜ του, ο «Υπάλληλος e-Ε.Φ.Κ.Α.» μόνο τις αιτήσεις που του έχουν ανατεθεί, ενώ ο «Επιβλέπων» όλες τις αιτήσεις.
5. Η περιοχή αυτή της πλατφόρμας, με τη λίστα αιτήσεων, έχει τη μορφή πίνακα (table/grid) όπου σε κάθε στήλη περιέχονται οι βασικές πληροφορίες της αίτησης και του αιτούντα. Η πληροφορία αυτή για το ρόλο του «Πολίτη» είναι: ο μοναδικός αριθμός αίτησης, η ημερομηνία που φέρει η αίτηση, ο ΑΦΜ του αιτούντα, ο ΑΜΚΑ του αιτούντα, ο ΑΜΑ του αιτούντα και η κατάσταση της αίτησης.
Η πληροφορία του πίνακα για τον ρόλο «Υπάλληλος e-Ε.Φ.Κ.Α.» είναι: ο μοναδικός αριθμός αίτησης, η ημερομηνία της αίτησης, ο ΑΦΜ του αιτούντα, ο ΑΜΚΑ του αιτούντα, ο ΑΜΑ του αιτούντα, το όνομα και επίθετο του αιτούντα, καθώς και η κατάσταση της αίτησης.
Η πληροφορία του πίνακα για τον ρόλο «Επιβλέπων» είναι: ο μοναδικός αριθμός αίτησης, η ημερομηνία που φέρει η αίτηση, ο ΑΦΜ του αιτούντα, ο ΑΜΚΑ του αιτούντα, ο ΑΜΑ του αιτούντα, το όνομα του αιτούντα, το επίθετο του αιτούντα, το όνομα, επίθετο και ΑΦΜ του χειριστή της αίτησης και η κατάσταση της αίτησης.
6. Σε κάθε αίτηση εμφανίζονται τρία (3) ειδικότερα πεδία: «Πληροφορίες αίτησης», «Έγγραφα» και «Επικοινωνία». Επισημαίνεται ότι οι ρόλοι που έχουν πρόσβαση στις αιτήσεις (άπαντες πλην του «Διαχειριστή Εφαρμογής») μπορούν να δουν την περιοχή «Πληροφορίες αίτησης». Η περιοχή αυτή περιέχει πληροφορίες σχετικά με τα στοιχεία του αιτούντα, του δικαιούχου, αλλά και στοιχεία της ίδιας της αίτησης. Πιο συγκεκριμένα, τα στοιχεία αυτά εξειδικεύονται ως εξής:
Ως προς τα στοιχεία του αιτούντα: Όνομα, επίθετο, ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, ΑΜΑ, email και κινητό τηλέφωνο επικοινωνίας του.
Ως προς τα στοιχεία του δικαιούχου: Όνομα, επίθετο, ΑΦΜ, ΑΜΚΑ και ΑΜΑ δικαιούχου.
Ως προς τα στοιχεία της αίτησης: Μοναδικός αριθμός αίτησης, ημερομηνία, κατάσταση, φορέας αίτησης και προϊόν.
Η ως άνω περιοχή «Στοιχεία δικαιούχου» εμφανίζεται μόνο στην περίπτωση που στα στοιχεία της αίτησης το «Προϊόν» είναι «Μεταβίβαση θανάτου». Το πεδίο που αφορά στην κατάσταση της αίτησης μπορεί να μεταβληθεί αποκλειστικά από τους ρόλους «Υπάλληλος e-Ε.Φ.Κ.Α.» και «Επιβλέπων».
Άρθρο 5
Λειτουργίες της αίτησης – Εργαλεία επικοινωνίας της πλατφόρμας
1. Προβλέπεται η δυνατότητα επισύναψης όλων των εγγράφων και δικαιολογητικών της αίτησης συνταξιοδότησης στην πλατφόρμα.
2. Τα έγγραφα ομαδοποιούνται ανάλογα με το ποιος τα έχει επισυνάψει, δηλαδή στα «έγγραφα πολίτη» και στα «έγγραφα e-Ε.Φ.Κ.Α.». Κάθε έγγραφο συνοδεύεται από κάποιες πληροφορίες που το αφορούν και πιο συγκεκριμένα: το όνομα του αρχείου, τον τύπο του αρχείου και την ημερομηνία και την ώρα που επισυνάφθηκε.
Όλοι οι ρόλοι χρηστών οι οποίοι έχουν πρόσβαση στις αιτήσεις μπορούν να δουν και να κατεβάσουν όλα τα έγγραφα και από τις δύο (2) ως άνω ομάδες εγγράφων. Οι χρήστες μπορούν να επισυνάψουν ένα ή περισσότερα έγγραφα. Δεν υπάρχει περιορισμός στον συνολικό αριθμό των αρχείων που μπορούν να επισυναφθούν.
3. Στην περιοχή «Επικοινωνία» της πλατφόρμας αρχειοθετούνται όλα τα μηνύματα και τα έγγραφα που ανταλλάχθηκαν. Δίνεται η επιλογή να ανακτηθούν τα έγγραφα που έχουν στείλει και οι δύο πλευρές.
Άρθρο 6
Ειδικές ρυθμίσεις για τη λειτουργία της ειδικής εφαρμογής
Η ειδική εφαρμογή της παρούσας διαλειτουργεί μέσω του Κέντρου Διαλειτουργικότητας της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ.). Στον e-Ε.Φ.Κ.Α για την ειδική εφαρμογή διατίθενται οι παρακάτω διαδικτυακές υπηρεσίες:
1. Μητρώο Επικοινωνίας Πολιτών της Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ. (στοιχεία από ΕΜΕπ).
2. Αυθεντικοποίηση υπαλλήλων Φορέων Δημόσιας Διοίκησης (oAuth2.0.PA) με τους Κωδικούς Δημόσιας Διοίκησης.
3. Αυθεντικοποίηση Χρηστώv σε πληροφοριακό σύστημα τρίτου φορέα με τη χρήση διαπιστευτηρίων TAXISnet (oAuth 2.0).
Άρθρο 7
Ζητήματα προστασίας προσωπικών δεδομένων
1. Για τους σκοπούς εφαρμογής της παρούσης, ο Ηλεκτρονικός Εθνικός Φορέας Κοινωνικής Ασφάλισης (e-Ε.Φ.Κ.Α.) λειτουργεί ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας, σύμφωνα με τις διατάξεις του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ) και οφείλει να τηρεί όλες τις υποχρεώσεις που απορρέουν από το Γενικό Κανονισμό’ για την Προστασία Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 (ΓΚΠΔ), καθώς και τον ν. 4624/2019 (Α’ 137).
2. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία υποβάλλονται σε επεξεργασία από τον e-Ε.Φ.Κ.Α. είναι τα απολύτως απαραίτητα, προκειμένου να επιτευχθεί η προσήκουσα λειτουργία της πλατφόρμας και των εφαρμογών της από τους χρήστες της, όπως αυτοί ορίζονται στο άρθρου 2.
3. Σκοπός της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων από τον e-Ε.Φ.Κ.Α. είναι η λειτουργία της ειδικής σύγχρονης πλατφόρμας με την ονομασία «Ψηφιακό Δωμάτιο Επικοινωνίας». Νομική βάση της επεξεργασίας είναι οι περ. γ’ και ε’ της παρ. 1 του άρθρου 6 του ΓΚΠΔ σε συνδυασμό με τον ν. 4387/2016, του άρθρου 57 του Π.Δ.8/2019 και του άρθρου 22 του ν. 4727/2020.
4. Ο χρόνος τήρησης των προσωπικών δεδομένων καθορίζεται από τις ισχύουσες διατάξεις της κοινωνικο-ασφαλιστικής νομοθεσίας.
5. Τα Υποκείμενα των Δεδομένων έχουν δικαίωμα να λάβουν επιβεβαίωση από τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας για το αν και κατά πόσον προσωπικά δεδομένα που τους αφορούν υφίστανται επεξεργασία (δικαίωμα πρόσβασης). Επιπλέον, μπορούν να ασκούν τα δικαιώματα διόρθωσης ανακριβών δεδομένων που τα αφορούν, διαγραφής και περιορισμού της επεξεργασίας. Προβλέπεται, επίσης, δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.
Κατά τη λειτουργία της πλατφόρμας, την επικοινωνία των χρηστών της και τη διεκπεραίωση κάθε διαδικασίας που αφορά στην εξυπηρέτηση των φυσικών προσώπων και περιγράφεται στην παρούσα απόφαση, οι αρμόδιες περιφερειακές υπηρεσίες ΠΥΣΥ εφαρμόζουν όλα τα οργανωτικά μέτρα που ορίζονται στα προηγούμενα άρθρα. Οι διαχειριστές και χρήστες του πληροφοριακού συστήματος «Ψηφιακό Δωμάτιο Επικοινωνίας» έχουν την υποχρέωση χρήσης των λαμβανομένων πληροφοριών αποκλειστικά και μόνον για τον σκοπό που περιγράφεται στην παρούσα απόφαση.
Άρθρο 8
Έναρξη Ισχύος
Η ισχύς της παρούσας απόφασης αρχίζει από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως
