Διακίνηση Αλληλογραφίας Υπουργείου Εσωτερικών μέσω του ΙΡΙΔΑ

Διακίνηση Αλληλογραφίας Υπουργείου Εσωτερικών μέσω του ΙΡΙΔΑ

Διακίνηση Αλληλογραφίας μεταξύ του Υπουργείου Εσωτερικών και των Εποπτευόμενων Φορέων του μέσω του Πληροφοριακού Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων «ΙΡΙΔΑ»

ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ
Αθήνα, 15/5/2018
Αρ. Πρωτ.: 19390

ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ αριθμός 16

Θέμα: Διακίνηση Αλληλογραφίας μεταξύ του Υπουργείου Εσωτερικών και των Εποπτευόμενων Φορέων του μέσω του Πληροφοριακού Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων «ΙΡΙΔΑ»

Α. Ηλεκτρονική διαχείριση των εγγράφων του Υπουργείου Εσωτερικών

Σας ενημερώνουμε ότι στις 30 Μαρτίου 2018 το Υπουργείο Εσωτερικών έθεσε σε πλήρη λειτουργία το Πληροφοριακό Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων «ΙΡΙΔΑ», το οποίο αντικατέστησε την παραδοσιακή έντυπη διαχείριση της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας, μέσα από την παροχή ολοκληρωμένων υπηρεσιών πρωτοκόλλου, σύνταξης, υπογραφής, εσωτερικής διακίνησης, διεκπεραίωσης και αρχειοθέτησης εγγράφων

Πρόκειται για ένα σύγχρονο, ισχυρό, αποτελεσματικό και ασφαλές πληροφοριακό σύστημα που ενισχύει την αποδοτικότητα, τη διαφάνεια, τον ιεραρχικό έλεγχο και τον συντονισμό των υπηρεσιών του Υπουργείου και ως εκ τούτου τη συνολική διοικητική ικανότητα του φορέα να ανταποκρίνεται και ταχύτητα, ακρίβεια και διαφάνεια στις λειτουργικές απαιτήσεις ενός σύγχρονου οργανωτικού περιβάλλοντος, ενώ παράλληλα επιτυγχάνει σημαντική εξοικονόμηση πόρων.

Από την έναρξη της παραγωγικής λειτουργίας του παραπάνω συστήματος, όλες οι υπηρεσιακές μονάδες του Υπουργείου, συμπεριλαμβανομένων και των γραφείων υποστήριξης των πολιτικών προϊσταμένων καταρτίζουν, συντάσσουν, υπογράφουν, διακινούν και αρχειοθετούν ψηφιακά όλα τα εισερχόμενα, εξερχόμενα και εσωτερικά διακινούμενα υπηρεσιακά έγγραφα.

Ειδικότερα, σημαντικά οφέλη προκύπτουν από τη χρήση του συστήματος, όπως εξοικονόμηση χρόνου χρέωσης και διακίνησης της αλληλογραφίας, με συνέπεια τη μείωση στις μετακινήσεις αποστολής – παράδοσης της σχετικής αλληλογραφίας και παράλληλη αύξηση της παραγωγικότητας, καλύτερη παρακολούθηση εκκρεμοτήτων σε όλα τα επίπεδα της υπηρεσιακής ιεραρχίας, εξοικονόμηση χαρτιού και μελανιών, αποτύπωση, καταγραφή και εξορθολογισμό βασικών διοικητικών λειτουργιών του Υπουργείου κ.α.

Ένα ιδιαίτερο χαρακτηριστικό του συστήματος «ΙΡΙΔΑ» είναι ότι αναπτύχθηκε εξ ολοκλήρου από τα στελέχη του Κέντρου Μηχανογράφησης του Γενικού Επιτελείου Αεροπορίας και προσαρμόστηκε πλήρως στις ανάγκες του Υπουργείου Εσωτερικών, στο πλαίσιο της συνεργασίας των δύο φορέων και διατίθεται προς χρήση αδαπάνως.

Β. Διακίνηση της αλληλογραφίας μεταξύ του Υπουργείου Εσωτερικών και των εποπτευόμενων φορέων του μέσω του Πληροφοριακού Συστήματος «ΙΡΙΔΑ»

Ως γνωστόν, το μεγαλύτερο μέρος της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας του Υπουργείου Εσωτερικών διακινείται από και προς τους φορείς που ανήκουν στο χώρο εποπτείας του και, κυρίως, τις Αποκεντρωμένες Διοικήσεις και τους Ο.Τ.Α. της χώρας.

Με το δεδομένο αυτό το Υπουργείο Εσωτερικών αναζητεί τρόπους βέλτιστης αξιοποίησης της προστιθέμενης αξίας του νέου του Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων, τόσο προς όφελος των δικών του υπηρεσιών όσο και για την καλύτερη εξυπηρέτηση των εποπτευόμενων φορέων του, χάρη στην ταχύτητα, την ασφάλεια και την εγκυρότητα που αυτό εξασφαλίζει.

Για το λόγο αυτό, από τις 20 Ιουνίου 2018 το Υπουργείο Εσωτερικών προτίθεται να καθιερώσει την αποστολή και λήψη της αλληλογραφίας από και προς τους φορείς σας μέσω του Πληροφοριακού Συστήματος «ΙΡΙΔΑ», ενώ παράλληλα το σύστημα αυτό μπορεί να διατεθεί αδαπάνως και σ’ εσάς για τη διακίνηση της μεταξύ σας αλληλογραφίας (π.χ. αποστολή εγγράφου από Αποκεντρωμένη Διοίκηση σε Δήμο, από Δήμο σε Περιφέρεια, από Δήμο σε Δήμο κ.ο.κ.).

Μη την εγκατάσταση και χρήση του συστήματος η αλληλογραφία μεταξύ των φορέων μας θα αποστέλλεται άμεσα και με ασφάλεια και θα είναι ανά πάσα στιγμή δυνατή η ανάκληση των σχετικών με κάθε έγγραφο πληροφοριών.

Για την ενεργοποίηση αυτής της δυνατότητας, το Υπουργείο Εσωτερικών είναι αναγκαίο να δημιουργήσει τερματικά σημεία (end-points) εντός του πληροφοριακού συστήματος «ΙΡΙΔΑ», τα οποία θα αντιστοιχούν έκαστο σε έναν φορέα εξωτερικής επικοινωνίας (Δήμο, Περιφέρεια κ.λπ.) και στα οποία θα έχουν αποκλειστική πρόσβαση μέσω προσωπικών κωδικών πιστοποιημένοι για την παραλαβή και αποστολή της αλληλογραφίας χρήστες που θα ορίσει κάθε φορέας. Οι συγκεκριμένοι χρήστες θα αποτελούν την πύλη εισόδου και εξόδου της διακινούμενης μέσω του συστήματος εξωτερικής αλληλογραφίας του φορέα. Ειδικότερα, οι χρήστες αυτοί θα παραλαμβάνουν τα εισερχόμενα έγγραφα που προέρχονται από το Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων «ΙΡΙΔΑ» του Υπουργείου Εσωτερικών και στη συνέχεια θα τα διακινούν σύμφωνα με την εκάστοτε διαδικασία που ακολουθείται στο φορέα τους. Επίσης θα προωθούν (αποστέλλουν) την εξερχόμενη αλληλογραφία του φορέα τους προς το Υπουργείο Εσωτερικών, καθώς και τους λοιπούς φορείς εξωτερικής επικοινωνίας, οι οποίοι έχουν εγκαταστήσει και λειτουργούν το σύστημα «ΙΡΙΔΑ». Η εξερχόμενη αλληλογραφία μπορεί να παράγεται είτε με την υφιστάμενη εσωτερική διαδικασία, είτε με την χρήση του συστήματος «ΙΡΙΔΑ» εφόσον αυτό έχει εγκατασταθεί και λειτουργεί παραγωγικά στο φορέα.

Γ. Ενέργειες στις οποίες πρέπει να προβούν οι Αποκεντρωμένες Διοικήσεις, οι Περιφέρειες και οι Δήμοι

Για την υλοποίηση των ανωτέρω, παρακαλούμε όπως μας αποστείλετε μέχρι την Δευτέρα 21 Μαΐου 2018 τα κάτωθι :

1. Τα στοιχεία του σημείου επαφής με το φορέα σας για όλα τα θέματα σχετικά με τη διασύνδεση του φορέα σας με το πληροφοριακό σύστημα «ΙΡΙΔΑ» του Υπουργείου. Στους φορείς όπου υπάρχουν Διευθύνσεις ή Τμήματα Πληροφορικής, παρακαλούμε να οριστούν δύο στελέχη της συγκεκριμένης οργανικής μονάδας ως σημεία επαφής. Φορείς που δεν διαθέτουν αντίστοιχες οργανικές μονάδες θα πρέπει σε κάθε περίπτωση να ορίσουν τα καταλληλότερα κατά την κρίση τους στελέχη ως σημεία επαφής με το Υπουργείο για τα θέματα της διασύνδεσης μέσω του πληροφοριακού συστήματος «ΙΡΙΔΑ»,

2. Τα στοιχεία των υπαλλήλων του φορέα σας (δύο έως τεσσάρων ατόμων) που θα οριστούν χρήστες του πληροφοριακού συστήματος «ΙΡΙΔΑ» για τον ανωτέρω σκοπό διακίνησης της αλληλογραφίας. Ανάλογα με την οργανωτική δομή του φορέα και τον τρόπο διεκπεραίωσης της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας οι χρήστες αυτοί θα πρέπει να κατανεμηθούν μεταξύ της κεντρικής γραμματείας του φορέα και των γραμματειών των οικείων προϊσταμένων (Γραφεία Δημάρχων, Περιφερειαρχών, Χωρικών Αντιπεριφερειαρχών και Συντονιστών Αποκεντρωμένης Διοίκησης).

3. Τις διευθύνσεις των κτιρίων και το φάσμα των IP διευθύνσεων των κτιρίων του φορέα σας, στα οποία θα λειτουργούν τα σημεία εισόδου/εξόδου των εγγράφων που διακινούνται μεταξύ του φορέα σας και του Υπουργείου Εσωτερικών. Οι φορείς που δεν διαθέτουν στελέχη πληροφορικής μπορούν να επικοινωνήσουν με το γραφείο υποστήριξης (help desk) του Δικτύου Δημοσίου Τομέα μέσω email στο hdsyzefxis@ote.gr, προκειμένου να τους δοθεί η συγκεκριμένη πληροφορία

4. Τη διαθεσιμότητα ή μη συσκευών ψηφιοποίησης (σαρωτές, φωτοτυπικά, εκτυπωτές, πολυμηχανήματα) στα σημεία εισόδου/εξόδου του φορέα σας.

5. Τη διαθεσιμότητα ή μη ψηφιακών υπογραφών των χρηστών που θα οριστούν από το φορέα σας.

Παρακαλούμε τα ανωτέρω στοιχεία να συμπληρωθούν στο αρχείο excel που επισυνάπτεται και το οποίο μπορείτε να βρείτε στην ιστοσελίδα του Υπουργείου Εσωτερικών στη διεύθυνση http://www.ypes.gr/el/Ministry/Encyclical/ και να αποσταλούν στο email irida.support@ypes.gr

Παρακαλούμε για την πιστή τήρηση των οδηγιών για τη συμπλήρωση του excel