Αριθμ. 47387 Φ.707.6 – ΦΕΚ τεύχος Β 5071/05.09.2024
Δημιουργία ψηφιακής πλατφόρμας προγραμματισμού ραντεβού και εξ’ αποστάσεως εξυπηρέτησης με τα Γραφεία Προληπτικής και Κατασταλτικής Πυρασφάλειας του Πυροσβεστικού Σώματος
Ο ΥΦΥΠΟΥΡΓΟΣ ΚΛΙΜΑΤΙΚΗΣ ΚΡΙΣΗΣ ΚΑΙ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΚΑΙ Ο ΥΠΟΥΡΓΟΣ ΨΗΦΙΑΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ
αποφασίζουμε:
Άρθρο 1
Δημιουργία πλατφόρμας ραντεβού «mypyrasfaleia.live.gov.gr» και εξ’ αποστάσεως εξυπηρέτησης
1. Δημιουργείται σύγχρονη ψηφιακή πλατφόρμα κράτησης ραντεβού για εξυπηρέτηση με φυσική παρουσία, τηλεφωνικά ή μέσω τηλεδιάσκεψης / βιντεοκλήσης με την ονομασία «mypyrasfaleia.live.gov.gr», η οποία, μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr-ΕΨΠ), παρέχει σε ενδιαφερόμενους τη δυνατότητα να κλείσουν απομακρυσμένα ραντεβού και να εξυπηρετηθούν από τα αρμόδια Γραφεία Προληπτικής και Κατασταλτικής Πυρασφάλειας των Διοικήσεων Πυροσβεστικών Υπηρεσιών Νομού, εφεξής «Γραφεία Πυρασφάλειας».
2. Στην πλατφόρμα «mypyrasfaleia.live.gov.gr», κάθε φυσικό πρόσωπο, εκπρόσωπος νομικού προσώπου, ή μηχανικός, εφεξής «ο ενδιαφερόμενος», δύναται να αιτηθεί ραντεβού, επιλέγοντας συγκεκριμένη ημέρα και ώρα από τη λίστα διαθεσιμότητας που υπάρχει στην πλατφόρμα, προκειμένου να εξυπηρετηθεί για τις παρεχόμενες υπηρεσίες με έναν από τους παρακάτω τρόπους:
α) Τηλεδιάσκεψη (videoconference),
β) Φυσική παρουσία
γ) Τηλεφωνική επικοινωνία σύμφωνα με τη διαδικασία που περιγράφεται στα άρθρα που ακολουθούν.
3. Πριν από την υποβολή του αιτήματος προγραμματισμού ραντεβού και για τον σκοπό της εξέτασης του αιτήματος, ο ενδιαφερόμενος ενημερώνεται ότι είναι απαραίτητη η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τους διαχειριστές του πληροφοριακού συστήματος «mypyrasfaleia.live.gov.gr» και από υπάλληλο των Γραφείων Πυρασφάλειας που θα εξυπηρετήσει το αίτημα, σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία και ιδίως σύμφωνα με τις διατάξεις του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016, ΕΕ L119 (ΓΚΠΔ), της περ. α της παρ. 1 του άρθρου 22, και των άρθρων 26 και 29 του ν. 4624/2019 (Α΄ 137), όπως ισχύει.
4. Για την πρόσβαση στην πλατφόρμα «mypyrasfaleia.live.gov.gr», απαιτείται η χρήση κωδικών – διαπιστευτηρίων της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Ψηφιακής Διακυβέρνησης (Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ.) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης.
5. Στην περίπτωση εξ αποστάσεως εξυπηρέτησης μέσω τηλεδιάσκεψης, απαιτείται συσκευή (Η/Υ, έξυπνο τηλέφωνο / tablet) με ενεργοποιημένη την κάμερα και το μικρόφωνο, προκειμένου να υπάρχει οπτική και ακουστική επαφή μεταξύ του ενδιαφερόμενου και του αρμόδιου υπαλλήλου του Γραφείου Πυρασφάλειας, καθώς και για την επίδειξη στην κάμερα των απαραίτητων στοιχείων ταυτοποίησής του και την εξακρίβωση ταυτοπροσωπίας από τον αρμόδιο υπάλληλο.
Άρθρο 2
Προγραμματισμός ραντεβού στην ειδική πλατφόρμα «mypyrasfaleia.live.gov.gr»
1. Ο ενδιαφερόμενος εισέρχεται είτε απευθείας στην ειδική πλατφόρμα «mypyrasfaleia.live.gov.gr» είτε μέσω σχετικού ηλεκτρονικού συνδέσμου αναρτημένου στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (gov.grΕΨΠ), με χρήση των προσωπικών του κωδικών – διαπιστευτηρίων της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης (κωδικοί TAXISnet) και στη συνέχεια επιλέγει την παρεχόμενη υπηρεσία που επιθυμεί.
2. Κάθε φυσικό πρόσωπο δύναται να δημιουργήσει ρα-ντεβού με τη διαδικασία που περιγράφεται στην παρούσα, για λογαριασμό άλλου προσώπου. Στην περίπτωση αυτή, το φυσικό πρόσωπο που δημιουργεί το ραντεβού οφείλει να καταχωρίσει τα στοιχεία του ενδιαφερόμενου, για λογαριασμό του οποίου αιτείται την εξυπηρέτηση, ενώ για τη διενέργεια της τηλεδιάσκεψης, του τηλεφωνικού ή του φυσικού ραντεβού, προϋπόθεση είναι να εμφανισθεί το πρόσωπο για λογαριασμό του οποίου έχει δημιουργηθεί το ραντεβού.
3. Ο ενδιαφερόμενος επιλέγει την επιθυμητή ημέρα και ώρα εξυπηρέτησης και καταχωρίζει υποχρεωτικά τα ακόλουθα στοιχεία (i-v) του προσώπου που θα λάβει μέρος στην εξυπηρέτηση με φυσική παρουσία, τηλεδιάσκεψη ή τηλεφωνική επικοινωνία:
i. Όνομα και επώνυμο ii. Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) iii. Τηλέφωνο επικοινωνίας iv. Αριθμό αίτησης του πληροφοριακού συστήματος e-Άδειες (για ειδική πληροφόρηση)
v. Δήμος – Δημοτική ενότητα.
4. Για την υποβολή του αιτήματος προγραμματισμού ραντεβού, ο ενδιαφερόμενος δηλώνει υπεύθυνα ότι τα υποβληθέντα προσωπικά δεδομένα είναι αληθή και ακριβή και ότι έλαβε γνώση των όρων και πολιτικών προστασίας των προσωπικών δεδομένων του.
5. Με την καταχώριση του αιτήματος, αποστέλλεται από την πλατφόρμα ηλεκτρονικό μήνυμα ενημέρωσης για επερχόμενο ραντεβού, στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δήλωσε ο ενδιαφερόμενος στο στοιχείο ii της παρ. 3. Στο μήνυμα ενημέρωσης περιλαμβάνονται, μεταξύ άλλων, οι λεπτομέρειες του ραντεβού, σύνδεσμος για τη συμμετοχή στην τηλεδιάσκεψη με αρμόδιο υπάλληλο του Γραφείου Πυρασφάλειας, όταν πρόκειται για ραντεβού εξυπηρέτησης με τηλεδιάσκεψη καθώς και κουμπί που παρέχει τη δυνατότητα ακύρωσης ή εκ νέου προγραμματισμού του ραντεβού ή καταχώρισης νέου αιτήματος για την παροχή νέας υπηρεσίας, σύμφωνα με τη διαδικασία του παρόντος άρθρου.
6. Πριν την έναρξη του προγραμματισμένου ραντεβού, αποστέλλεται εκ νέου μήνυμα υπενθύμισης, αντίστοιχο με το αρχικό, στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του στοιχείου ii της παρ. 3. Το περιεχόμενο των μηνυμάτων είναι ενημερωτικό για τον ενδιαφερόμενο και δύναται να παρέχει διαφορετική πληροφορία.
7. Στην αρχική σελίδα της πλατφόρμας διατίθεται εγχειρίδιο χρήσης για την εξυπηρέτηση του ενδιαφερομένου.
Άρθρο 3
Διενέργεια τηλεδιάσκεψης ή τηλεφωνικής εξυπηρέτησης
1. Την προγραμματισμένη ημέρα και ώρα, ο ενδιαφερόμενος, για τον οποίον έχει δημιουργηθεί το ραντεβού με τηλεδιάσκεψη, ενεργοποιεί τον σύνδεσμο που έχει λάβει στη διεύθυνση ηλεκτρονικού του ταχυδρομείου, σύμφωνα την παρ. 5 του άρθρου 2. Ο ενδιαφερόμενος οφείλει να έχει διαθέσιμα τα απαραίτητα στοιχεία ταυτοποίησής του, να ενεργοποιήσει την κάμερα και το μικρόφωνό του και να επιδείξει τα στοιχεία ταυτοποίησής του στην κάμερα για να τα ελέγξει ο αρμόδιος υπάλληλος του Γραφείου Πυρασφάλειας.
2. Σε περίπτωση που το ραντεβού έχει αιτηθεί εκπρόσωπος νομικού προσώπου ή μηχανικός ή εκπρόσωπος μελετητικού γραφείου για την υπηρεσία «ειδικές πληροφορίες για μηχανικούς» που έχει εξουσιοδοτηθεί στην αίτηση της πλατφόρμας του Γραφείου Πυρασφάλειας, οφείλει να έχει διαθέσιμα και τα απαραίτητα στοιχεία νομιμοποίησής του και να τα επιδείξει στην κάμερα.
3. Μετά το πέρας της διαδικασίας ταυτοποίησης, η τηλεδιάσκεψη δύναται να συνεχιστεί είτε με εικόνα και ήχο είτε μόνο με ήχο.
4. Κατά τη διενέργεια τηλεφωνικού ραντεβού ο υπάλληλος του Γραφείου Πυρασφάλειας επιβεβαιώνει τα στοιχεία του ενδιαφερόμενου, όπως αυτά έχουν δηλωθεί κατά την κράτηση του ραντεβού.
Άρθρο 4
Εξειδίκευση στοιχείων λειτουργίας της πλατφόρμας
1. Μεταξύ των ραντεβού που εξυπηρετούνται από τον ίδιο υπάλληλο, διατηρείται χρονική απόσταση ικανή για να ολοκληρωθεί ένα ραντεβού με φυσική παρουσία ραντεβού, μία τηλεδιάσκεψη ή ένα τηλεφωνικό ραντεβού πριν αρχίσει το επόμενο.
2. Οι ώρες και οι μέρες των διαθέσιμων ραντεβού είναι παράμετροι του συστήματος που ρυθμίζονται, λαμβάνοντας υπόψη το ωράριο λειτουργίας των Γραφείων Πυρασφάλειας και τη διαθεσιμότητα των υπαλλήλων ανά χρονικά διαστήματα και ανά θέση εργασίας.
3. Στην πλατφόρμα δύναται να ορίζονται ειδικοί ρόλοι διαχειριστών από το Τμήμα Προληπτικής Πυροπροστασίας της Διεύθυνσης Νομικής Υποστήριξης του Αρχηγείου του Πυροσβεστικού Σώματος και από τη Διεύθυνση Υποστήριξης Λειτουργίας Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης (Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ.) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης. Οι διαχειριστές έχουν την ευθύνη παραμετροποίησης και προσαρμογής της πλατφόρμας, σύμφωνα με τις υπηρεσιακές και επιχειρησιακές ανάγκες που ενδέχεται να προκύψουν κατά την παραγωγική λειτουργία.
Ενδεικτικά οι διαχειριστές είναι αρμόδιοι για τα εξής:
I. Έχουν εικόνα του συνολικού αριθμού των ραντεβού που καταχωρίζονται από ενδιαφερόμενους, μέσω της πλατφόρμας,
II. μεταβάλλουν τους διαθέσιμους χρόνους των ραντεβού,
III. επιλέγουν, προσθέτουν και αφαιρούν ρόλους που εξυπηρετούν τους ενδιαφερόμενους,
IV. προσαρμόζουν και διαφοροποιούν το ωράριο, και τέλος,
V. δύνανται να μεταφέρουν ένα ραντεβού σε άλλο χρόνο κατόπιν της σύμφωνης γνώμης των ενδιαφερομένων.
Άρθρο 5
Θεματικές κατηγορίες παρεχόμενων υπηρεσιών
Μέσω της πλατφόρμας «mypyrasfaleia.live.gov.gr» παρέχονται με φυσική παρουσία, τηλεφωνικά ή με τηλεδιάσκεψη:
α) Πληροφορίες για την ισχύουσα νομοθεσία πυρασφάλειας κτιρίων, επιχειρήσεων, εγκαταστάσεων σε φυσικά πρόσωπα ή εκπροσώπους νομικών προσώπων και
β) Ειδικές πληροφορίες για μηχανικούς για αιτήσεις έκδοσης διοικητικών πράξεων πυροπροστασίας που έχουν υποβληθεί μέσω του πληροφοριακού συστήματος «e-Άδειες».
Άρθρο 6
Είσοδος υπαλλήλων Φορέα στην ειδική πλατφόρμα ραντεβού
1. Υπάλληλος του Τμήματος Τηλεφωνικής Υποστήριξης των ΔΙ.Π.Υ.Ν./ΔΙ.Π.Υ του Φορέα δύναται να προγραμματίσει ραντεβού, μέσω της πλατφόρμας, για λογαριασμό των ενδιαφερόμενων.
2. Ο αρμόδιος εξουσιοδοτημένος υπάλληλος του Γραφείου Πυρασφάλειας εισέρχεται στην πλατφόρμα με χρήση των Κωδικών του Δημόσιας Διοίκησης που δημιουργούνται μέσω της εφαρμογής «Κωδικοί Δημόσιας Διοίκησης» της Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ. του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, όπως ορίζονται στην υπό στοιχεία 29810 ΕΞ 2020 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας.
3. Μετά την είσοδο στην ειδική πλατφόρμα ο αρμόδιος εξουσιοδοτημένος υπάλληλος του Γραφείου Πυρασφάλειας επιλέγει την υπηρεσία που επιθυμεί ο ενδιαφερόμενος, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 5. Μετά την επιλογή της υπηρεσίας, ο υπάλληλος συμπληρώνει τα υποχρεωτικά στοιχεία του ενδιαφερομένου, όπως αυτά ορίζονται στην παρ. 3 του άρθρου 2.
4. Στη συνέχεια, ο υπάλληλος επιλέγει την ημερομηνία και ώρα που επιθυμεί να εξυπηρετηθεί ο ενδιαφερόμενος με βάση τα διαθέσιμα ραντεβού. Με την καταχώριση του αιτήματος αποστέλλεται στον ενδιαφερόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δηλώθηκε σύμφωνα με την παρ. 3, το οποίο ενημερώνει για την ολοκλήρωση της κράτησης και περιέχει τις λεπτομέρειες του ραντεβού.
5. Το προγραμματισμένο ραντεβού μπορεί να προγραμματιστεί εκ νέου ή να ακυρωθεί ή να καταχωρισθεί νέο αίτημα για την παροχή νέας υπηρεσίας σύμφωνα με τη διαδικασία του άρθρου 2 καθώς και παρόντος άρθρου.
Άρθρο 7
Αναπροσαρμογή θεματικών κατηγοριών
Με απόφαση του Αρχηγού Πυροσβεστικού Σώματος δύναται να αναπροσαρμόζονται ή να τροποποιούνται οι θεματικές κατηγορίες των παρεχόμενων υπηρεσιών, λαμβάνοντας υπόψη τόσο τις ανάγκες εξυπηρέτησης των ενδιαφερομένων όσο και την εσωτερική οργάνωση και κατανομή των υπαλλήλων του Γραφείου Πυρασφάλειας – χρηστών της πλατφόρμας.
Άρθρο 8
Ζητήματα προστασίας προσωπικών δεδομένων
1. Για τους σκοπούς εφαρμογής της παρούσας, τα Γραφεία Πυρασφάλειας και η Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ. λειτουργούν ως Υπεύθυνοι Επεξεργασίας, σύμφωνα με τις διατάξεις του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΔΠ), έκαστος για τους δικούς του σκοπούς. Αμφότεροι οφείλουν να τηρούν όλες τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 (ΓΚΠΔ).
2. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία θα υποβληθούν σε επεξεργασία από τα Γραφεία Πυρασφάλειας είναι τα απολύτως απαραίτητα προκειμένου να οριστεί το ραντεβού και συγκεκριμένα τα στοιχεία του προσώπου που θα λάβει μέρος στην τηλεδιάσκεψη, την τηλεφωνική επικοινωνία ή τη φυσική εξυπηρέτηση, όπως ορίζονται στην παρ. 3 του άρθρου 2.
3. Κατά τη διάρκεια της διαδικτυακής συνάντησης συλλέγονται μεταδεδομένα, τα οποία παράγονται κατά τη χρήση της πλατφόρμας τηλεδιάσκεψης και είναι απαραίτητα για τη διάγνωση των ανακυπτόντων τεχνικών ζητημάτων και συνακόλουθα την τεχνική υποστήριξη της πλατφόρμας τηλεδιάσκεψης. Τα μεταδεδομένα χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για σκοπούς στατιστικούς και για την υποστήριξη της λειτουργίας της πλατφόρμας, αφού προηγουμένως ανωνυμοποιηθούν και διατηρούνται για έξι μήνες στην πλατφόρμα.
4. Σκοπός της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων από τα Γραφεία Πυρασφάλειας είναι η λειτουργία της σύγχρονης πλατφόρμας εξ αποστάσεως προγραμματισμού ραντεβού και εξυπηρέτησης με την ονομασία «mypyrasfaleia.live.gov.gr». Νομική βάση της επεξεργασίας είναι η περ. γ. της παρ. 1 του άρθρου 6 του ΓΚΠΔ σε συνδυασμό με τις διατάξεις, της παρ. 19 του άρθρου 107 του ν. 4727/2020.
5. H Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ. επεξεργάζεται τα απαραίτητα δεδομένα για την αυθεντικοποίηση του αιτούντος την εξ αποστάσεως εξυπηρέτηση. Σκοπός της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων από τη Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ. είναι η αυθεντικοποίηση του ενδιαφερόμενου που αιτείται την εξ αποστάσεως εξυπηρέτηση. Νομική βάση της επεξεργασίας είναι η περ. γ. της παρ. 1 του άρθρου του 6 ΓΚΠΔ σε συνδυασμό με τις διατάξεις του ν. 4727/2020 και ιδίως τις διατάξεις των άρθρων 22, 24, 84, της παρ. 19 του άρθρου 107 του νόμου αυτού.
6. Τα προσωπικά δεδομένα που υποβάλλονται κατά την κράτηση του ραντεβού και αναφέρονται στην παρ. 3 του άρθρου 2, διαγράφονται έξι μήνες μετά την ημερομηνία δημιουργίας του ραντεβού.
7. Τα Υποκείμενα των Δεδομένων έχουν δικαίωμα να λάβουν επιβεβαίωση από τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας για το αν και κατά πόσον προσωπικά δεδομένα που τα αφορούν υφίστανται επεξεργασία (δικαίωμα πρόσβασης). Επιπλέον, μπορούν να ασκούν τα δικαιώματα διόρθωσης ανακριβών δεδομένων που τα αφορούν, διαγραφής και περιορισμού επίσης επεξεργασίας. Προβλέπεται, επίσης, δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.
8. Τα Γραφεία Πυρασφάλειας και η Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ. έχουν την υποχρέωση λήψης και διαρκούς τήρησης των κατάλληλων και αναγκαίων τεχνικών μέτρων ασφάλειας των πληροφοριών και, κατ’ ελάχιστον, την καταγραφή και παρακολούθηση των προσβάσεων, τη διασφάλιση ιχνηλασιμότητας και την προστασία των διακινούμενων δεδομένων, προσωπικού ή μη χαρακτήρα, από κάθε παραβίαση, καθώς και από σκόπιμη ή τυχαία απειλή.
9. Κατά τη διενέργεια της εξ αποστάσεως εξυπηρέτησης και τη διεκπεραίωση κάθε διαδικασίας που αφορά την εν λόγω εξυπηρέτηση των ενδιαφερόμενων και περιγράφεται στην παρούσα απόφαση, τα Γραφεία Πυρασφάλειας εφαρμόζουν όλα τα οργανωτικά μέτρα που ορίζονται στα προηγούμενα άρθρα. Οι διαχειριστές και οι υπάλληλοι των Γραφείων Πυρασφάλειας που κάνουν χρήση της ειδικής πλατφόρμας «mypyrasfaleia.live.gov. gr» έχουν την υποχρέωση επεξεργασίας των λαμβανομένων πληροφοριών αποκλειστικά και μόνον για τον σκοπό που περιγράφεται στην παρούσα.
10. Σε καμία περίπτωση δεν διενεργείται καταγραφή ή αποθήκευση της εικόνας, του ήχου ή άλλων δεδομένων που λαμβάνονται κατά την τηλεδιάσκεψη ή το τηλεφωνικό ραντεβού.
Άρθρο 9
Έναρξη ισχύος
Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως
Δημοσιεύτηκε στον Οδηγό του Πολίτη (https://www.odigostoupoliti.eu)